职场场景拆解 · 第 01 期

周五下午四点，周报 deadline。你打开空白文档，然后开始翻这五天的聊天记录。

写周报最耗时间的从来不是「写字」，是「回忆 + 组织」——把散落在聊天记录、待办列表、邮件里的碎片，拼成一条有逻辑的线。这部分工作，本来就是最适合交出去的。

下面这套流程我用了半年，全程大概 10 分钟。三步，一步都不多。

第一步：把原材料一次性丢进去，别在脑子里回忆

多数人写周报慢，是因为一边回忆一边组织，大脑在两个任务之间来回切换。正确顺序是先收集、后组织。

把这一周里所有和项目相关的聊天记录、待办、文档链接，不整理、不排序，直接全选复制。丑一点没关系，要的是完整。

具体收这五类，周五下午花三分钟就能做完：

一是本周工作群的聊天记录，直接全选复制；

二是待办工具里本周新建、本周勾掉的条目；

三是本周发出去的文档链接和提交记录；

四是本周开过的会，每个会后面补一句结论；

五是任何让你加班、卡住、返工的事。

第五条最容易漏，但它恰恰是第三步的素材来源。如果原始记录里没有「卡住的事」，AI 只能写出一份平淡的工作流水，老板看完跟没看一样。

第二步：用固定结构，别每次重新想

这一步的差别就是「每次重新想怎么写」和「有一套固定模板」的差别。下面这句我半年没改过：

你是我的周报助理。以下是我本周的原始记录：【粘贴】。请按「本周完成 / 关键数据 / 遇到的问题 / 下周计划」四段整理，每段不超过 3 条，用我自己的口吻，不要用「赋能」「闭环」这类词，不要编造任何数据。数据缺的地方用【待补充】标出来。

最后三句约束是关键。不编造数据是为了防止它把「推进中」写成「已完成」；标出待补充是为了让你知道哪里必须自己填；禁用词是为了让周报读起来还像你写的。

第三步：只人工补一句「本周最难的一件事」

上面这段是通用版。如果你在运营、销售或技术岗，四段标题要换：运营看的是内容产出和各渠道数据，销售看的是客户进展和卡点，技术看的是需求进度和阻塞。结构不换，写出来还得自己重排一遍。

AI 能整理已完成的事，但写不出你踩过的坑和判断。这一段必须自己写，也正是你老板真正想看的部分。

一句就够：卡在哪里、你怎么决定的、下次怎么避免。三行字，抵得上前面的全部。

卡住了怎么办：四个高频问题

第一，它还是编数据。把约束改狠一点：原始记录里没有具体数字的，这一条直接不写，也不要用「若干」「多个」「一定数量」代替。

第二，输出比我手写还长。把「每段不超过 3 条」改成两条、全文 250 字以内。周报不是越长越显功劳。

第三，读起来不像我。在提示词最后补一句「参考我的表达习惯」，然后贴一段你平时发的工作消息。给一个样本，比写十句「用我的口吻」都管用。

第四，原始记录太乱，它整理不出来。别硬让它写，换成这句：先不要写周报，列出你需要我补充的信息，最多问 5 个问题。答完再让它写，质量差一个档。

整套流程下来，写作时间从一小时压到十分钟以内，而且因为是固定结构，质量不会今天顺手明天摆烂。

我把这份周报提示词整理成了通用版，外加运营、销售、技术三个岗位的适配版本。在评论区回复「周报」，我直接发你，不需要关注。