Excel 函数别背了！日常 90% 的活，12 个就够用了

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上周帮同事改表，她卡在 VLOOKUP 上，问我第四个参数填什么。

我说你不用记它是什么，你就把 FALSE 当成一个标点符号，跟公式一起打上去。她照做了，一次就对。

这件事让小石意识到一个问题：大部分人不是学不会函数，是不知道该学哪几个。

网上那些「Excel 函数大全」动辄 400 多个，还按字母顺序排。你从 A 看到 Z，看完一个都记不住，下次遇到问题还是打开搜索引擎——然后搜到一个讲得更复杂的答案。

小石自己用 Excel 十一年，真正反复用到的就 12 个。这 12 个能覆盖日常 90% 的活：查找、条件统计、文本拼接、日期推算。剩下的，遇到再搜，不影响你把事做完。

所以这篇不列大全，只给这 12 个，加上它们各自最容易错在哪。

1. 先说哪些根本不用背
2. 真正高频的 12 个（按用途分四组）
3. 三个最容易踩的坑，踩过的人最多
4. 一张乱表怎么用这 12 个收拾干净

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先说哪些根本不用背

1.1　数组函数（FILTER / UNIQUE / SORT）

这三个确实好用，一句话就能筛出结果。但只有 Office 365 和 Excel 2021 以上才有。你把表发给用 2016 的同事，直接报错。

小石的判断：自己用可以学，做要发给别人的表，别用。发出去的表第一原则是「对方能打开」，不是「我写得爽」。

1.2　VBA 和宏

学 VBA 的时间，够你把那张表手工做完三遍。除非你每周都要重复同一个操作，否则不划算。

而且现在很多公司默认禁用宏，你辛辛苦苦写的宏，在同事电脑上弹一个「已禁用」的黄色条，等于没写。

1.3　LOOKUP、HLOOKUP 这些老变体

有了 XLOOKUP 之后，这两个基本可以忘了。HLOOKUP 更是几乎没人用——横着排的表本来就少，真遇到了，转置一下更快。

1.4　那到底该学几个

小石的标准是：能一句话回答「这活该用哪一类函数」就够了。具体的参数顺序，允许自己每次都查。

因为参数顺序是死记，会忘；而「该用哪一类」是判断，忘不掉。下面 12 个，就是按这个标准筛的。

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真正高频的 12 个

2.1　查找类：3 个

① VLOOKUP——最出名，也最容易用错的一个。按一列去找，返回它右边第几列。

=VLOOKUP(查找值, 查找区域, 返回第几列, FALSE)

老版本也能用，兼容性最好。缺点是只能往右找，左边的一律拿不到。

② XLOOKUP——如果版本支持，用它替代 VLOOKUP。不用数第几列，还能往左找，找不到时可以给一个默认值。

=XLOOKUP(查找值, 查找区域, 返回区域, "没找到")

它还有一个隐性好：插列不会把公式搞坏。VLOOKUP 的「返回第几列」是个数字，你在中间插一列，所有公式集体错位，这是最典型的「昨天还好好的」事故。

③ INDEX + MATCH——两个函数套着用，看着吓人，但它是唯一在所有版本都能往左找的组合。

=INDEX(返回区域, MATCH(查找值, 查找区域, 0))

▲ MATCH 最后那个 0 千万别省，省了就变成近似匹配

2.2　统计类：3 个

④ SUMIFS——按多个条件求和。这是小石用得最多的一个，比 SUM 多十倍。

=SUMIFS(求和区域, 条件区域1, 条件1, 条件区域2, 条件2)

比如「统计 3 月、华东区、已付款的金额」，一句话搞定，不用筛选、不用透视表。

⑤ COUNTIFS——同上，只是数个数不是求和。

=COUNTIFS(条件区域1, 条件1, 条件区域2, 条件2)

常用来数「这个月有多少单超时」「这个销售名下有几个客户」。它和 SUMIFS 的参数顺序完全一样，学会一个另一个白送。

⑥ SUBTOTAL——筛选之后求和，只算看得见的行。

=SUBTOTAL(9, 区域)

第一个参数填 9 是求和、1 是平均。这是唯一一个「筛选后结果会跟着变」的求和方式，普通 SUM 不会——你用 SUM 把整列加起来，筛选只改变显示，合计数纹丝不动，很多人以为 Excel 坏了。

2.3　文本类：3 个

⑦ TEXTJOIN——把一列内容拼成一句话，自动加分隔符。

=TEXTJOIN("、", TRUE, A1:A10)

中间那个 TRUE 是「跳过空格子」。以前要做这件事得写一长串 &，现在一句话。

⑧ TEXT——把日期或数字变成你要的样子。

=TEXT(A1, "yyyy年m月d日")

最常见用途：把 2027-02-05 变成「2027年2月5日」，方便放进句子或标题里。

它还有个救命的用法：把数字转成带前导零的编号，比如 =TEXT(A1,"0000") 能把 7 变成 0007。做订单号、工号的时候特别需要。

⑨ LEFT / RIGHT / MID——截取文本。三个算一组，因为用法是连着的。

=LEFT(A1,3)　　=RIGHT(A1,4)　　=MID(A1,2,4)

LEFT 从左边取几个字，RIGHT 从右边取，MID 从第几位开始取几个。拆身份证、拆订单号全靠它们。

2.4　日期类：3 个

⑩ DATEDIF——算两个日期差几年、几个月、几天。

=DATEDIF(开始日期, 结束日期, "Y")

第三个参数填 "Y" 是年、"M" 是月、"D" 是天。

这是个隐藏函数——你在 Excel 里打 =DATEDIF( 不会有任何参数提示，但它确实能用。很多人以为是自己记错了。

⑪ EOMONTH——求某个月的最后一天。

=EOMONTH(A1, 0)

填 0 是本月最后一天，填 1 是下个月最后一天。做月报、算账期必备，比手动敲 30 还是 31 靠谱。

⑫ WORKDAY——从某天往后推 N 个工作日，自动跳过周末。

=WORKDAY(开始日期, 10, 节假日区域)

第三个参数可以传一列假期日期进去。做交付排期的时候，这个函数比你自己数日历准得多。

比如 2027 年春节前后，你在 A 列写好那 5 个调休上班日和 7 个假期段，WORKDAY 算出来的日期就是真·工作日。这件事手工做一次要二十分钟，而且一定错。

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三个最容易踩的坑

3.1　VLOOKUP 第四参数不写

不写 FALSE，Excel 默认用「近似匹配」。它不会报错，会安安静静返回一个错的值。

这是小石见过最多的事故来源——表看起来完全正常，数字就是不对，查半天查不出来。等查出来的时候，报表已经发出去了。

记住一句话：VLOOKUP 的第四个参数，永远写 FALSE。没有例外。

3.2　日期其实是文本

从系统导出的表，日期经常是「长得像日期的一串字」。特征是左对齐，而且没法相减。

判断方法：在旁边写 =ISNUMBER(A1)，返回 FALSE 就说明它是文本。

解决办法是用「分列」功能转一次，或者用 DATEVALUE 转换。不转的话，DATEDIF、EOMONTH 全部失效，而且失效方式很隐蔽——不报错，直接给你 #VALUE! 或者一个莫名其妙的数字。

3.3　SUMIFS 的区域行数对不上

求和区域是 A2:A100，条件区域写成了 B2:B99，结果直接 #VALUE!。

这个错误很蠢，但复制公式往下拖的时候特别容易发生。写 SUMIFS 的第一件事，是确认所有区域的行号完全一致。

小石的土办法：所有区域都用整列引用（比如 A:A），牺牲一点性能，换掉一整类错误。表不大（几千行以内）完全感觉不到慢。

3.4　顺带一个：合并单元格

这一条不属于函数错误，但它会毁掉上面所有函数。

合并单元格看起来整齐，实际会导致排序错乱、SUMIFS 漏算、透视表报错。如果你要做统计，先把合并单元格拆掉，需要视觉上合并，用「跨列居中」代替，那个不影响数据。

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一张乱表怎么用这 12 个收拾干净

光记函数没用，得知道先干什么。小石处理一张别人发来的乱表，固定四步：

4.1　第一步：先看有没有隐藏的空行和空列

按 Ctrl+End，看光标跳到哪。如果跳到一个离数据很远的空白格，说明中间有隐藏的脏数据，后面所有统计都会偏。

处理办法：删掉多余的行列，另存一份，别在原文件上改。

4.2　第二步：把「看起来像数字」的列转成真数字

用 =ISNUMBER() 逐列抽查一下。文本型数字最坑的地方是排序会按字符排——「10」会排在「9」前面。

4.3　第三步：找出唯一键，没有就造一个

后面要 VLOOKUP、要 COUNTIFS，都需要一个不重复的键。订单号、工号、手机号都行；都没有，就用 =A2&"_"&B2 拼一个。

这一步不做，后面所有查找都是在赌运气。

4.4　第四步：把结论放在最上面

最后一步跟函数无关，但最影响别人对你的评价：在表格最上方留三行，写清楚这张表是什么、统计口径是什么、谁维护。

小石见过太多「打开一脸懵」的表，做表的人花了两小时，看表的人要花二十分钟猜。

12 个说完了。小石把这些整理成了一页速查表，左边是「你想干什么」，右边是公式和参数说明，打出来贴在显示器边上，比存在收藏夹里有用。

包里还有一份「常见报错对照」，把 #VALUE!、#N/A、#REF!、#DIV/0! 这几种按原因归了类。单元格一出红字，先查它，比搜索引擎快，也不用猜。

在公众号聊天窗口发送关键词「Excel」，会自动回你这篇的直达链接，链接里有文件地址，转存到自己网盘就能看。

PS：小石不太建议你去背这些函数。

背了也会忘，忘了还是得搜。真正该记住的只有两件事：这件事该用哪一类函数，以及它最容易错在哪。剩下的语法，查一次就会。

另外，速查表里的公式都是按 Excel 2016 及以上写的，WPS 大部分能用，个别函数（比如 TEXTJOIN）老版本 WPS 可能不支持，用之前先试一下。

如果这篇帮你省下了半小时，把公众号设个星标，后面还会写「透视表三个必会操作」和「条件格式怎么做出真正的热力图」。