文/春分月底整理项目的复盘资料的时候，经常会发现同事们被卡在了PDF拼接、配图调整等琐碎的事情中——明明核心的内容半天之内就可以完成，但是在格式处理方面却耗费了大量的时间。实际上大部分日常加班，并不是因为任务太大而造成的拖延，而是由于机械性操作导致的工作效率低下。选择一些简单易用的工具，就可以把这些低效的工作时间节省下来。分享一些我在日常工作中经常用到的免费工具，大多数都不需要安装软件，在网页上就可以直接使用，并且可以解决办公中容易耗费时间的一些问题。日常接收到的文件中最多的还是PDF格式，之前用过的转换软件有的需要付费，有的带有捆绑插件。I Love PDF是我使用时间最长的一个在线工具，除了基本的格式转换、拆分合并之外，我经常使用的则是它的自定义压缩功能：当为客户发送正式合同的时候选择“打印级”，即高质量画质。几十兆的扫描文件可以被压缩到原来的三分之一大小，文字和签名也不会出现模糊的情况；在把多份评审报告归档的时候，可以直接批量上传并合并，用鼠标就可以调节顺序，整个过程不需要注册登录，在完成之后可以自动下载，并且页面上没有弹出的广告。在做部门汇报PPT的时候，经常会遇到要把产品的图片换为统一的背景色的情况，之前总是等设计同事排期。使用在线智能抠图工具，在上传图片之后就会自动识别出主体，人像、实物的边缘也都被处理得非常干净，就连细微的投影也能够被自动优化。免费版就可以导出透明底图片了，我经常用它来给证件照换底色，选择好颜色之后直接下载，分辨率足够用于打印，比跑到线下打印店要方便得多。在跨部门收集信息、同步方案的过程中，最易发生“版本满天飞”的现象。”石墨文档这样的在线协作软件就可以解决这个问题了，在同一个文件中所有人同时编辑，修改的内容会马上同步到其他人的电脑上。我在进行需求统计的时候喜欢使用在线表单，并且给各个部门设置了只能修改自己对应的那一条数据的权限，这样大家填写完毕之后也不需要再手动去汇总数据了，数据会自动被聚合起来；项目的进度同步使用了思维导图的形式，在每一个节点更新之后，所有的人都可以马上看到，要比反复开会对齐要高效得多。无论是制作PPT还是发送电子邮件，配图太大会很麻烦——不仅上传速度慢，而且图片过大还会被拒绝接收。TinyPNG 我用了很多年，专门对PNG、JPG格式的图片进行压缩处理，经过智能化压缩之后人的肉眼几乎无法察觉到画面质量上的差别，体积一般可以减少一半左右。免费版一次可以支持批量上传20张图片，处理完毕之后可以一键打包下载，在做公众号配图或者网页素材的时候已经足够了，压缩后的内容加载速度也会大大提高。经常使用表格比较多的人，可以尝试一下方方格子这个Excel插件。很多需要编写函数、手动拆分的操作，在使用这个工具之后就可以轻松解决——比如可以从混合内容的单元格中批量提取出手机号，也可以快速比较两列数据之间的差异，还可以自动生成一组没有重复的序号，这些都是平时要用十几分钟时间去做的事情，在用上这个工具之后就都可以轻松解决了。点击工具栏就可以完成所有的操作了。免费版的功能可以满足大部分日常用表的需求，在安装之后可以直接嵌入到Excel界面中去，并不需要再进行其他的软件切换。其实办公工具不需要囤积很多，也不需要追求功能复杂，只要能够解决自己日常中最耗费时间的几个问题就可以了。把机械重复的时间节省出来来打磨重点内容，工作效率就会提高很多。你在日常工作中会遇到哪些类型的事务比较耗费时间呢？欢迎大家到评论区来交流。
夜雨聆风
