夜雨聆风初用AI暗自得意
前段时间刚在同事推介下掌握了运用AI撰写会议纪要的功能特性,还沾沾自喜于节省了半个小时的整理时间,没承想转头就踩到了一个巨大的坑。
上周部门开展季度复盘会议,我借助于语音转文字途径把录音文件提供给AI,仅仅花了十分钟就获取到了一份排版整齐以及分点清晰的纪要,未加核对就直接发送到了工作群当中。
没过十分钟我就被领导单独进行提醒,对方公开表示以后纪要不用我来撰写并且改由小周负责。
当场整个部门的成员都看到了这条通知,我盯着屏幕脸发烫且感到非常尴尬。
AI不懂职场潜规则
事后私下向领导承认错误时,领导把那份纪要发送过来,我才明白具体缘由所在。
大家以为AI能够抓取到重点内容,实际上它根本无法理解职场当中的潜台词。
领导在会议上提出上次项目的客户反馈需要大家回去继续琢磨,AI原封不动地搬到了待办事项当中写着各负责人琢磨项目反馈。
然而参与过三次会议的员工都清楚,这句话代表着上次客户提出的3项修改意见必须在下周出具落地方案,并且要明确具体的时间节点以及责任人。
另外销售同事在会上随口提及某客户近期似乎存在人员变动,这原本属于闲聊讨论的内容,却被AI直接归纳到了核心风险项当中,并且还附加了待跟进客户变动情况的说明,导致负责该客户的同事感到十分困惑。
AI短板逐一显现
更加关键的影响因素在于,AI并不具备团队的背景记忆能力。
部门上个月刚因选用低价小供应商而导致交付出现严重问题,会上领导强调本次筛选不要犯老毛病,AI直接将原句写入纪要。
这导致新员工无法得知老毛病的具体含义,而老员工则明白这是指严禁选择报价低于市场价20%的供应商,并且必须增加3轮节点验收以及核查同类型项目案例。
如此整理出来的纪要使得新员工看不懂且老员工觉得毫无意义。
此外最核心的问题体现在AI无法准确区分主次内容。
在长达两小时的会议中,大部分时间都在进行下季度业绩目标的拆解工作,仅有极少时间用于讨论团建事项。
然而AI提取出来的文本中,团建注意事项占据了主要篇幅,核心的目标拆解部分反而只有模糊的大方向。
领导所需要的是能够对齐进度以及明确个人任务的行动指南,而非一份表面工整的流水账。
调整方法重拾认可
经历了这次事件之后,我重新调整了运用AI开展工作的策略。
如今在每次召开会议之前,我都会把过往的相关项目纪要以及背景信息提供给AI,帮助其补充团队的上下文记忆。
录音文本转写完成之后,我会率先进行审核标明闲聊与执行要求。
待AI输出初始文稿后,我会再次核对所有待办事项是否明确落实到个人以及时间节点是否完整,并且将隐藏的潜台词转化为明确的执行要求。
前几天提交的纪要也因此得到了领导的肯定。
事后我也进行了深入的反思工作。
当前大家都在寻求借助于各种工具来节省精力,试图把工作事项完全交由AI去处理。
然而大家会逐渐发现节省下来的时间后续往往需要付出更多代价去弥补。
AI能够协助完成文字打字的操作,却无法替代对业务机制的理解以及对团队背景的熟悉,更无法替代个人应当承担的职责。
运用AI进行偷懒的过程,实际上削弱了自身在梳理纪要时熟悉业务以及理解领导逻辑的契机,也降低了把零散信息转化为清晰框架的能力。
职场当中的可靠程度并不取决于选用工具的先进性,而是取决于交付的工作成果是否经过了充分的思考与打磨。
工具始终属于辅助性质,若把核心思考环节全盘交给AI去处理,最终将会面临自身核心竞争力丧失的风险。
