办公软件踩坑记:这3个小技巧减少我的加班

又是到黑暗星期三，看了一下电脑日历，觉得这时间过得好漫长，上了两天班，到了今天，还有两天班要上，牛马人真是在牛马工位上不停的干。有时候会想人发明了上班，是为了生活，但为啥还要有加班这种不符合人文的机制。

不过话说回来，班还是要上的，活还是要干的。今天摸鱼的时候想了想上周在工位上踩的几个坑，突然就让我想明白一件事：

不是工作太累，是方法不对。

今天就来说说这3个让我"少加半小时班"的小技巧。

第一个坑：手动对数据对了半小时

上周五快下班，领导甩过来两个Excel表格，让我把数据匹配一下。

一个表200多行，另一个300多行。我当时的操作是什么呢？

左边看一个名字，到右边表里Ctrl+F搜索，找到了，复制，粘贴回来。一个一个对。

对了快半小时，才弄了不到30行。手酸了，眼也花了。

然后隔壁工位的小王路过，瞟了一眼我屏幕，说了句让我至今难忘的话：

"你怎么不用VLOOKUP？"

我：？？？

他坐下来帮我敲了个公式：

=VLOOKUP(A2,Sheet2!A:B,2,0)

回车，往下拉，3秒钟，全部匹配完。

那一刻我盯着屏幕，真想把刚才那半小时的命找回来。

后来去搜了一下，VLOOKUP其实就四个参数：要找谁、在哪找、返回第几列、精确匹配填0。匹配数据、查价格、对名单，这一个公式全搞定。

早知道有这东西，我之前加的那些班算什么，算我勤快？

第二个坑：改个文件名还得关掉重开

这事说起来真有点丢人。

有次领导让我把一批文件重命名，加上日期。我的操作是：关掉文件→ 回到文件夹 → 右键重命名 → 改好 → 重新打开。

一个文件四步，十几个文件来回折腾了快二十分钟。

最离谱的是，有个文件我改完名重新打开，发现之前改的格式全乱了，因为电脑缓存出了问题，心态直接崩了。

后来同事看我在这折腾，问了一句："你不知道WPS可以直接在上面改名吗？"

我：？？？

其实特别简单：在WPS里打开文件后，直接点顶部文件名的标签栏，文件名就变成可编辑状态了，改完回车，保存一下，搞定。

不用关文件，不用回文件夹，一步到位。

我当时听完那个心情啊，之前白折腾的二十分钟，够我喝杯咖啡了。

而且这个方法在多个文件同时打开的时候特别好用，标签栏上哪个要改就点哪个，比来回切换文件夹快太多了。

这个坑我估计每个人都踩过，而且踩了还不止一次。

有次我写完一份报告，检查的时候发现最后一页是空的。我寻思删掉呗，鼠标点过去，按Backspace，没反应。按Delete，还是没反应。又多按了几下，好家伙，把上一页的内容给删了。

赶紧Ctrl+Z撤回来，手心都出汗了。

后来又试了各种办法，狂按退格键、选中删、换行删……那个空白页就像焊在那里一样，怎么都搞不掉。

最后还是去搜了一下才知道，空白页不是"删不掉"，是你得先搞清楚它为什么在那儿。

最常见的情况就三种：

情况一：末尾多了个回车符或换行符。这时候按Ctrl+Shift+8（显示编辑标记），就能看到那些隐藏的符号了。选中末尾多余的回车符，删掉就行。

情况二：上一页有分页符。同样用上面的方法显示标记，找到分页符那条线，选中删掉。

情况三：表格跑到下一页了。如果上一页末尾是个表格，Word会自动在表格后面加一个段落标记，挤到下一页变成空白。这时候把光标放到空白页那个段落标记上，字体大小改成1磅，行距设成固定值1磅，空白页就缩回去了。

我第一次知道这些的时候，感觉自己之前跟空白页较劲的那半个小时简直是行为艺术。

以上就是上周踩的3个坑。说出来不怕你们笑话，但如果你也正在这些坑里，希望这几个小技巧能帮你早点爬出来。

上班已经够累了，能用工具省下来的时间就别用蛮力熬。省下来的时间摸鱼也好，准点下班也好，总比对着表格发呆强。

这是我的「办公软件踩坑记」系列第1篇。关注我，继续分享让我少加班的小技巧。咱们牛马人在工位上，少走弯路，多省力气。