夜雨聆风我们IT外包合作的一家50人的公司做网络维护，发现了一个很有意思的现象——他们有6台打印机，分布在3个楼层，但没有一个人知道每月打印量是多少。
行政主管说："每个月换硒鼓就是看打出来颜色淡了，就去买一个新的，费用从来没算过。"
我帮他们装了一套打印管理软件之后，第一个月的统计结果出来，所有人都沉默了：其中一个部门，每月打印量是其他部门的三倍，而且大部分是个人文档。
这不是个别现象。我接触过的中小企业里，打印管理基本是裸奔状态——谁想打就打，耗材用了多少没概念，成本是糊涂账。
今天推荐几款适合不同规模公司的打印管理工具。
免费方案：Windows自带日志
不用装任何软件，系统自带。
打开方式：右键"此电脑" → 管理 → 事件查看器 → 应用程序和服务日志 → Microsoft → Windows → Print Service → 操作
这里会记录每一笔打印任务，包括谁打印的、什么时候、打印了几页、用的哪台打印机。
优点：零成本，所有Windows电脑都有。 缺点：没有统计报表，只能一条一条看，没有告警功能，查起来很费劲。
适合5-10人的小团队，偶尔查一查就够了。
性价比之选：PaperCut MF
PaperCut是一款老牌打印管理软件，在全球中小企业里用得非常多。
核心功能：
• 按用户/部门统计打印量 • 设置打印配额（比如每人每月500张） • 双面打印强制（省纸张） • 彩色打印审批（彩打成本高，审批后再打） • Web界面管理，手机上也能看报表
价格：基础版按设备数收费，小规模部署一年几百到一两千。
适合20-100人的公司，想控制打印成本但不想花大价钱的。
我给好几家客户装过，行政最喜欢"双面打印强制"功能，光这一项，每月纸张省了20%-30%。
全功能方案：域智盾
如果你对打印安全有要求（比如律所、会计事务所、设计公司），域智盾是比较全面的选择。
核心功能：
• 打印内容留痕和审计（谁打了什么，内容记录保存） • 敏感关键词拦截（含"机密""合同"等关键词的文档需要审批） • 打印水印（自动在打印件上加用户名和时间戳） • 耗材余量监控和自动提醒 • 多种报表导出
价格：按终端数收费，50台终端大概一年几千块。
适合：对信息安全有要求的企业，或者需要打印审计留痕的行业。
网络设备监控：OpManager（免费版）
前面几款管的是"谁在打、打了什么"，OpManager管的是"打印机本身好不好"。
核心功能：
• 自动发现网络中的所有打印机 • 实时监控硒鼓/墨盒余量、纸张余量 • 设备离线自动告警（邮件通知） • 卡纸、缺纸、耗材低等状态一目了然
价格：免费版可以监控3台核心设备，够小公司用。需要更多的话，付费版按节点数收费。
适合：有专职IT的公司，把所有网络设备统一管起来，打印机只是其中一部分。
怎么选？一张表帮你定
打印管理这事说白了就是让隐形成本变可见。很多老板觉得打印机耗材不是大头，但认真算一下，一年下来可能比想的多不少。
打印机多、分布散又没人管的公司，建议至少装个基础版管理软件。投入不大，账能算清楚。
我是常大虾，帮中小企业做IT运维这些年，发现很多浪费其实不是故意的，是"不知道"。装个软件让账目透明化，问题就解决了一半。觉得有用转发给管采购的同事。