一家60多年历史的设计院,为什么放弃了Excel?

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在何工看来，数字化的变革，就是将传统的业务场景进行重构，加入软硬件的维度，把原来的所有生产要素进行重新组合创新，完全以客户的需求为中心，做到业务在线、组织在线、协同在线、客户在线、生态在线，所有决策、行为和结果做到可预测、可计划、可追踪、可量化、可分析。

场景痛点：

Excel承载不了的项目管理重负

襄阳市交通规划设计院有限公司前身为1954年成立的湖北省襄阳专员行署测量队，60余年来深耕公路、港口河海工程的勘察设计与咨询领域，先后参与或独立完成了老谷高速公路、保宜高速公路、麻竹高速公路等多条高速公路和城市快速干线的勘察设计工作。

然而，随着项目数量与种类的持续增长，传统的管理方式日益暴露出以下问题：

1.项目数量繁多，分类统计难上加难

设计院承担的项目涵盖高速公路、一级公路、城市快速路、桥梁隧道等多种类型，每个项目又包含可行性研究、初步设计、施工图设计等多个阶段。

长期以来，所有项目数据依赖Excel表格进行登记和统计。但由于数据量庞大、字段繁多，打开一个汇总表往往需要等待数十秒，筛选分类时频繁卡顿，跨表格关联查询更是效率低下。

2.图纸与文件的流转缺乏系统化记录

设计院的核心产出物是设计图纸和相关技术文件。图纸从出版盖章、内部发送、外部发送到存档、借阅、作废，整个生命周期缺乏统一的管理视图。

纸质盖章单、出版记录单、文件状态记录单等各自分散，查询某份图纸“给了谁、什么时候给的、现在在哪”往往需要翻找多份纸质记录或询问多位经办人。

3.项目审核与质量考核过程难追溯

项目审核涉及多级签署（专业负责人、总工办、院领导），纸质审核单在各部门之间流转缓慢，且审核意见分散记录。

质量考核需要汇总各项目的审核通过率、返工次数等指标，但Excel中缺乏自动化的汇总统计能力，年底考核时需耗费大量人力逐项整理。

4.产值绩效核算依赖人工统计，耗时且易引发争议

设计院的产值绩效与项目类型、个人贡献度、项目进度等多个因素挂钩。

传统的核算方式是从各项目Excel表中提取数据，再按公式手工计算。由于项目数量多、参与人员多、分配规则复杂，每月/每季度的绩效核算工作量大，且计算结果容易因数据源不一致引发争议。

5.知识资产散落各处，难以复用

设计院积累了大量的历史项目图纸、技术方案、计算书等知识资产，但这些资产分散在个人电脑、共享文件夹、纸质存档中。

新项目启动时，设计人员难以快速检索到类似项目的参考资料，重复“造轮子”的现象普遍存在。

方案简介：

从“Excel散落管理”到“一体化系统管控”

设计院偶然在公众号了解到云表，被其“无代码开发、自由应用”的特性吸引，开始深入学习研究。

最终基于云表平台搭建了生产管理系统、资产管理系统，形成了项目审核、图纸管理、知识管理、产值绩效核算一体化的管理平台，实现了初步的系统化管理。

核心改善数据对比表

方案亮点：

四大机制构建设计院数字化管理底座

1.“项目一条链”的数据贯通机制

系统以项目为基本管理单元，将项目基本信息、审核记录、质量考核结果、图纸出版记录、发送记录、存档状态等全流程数据串联在一起。

管理者点击任一项目，即可查看该项目从立项、设计、审核、出版、发送到归档的完整履历，无需在多个Excel文件和纸质单据之间来回切换。

2.图纸全生命周期“状态可视”

图纸从出版盖章申请开始，系统记录每一份图纸的盖章编号、出版时间、版本号。

发送环节区分为“内部发送”和“外部发送”，接收单位/人员、发送时间、发送目的均有记录。

文件状态（在编、待审、已发、已归档、已作废）实时更新，支持按文件名称、状态、时间范围等多条件组合查询。设计人员随时可知“这份图现在在谁手里”。

3.项目审核与质量考核的闭环联动

项目审核记录单在线流转，各级审核人员的意见、签字时间、审核结论全部留存。

项目质量考核与审核记录自动关联——系统根据审核通过率、返工次数、审核周期等指标，自动计算项目的质量评分。

考核结果不再依赖年底“翻旧账”，而是日常审核完成后即实时沉淀。

4.产值绩效的自动化核算体系

系统将产值计算规则（项目类型系数、个人角色系数、进度系数等）内置为公式。

项目各阶段完成后，相关人员确认贡献度，系统自动计算出各参与人的产值和绩效金额。核算过程透明、规则统一，减少了因“算不清楚”引发的内部争议。

产品功能介绍：

四大模块覆盖设计院核心业务

本系统基于云表平台搭建，涵盖以下核心功能模块：

（一）生产管理系统

• 基本信息管理项目基础信息（项目名称、编号、类型、规模、委托单位、合同金额等）统一登记，作为所有后续业务的关联主数据。
• 项目审核管理
  项目审核记录单在线流转，支持多级审核（专业负责人→总工办→院领导），审核意见、签字、时间全程留存。项目质量考核与审核记录关联，自动计算质量评分。
• 图纸管理
• 图纸出版盖章单
  申请图纸出版盖章，记录图纸名称、版本、份数、盖章编号。
• 出版记录单
  汇总所有出版记录，支持按项目、时间、类型筛选。
• 项目存档/无效存档登记
  记录图纸归档状态，无效存档需注明原因。
• 内部/外部发送单
  记录图纸向院内部门或外部单位的发送情况，含接收单位、联系人、发送目的、回执状态。
• 文件状态记录与查询
  实时展示每份文件的状态（在编、待审、已发、已归档、已作废），支持多条件检索。

（图纸管理）

（图纸出版盖章单）

（产值绩效计算）

（项目产值计算绩效）

（项目质量考核）

（二）资产管理系统

• 合同档案
  设计合同、咨询合同、分包合同等统一归档，记录合同金额、签订日期、履约进度、收款情况。
• 项目档案
  项目全生命周期文档集中存储，包括可研报告、设计图纸、计算书、评审意见、验收报告等。

（项目档案）

（项目档案）

（三）总工办管理

• 技术质量相关工作的管理界面，包括技术标准维护、质量检查记录、技术评审安排等。

（四）知识管理

• 历史项目成果、技术方案、典型图纸、计算模板等知识资产的分类存储与检索。支持按项目类型、专业领域、关键词快速查找，帮助新项目启动时快速复用已有成果。

（系统界面）

五、小结：从“人找文件”到“文件找人”—

设计院的知识管理与效率革命

襄阳市交通规划设计院的实践表明，对于项目数量多、文件流转复杂、知识资产沉淀需求强烈的勘察设计类单位而言，数字化转型的核心不在于采购多么昂贵的系统，而在于找到一款能够贴合业务实际、且可由业务人员自主调整的平台工具。

• 从“Excel卡顿”到“秒级响应”

项目台账、图纸清单、审核记录等核心数据不再受Excel文件大小和性能的限制，查询筛选即时完成。

• 从“纸质传签”到“线上流转”

项目审核从“抱着文件满楼找领导签字”升级为“系统推送待办、领导在线审批”，周期缩短60%。

• 从“图纸在哪靠问”到“状态一键可知”

每份图纸的出版、发送、存档状态在系统中实时可见，不再需要逐一询问经办人。

• 从“年底算绩效”到“过程即记录”

产值核算从每月集中手工计算升级为系统按规则自动完成，核算过程透明、结果可信。

• 从“知识散落”到“资产复用”

历史项目成果从个人电脑和纸质存档中“释放”出来，转化为可检索、可复用的企业知识资产。

对于设计院所这类知识密集型单位，这套系统的核心价值在于将项目管理的过程数据和成果物系统化地沉淀下来，让每一份图纸的流转有迹可循，让每一个项目的经验能够被后续项目复用，让设计人员从繁琐的“找文件、填表格、催审批”中解放出来，将精力聚焦于设计创造本身。

这正是勘察设计行业数字化转型的应有之义。

路虽远，行则将至；事虽难，做则可成。

很多人都有想法，但大多数人没有行动！

最后附上我从高中就非常喜欢的一段名人名言，且自己也在不断实践这段名言的精神。

“人家说了再做，我是做了再说。”“人家说了也不一定做，我是做了也不一定说。”

                                                      —闻一多

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