外贸单证存成PDF,纸质原件就能扔?9月新规已生效

一票出口货物已经发运，财务收到货代发来的提单PDF，连同银行电子回单存进订单文件夹，准备清理对应纸质资料。存了一份PDF，不意味着纸质原件就能一律扔掉，2026年9月1日生效的电子单证新规也没有这样规定。 先查文件从哪里来、拿来做什么，再决定怎么留。

同一份资料可能同时用于贸易流转、会计归档和退税备案，三类要求要分别核对。

新规鼓励使用电子单证，没有要求统一换系统

国家网信办等十部门公布的《促进和规范电子单证应用规定》，适用于我国境内电子单证应用及相关管理活动；法律、行政法规另有规定的，依照其规定。

规定中的电子单证，证明货物运输、仓储、保险等法律关系，包括电子提单、电子运单、电子仓单、电子货物保险单等，不能等同于财务电脑里所有电子文件。

第七条对有关机构和企业使用电子单证采用的是“鼓励”。9月1日不是所有外贸企业必须换系统、停用纸单的统一期限。

一份PDF，先辨明它代表什么

PDF可能是纸质提单扫描件，也可能是电子单证的展示文件，后缀不能单独决定性质。建议向签发方或货代确认：谁签发、如何验真、是否存在纸质正本、更改或转换后怎样查询记录。

新规第十四条要求，可靠系统应确保信息全程可追溯、不可篡改，并能识别签发人；支持纸电转换的，应确保转换前后信息一致，并体现转换信息。仅凭邮件收到一个附件，不能判断这些功能已经满足。

可转让电子单证还有唯一性、排他控制及转让时控制随之转移等要求。能下载文件，不代表已经取得相应控制。来源或状态不清，建议先保留现有文件，请签发方补充可核验记录。

交单和放货前，问清各方接受哪种单证

建议先让业务核对合同中的交单与付款安排，再向承运人确认提货或放货要求；涉及银行交单的，还要确认银行接受的形式。

新规不会自动改写合同，也不能据此认定境外客户、承运人和银行都接受同一种“电子版”。涉及纸电转换，建议保留转换记录，核清当前有效状态；仍需交单的正本，不能当作普通副本清理。

会计入账：打印出来，也不能把电子凭证删掉

银行电子回单、电子发票等用于报销入账归档，还要遵守财会〔2020〕6号。其第四项明确：以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

仅用电子会计凭证归档，则要看第三项。除法律和行政法规另有规定外，须同时满足合法真实查验、传输存储安全可靠、篡改可及时发现、系统完整接收读取凭证及元数据、按会计制度核算并按要求输出、必要审签与防重复入账、符合档案管理要求等条件。

共享文件夹里“能打开”还不够。建议财务找系统和档案管理人员试查：换人经办后，能否找到原凭证、对应记账凭证和审核记录，能否按要求导出。

退税备案：自己留好，也要能供核查

以下备案要求依据国家税务总局公告2026年第5号，自2026年1月1日起施行，并非9月新增。 适用出口退（免）税政策的出口货物和对外修理修配服务，实行备案单证管理。

第四十五条要求，在申报出口退（免）税后十五日内妥善留存，按申报时间顺序制作目录、注明存放方式，以备税务机关核查；因成交方式特性没有相应单证的除外。主要包括：

• 购销合同
  ：出口合同、外贸综合服务合同、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同等。
• 运输单据
  ：提单、运单等承运人单据，以及纳税人承付运费的国内运输发票、承付费用的国际货物运输代理服务费发票等。
• 委托报关单据
  ：委托报关协议、受托报关单位开具的代理报关服务费发票等。

无法取得规定单证的，可以用具有相似内容或作用的其他资料替代。除另有规定外，单证由纳税人存放和保管，不得擅自损毁，保存期为十年，已不同于2022年规定的五年。历史档案如何处理，不能仅凭期限变化推定追溯后果。

备案单证实行自行留存备查，不是每票都要先交到税务窗口，但税务机关要求提供时应依法提供。第四十六条允许纸质化、影像化或数字化留存，纸质化还需注明存放地点。依第四十七条，被要求转为纸质供查验时，应加盖纳税人公章并签字声明与原数据一致。

没按规定备案、提供假单证，后果不同

财政部、税务总局公告2026年第11号第六条，将未按规定进行单证备案的出口货物和对外修理修配服务列入免税范围。适用免税的，进项税额不得抵扣和退税，应当转入成本。第七条则规定，提供伪造、虚假备案单证的出口业务适用增值税征税政策。

已办理退（免）税后出现不适用退（免）税的情形，按5号公告第二十九、三十条，应在发生的当月或者次月负数冲减。冲减后当期应退（免）税额为负数，免抵退税企业结转下期继续抵减，免退税企业缴回税款；未按规定冲减的，第三十五条规定应当追回已退（免）税款。

此外，未按规定装订、存放和保管单证，或提供伪造、虚假备案单证，还分别涉及第五十八、六十条规定的行政责任。以假报出口等欺骗手段骗取退税的，第六十一条规定追缴骗取的税款，并处骗取税款一倍以上五倍以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

今天就拿一票订单试查

建议按“文件来源—当前状态—业务用途—保存位置”核对：业务先确认交单放货要求，财务再核对入账及备案资料，档案管理人员确认可读、可查、可导出。发现缺项，向原出具方核实补取，不补造文件。

不必先启动一场大规模“无纸化改造”。先把这一票补完整，再把同样的方法用到下一票。

本文仅作政策学习和出口业务管理参考。具体处理应结合企业交易方式、真实业务资料及主管税务机关要求判断。

官方依据：

1. 《促进和规范电子单证应用规定》（十部门令第22号），第二、七、十四、二十五、二十六条
2. 《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），第三、第四项
3. 《出口业务增值税和消费税退（免）税管理办法》（国家税务总局公告2026年第5号），第二十九、三十、三十五、四十四至四十七、五十八、六十、六十一条
4. 《关于出口业务增值税和消费税政策的公告》（财政部、税务总局公告2026年第11号），第六、七条