Word初级| 邮件合并零基础,批量打印通知书单据

• 批量打印：直接发送到打印机，一页一条数据；
• 批量生成独立文档：把每条数据单独生成一页 / 一个新 Word 文件。

二、导入 Excel 名单详细步骤

前置准备 Excel 规范（必看，避免报错）

1. Excel 第一行必须是表头：姓名、身份证、班级、金额、日期等（不能空行、不能合并单元格）
2. 数据从第 2 行开始，无空白行、无隐藏行列，保存为 .xlsx，关闭 Excel 文件（打开会读取失败）
3. 路径不要有中文特殊符号，文件名简单

导入操作步骤

1. 打开做好的 Word 模板 → 点击顶部【邮件】→【选择收件人】→【使用现有列表】
2. 弹出窗口，找到保存好的 Excel 文件，选中打开
3. 选择工作表（一般 Sheet1），勾选「首行包含列标题」→ 确定
4. 校验数据：点击【编辑收件人列表】，可筛选、删除无效名单、排序数据
5. 插入域：光标放到需要填充文字处 →【插入合并域】，下拉选择对应表头，点击插入

场景 1：录取 / 获奖通知书

1. 主文档制作：写好通知书固定内容，预留【姓名】【专业】【成绩】【报到日期】位置
2. 导入 Excel 数据源（包含姓名、专业、分数、报到时间）
3. 依次插入合并域：尊敬的《姓名》同学：恭喜你被我校《专业》录取，综合成绩《分数》，请于《报到日期》到校报到。
4. 预览核对：【预览结果】切换名单，检查文字排版、格式错乱问题
5. 生成文档：【完成并合并】→【编辑单个文档】→ 全部记录 → 确定Word 会新建一份完整文档，每位学生单独一页通知书，可保存、拆分、打印

1. 单据模板：做好表格，固定项目（收费项目、单价、盖章区域）
2. 可变内容：姓名、学号、缴费金额、票据编号、日期
3. 小技巧：金额设置数字格式选中金额合并域 →【插入合并域】旁【规则】→【数字】，设置货币格式（¥0.00）
4. 分页控制：单据每页 1 张，合并后自动分页，无需手动换行

适合一次性打印、不需要留存电子档

1. 1.模板 + 数据源、合并域全部设置完成，预览无误
2. 2.【邮件】→【完成并合并】→【打印文档】
3. 3.弹窗选项：
• 全部：打印所有名单；
• 当前记录：只打印当前预览单条；
• 从 X 到 Y：打印指定区间人员

补充实用技巧

1. 分页强制分隔：单据每页 1 份，插入分节符 / 分页符；或合并规则添加「下一记录」
2. 筛选打印：只打印部分人员【编辑收件人列表】，勾选需要打印的名单，取消不需要的，再执行合并打印
3. 重复使用模板：下次换 Excel 名单，只需重新【选择收件人】替换数据源，域无需重新插入
4. 常见报错：Excel 未关闭、单元格合并、表头为空 → 清理表格即可解决

1. 基础流程：做模板→连 Excel 数据源→插入合并域→合并打印 / 生成文档
2. Excel 导入：关闭表格→选择现有列表→选工作表→插入表头域
3. 通知书 / 单据：插入文字 / 数字域，预览校验，合并为完整文档
4. 批量打印：①直接合并打印；②生成总文档后统一打印，支持筛选指定人员