夜雨聆风AI OFFICE GUIDE / REQUIREMENT DOC
需求文档怎么写？用 AI 先理清目标、用户和流程
把一句模糊需求拆成目标、用户、流程、限制和验收五部分，再交给 AI 整理成初稿。
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领导在群里发了一句话：“做个会议室预约工具，大家用起来方便一点。”产品觉得要做日历，开发理解成一张登记表，行政只关心冲突提醒。三个人都开始干活了，做出来的东西却可能完全不同。
这篇用“内部会议室预约工具”做示范。你不需要懂产品术语，照着五部分填写，再让 AI 整理成初稿就行。
01 / COLLECT SOURCE
先收集原话，缺的信息不要让 AI 猜
写需求文档前，把聊天记录、会议纪要和现有流程放在一起。用户说过的话尽量保留原文，例如：“每次找会议室要问好几个人”“到了门口才发现有人占用”。
这些原话能说明问题发生在哪里。材料没有提到的权限、提醒方式或保留时长，先标记“待确认”。AI 负责整理现有信息，涉及规则和取舍的内容仍由相关人员决定。
02 / FIVE PARTS
五部分需求文档，普通人也能照着填
01 目标与背景：为什么要做，现在的问题是什么，希望改善什么结果。
02 目标用户与使用场景：谁会使用，在什么时间、地点和任务中使用。
03 功能与流程：用户从进入到完成任务要经过哪些步骤，系统需要做什么。
04 限制条件：权限、设备、时间、预算、数据和隐私方面有哪些边界。
05 验收标准：做到什么程度算完成，用什么动作或结果检查。
五部分不用一次写满。先把已知内容放进去，空白处变成待确认问题，下一次沟通就知道该问什么。
03 / WORKED EXAMPLE
把“做个预约工具”拆成可执行内容
目标与背景：减少员工反复询问会议室状态的时间，降低重复预约和临时占用。
用户与场景：员工在电脑或手机上查看当天空闲会议室，预订 30—120 分钟；行政查看全部预约并处理异常占用。
功能与流程：选择日期和时段，查看空闲会议室，填写会议名称并提交；冲突时提示重新选择。
限制条件：员工只能修改自己的预约；行政可以调整全部预约；会议名称的隐私规则需要确认。
验收标准：员工能查询、预约和取消；同一会议室同一时段不能重复预约；行政能查看当天全部记录。
这份示例仍有空白，例如预约前多久可以取消、超时未使用怎么处理。把问题留在文档里，讨论时会比口头补充更清楚。
04 / COPY PROMPT
复制这段 AI 需求文档整理提示词
把已脱敏的聊天记录、会议纪要和现有流程贴在提示词后面。公司内部资料、客户姓名和账号信息不要直接交给外部 AI。
你是我的需求文档整理助手。
我会提供原始需求、用户原话、会议纪要和现有流程。
请先阅读材料，不要直接写完整文档。
第一步：列出材料中已经确认的事实。
第二步：列出存在冲突、表述模糊或缺少负责人确认的信息。
第三步：提出最多 8 个需要补充的问题，并说明会影响哪一部分需求。
等我补充后，再按五部分输出需求文档初稿：
1．目标与背景：当前问题、希望改善的结果、暂不包含的范围。
2．目标用户与使用场景：角色、时间、地点、任务和触发条件。
3．功能与流程：用户步骤、系统反馈、成功结果和异常情况。
4．限制条件：权限、设备、时间、预算、数据和隐私要求。
5．验收标准：可观察、可操作、能判断通过或不通过的检查项。
请区分“材料已确认”“待负责人确认”“你的整理建议”。
没有材料支持的功能、数字和规则一律标记“待确认”，不要自行补写。
05 / ACCEPTANCE
验收标准别写“简单好用”
“页面简洁”“操作方便”“速度快”听起来都对，执行者却无法据此判断有没有做完。
改成可操作、可观察的句子：“员工在三个步骤内完成预约”“发生冲突时显示原因”“行政能按日期查看全部记录”。
验收标准不一定全是数字。只要测试的人能按相同步骤得到明确结果，就能用于交付检查。
06 / FINAL CHECK
提交前检查 4 件事
用户原话有没有保留；不同角色的权限是否写清；取消、冲突和超时等异常情况是否覆盖；数据与隐私要求是否确认。
需求文档让提出需求、执行任务和验收结果的人看到同一件事。先把五部分写清，再让 AI 整理结构，后面的讨论会少一些来回猜测。
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我是 40岁老头学AI，继续把 AI 的真实用法讲给没技术背景、但想把工作做轻一点的人。
