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长文档别整段扔给AI:先拆成可执行检查清单
XIAOMI AI LAB · LESSON 38小咪的第38课
一份几十页的制度、方案或纪要整段扔进去，换回来的常是「加强管理、落实责任」。先拆段，再让每段变成能打勾的检查项，最后补上责任人和截止日，这份文档才真的能拿去执行。
TL;DR · 小咪结论
长文档喂给AI，第一步不是总结，是拆。按章节一段段喂，每段只要「谁、做什么、做到什么程度」。原文没写的责任人和日期，标成待确认，别让它补。
先看同一份文档的两种结果。
FIG.01 同一份制度的两种结果（示意）
左边是整份《差旅报销制度》一次贴进去、只说「帮我总结要点」时最常见的样子。每句都对，但没一句能直接去做。
右边是按三段拆完该有的样子：每一项能打勾，后面跟着依据的条款、谁负责、什么时候前。原文没写的地方，标「待确认」。
FIG.02 长文档拆成清单的3段
01 /
第一段：先拆段，不总结
整份扔进去，AI会把注意力摊平，最后只剩几句大而全的话。先让它只做拆分，别急着提炼。
PROMPT 第一段：拆段COPY
下面是一份文档。先不要总结。请按原文的章节或条款，把它拆成若干段，每段给一个编号和一句话标题，并标出这一段里有没有「要求某人做某事」的内容（有/没有）。 不要改写原文，不要合并不相关的条款。
文档太长时，按章节分几次贴，每次贴完说一句「这是第2部分，接着上面的编号」。
02 /
第二段：每段变成检查项
拆完以后，只挑标了「有」的段落，逐段改成检查项。检查项的标准很简单：读完能直接判断做了没有。
PROMPT 第二段：检查清单COPY
只处理上面标了「有」的段落。每段改写成1到3条检查项。 每条用「动作+对象+标准」来写，例如「报销单在出差结束后10个工作日内提交」。能打勾才算合格，不要写「加强」「重视」「落实」这类词。 每条后面用括号注明依据的原文编号。原文没写的数字和期限，不要补。
括号里的编号很重要。之后有人问「这条哪来的」，翻回去就能对上。
03 /
第三段：补责任人和截止日
有了检查项，最后一步才是把人和时间挂上去。这一步最容易被AI编，所以要说清楚：没写就留空。
PROMPT 第三段：责任人/截止日COPY
把上面的检查项整理成一张清单，每条四栏：检查项｜依据｜责任人｜截止日。 责任人和截止日只用原文里写明的。原文没写的，填【待确认】，不要根据常理推测。 最后单独列出所有【待确认】的条目，方便我拿去问负责人。
最后那份「待确认」列表，常常比清单本身更有用：它直接告诉你，这份制度哪里没写清楚。
04 /
换个文档也能用
三段提示词不挑文档：
会议纪要：第二段的检查项就是待办。
项目方案：拆段之后，检查项变成里程碑。
合同或协议：第三段的待确认，就是要去问法务的地方。
05 /
贴之前注意一下
制度、合同里常有公司名、金额、客户信息。贴进AI之前，把名称换成代号，敏感数字先打码。示例里的差旅制度也是为演示编的。
06 /
写在最后
长文档的问题从来不是AI读不完，是它读完之后，不知道你要拿去干什么。
先拆，再变成能打勾的事，最后挂上人和日期。三段走完，手里那份就不是摘要，是可以直接发下去的清单。
SOURCES
文中《差旅报销制度》及对应清单为演示用的虚构内容，左右两栏为示意排版，按文中两种问法的典型结果整理。
—— 小咪还写过 ——
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