Excel 2016 入门 从一张员工信息表开始

这一章我们要做的东西很朴素：一张员工信息表。编号、姓名、部门、工龄、入职日期、联系电话——就这几列。

但你真动手就会发现问题：电话前面的 0 不见了、身份证号变成 3.60424E+17、输入 2/3 变成了「2月3日」、一列工龄要一个个敲……

这些不是「你不会用 Excel」，而是没搞懂它怎么认数据。Excel 把你的输入分成文本、数值、日期三类，每类的规则完全不同。搞懂这一层，后面所有操作都顺了。

本章分两大块：第一部分打基础（概念、窗口、工作簿/工作表/单元格/行列操作、查找替换）；第二部分练输入（各类数据的输入规范与提速技巧、数据有效性）。建议收藏，打开 Excel 边看边练。

01先分清三个概念：工作簿 / 工作表 / 单元格

这三个词天天听，但一问就乱。用「一个 Excel 文件」来锚定它们：

工作簿（Book）＝ 一个 Excel 文件

工作簿就是 Excel 文件，是存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件。用户处理的各种数据最终都以工作簿文件的形式存储在磁盘上，其扩展名为 .xlsx，文件名就是工作簿名。

工作表（Sheet）＝ 文件里的一张表

工作表是由行和列交叉排列的二维表格，也称电子表格，用于组织和分析数据。工作簿由工作表组成，每个工作簿可以包含多个工作表。工作表不能单独存盘，只有工作簿才能以文件形式存盘。

单元格（Cell）＝ 行列交叉的那一格

单元格是工作表中最基本的数据单元，也是电子表格软件处理数据的最小单位。单元格名称（也叫单元格地址）由列标 + 行号标识，列标在前、行号在后——比如第 2 列第 3 行就是 B3。

再记住两个「天花板」数字，考试常考：

02认识窗口：这十个部位各叫什么

先看一张标注好的图，把名字和位置对上号——后面讲操作时，我一说「名称框」你就知道在哪。

▲ Excel 2016 窗口的十个主要部位

03工作簿的基本操作：开、建、存、关、退

Excel 和 Word 在这一层几乎一模一样，学一次可以迁移。重点是把快捷键记住：

「保存」和「另存为」的区别，是必考点：保存是覆盖原文件；另存为会生成一份新文件，原文件不动。想保留原始数据做实验，就用「另存为」。

04工作表的基本操作：八件事

一个工作簿里往往有好几张表（一月、二月、三月……），下面这些操作天天用：

最容易忽略：按住 Ctrl 拖标签 = 复制工作表。做月度报表时，复制一份上月表再改数据，比从零新建快得多，格式还完全一致。

05单元格与行列：先选中，再动手

单元格的五个基本操作：

• ① 单元格的选定；② 单元格的复制和移动；③ 单元格的插入和删除；④ 单元格批注的编辑；⑤ 清除数据。

行或列的四个基本操作：

• ① 行或列的选定；② 行高或列宽的改变；③ 行或列的插入与删除；④ 行或列的隐藏。

小提醒：「清除数据」≠「删除单元格」。清除只抹掉内容/格式，单元格还在原位；删除会把整格抽走，右边的数据会左移或者下边的数据会上移——选错了整张表就错位了。

06查找与替换：Excel 比你想的更强

Excel 的查找与替换功能不仅可以针对内容，还可以针对格式进行查找或替换。这是它比很多人以为的「Ctrl+F 找字」强的地方。

内容查找替换可以使用通配符：

注意：搜索时可以搜索整个工作表、某个单元格区域，或者工作簿里的多个工作表——范围选对了，才不会「明明有却找不到」。

07文本输入：为什么电话前的 0 会消失

字符型文本是指首字符为字母、汉字或其他符号组成的字符串。字符个数 ≤ 255，在单元格中默认左对齐。如果输入的字符数超出单元格宽度仍可继续输入，表面上会覆盖右侧单元格的内容，实际上仍属于本单元格，不会丢失。

数字型文本：有时需要把一些数字串当作字符型数据，比如电话号码、邮政编码、身份证号、工号。为避免 Excel 把它当成数值，有两种写法：

① 在输入项前面加单引号：输入 '330029

② 写成公式形式：输入 ="330029"

输入一经确认，前后添加的符号会自动取消，内容左对齐显示——看起来和普通数字一样，但 Excel 已经把它当文字了，前导 0 再也不会掉。

踩坑现场：直接输入手机号 13800000000 没问题（11 位没超限）；但输入 18 位身份证号，后 3 位会变成 000。凡是「不该参与计算的长数字」，一律加单引号按文本存。

08数值输入：六条规则，条条是考点

在 Excel 2016 中，数字型数据除了数字 0～9，还包括 + - ( ) , . / ＄ % E e 等特殊字符。数字型数据默认右对齐；数字与非数字的组合均作为文本型处理。

「常规」格式是键入数字时的默认格式。输入 ＄16.88 会套用货币格式；单元格宽度不足时，「常规」会对带小数点的数字四舍五入；整数部分超过 12 位（含）会用科学记数法，常规格式数字长度 11 位（含 E 和 +）。

六条必须记住的规则

下面这张图把「输入什么」和「显示什么」摆在一起，一眼看懂差别：

▲ 同一份练习表：B 列是输入内容，C 列是 Excel 实际显示的结果

注意第 3 行：18 位身份证号在 C 列变成了 3.60424E+17；第 4 行的 1/2 在 C 列变成了「1月2日」。这不是 BUG，是 Excel 在按规则处理——所以长数字要加单引号，分数要写「0 空格 2/3」。

09日期与时间：两个快捷键省一半时间

Excel 2016 的日期和时间型数据在单元格中右对齐。输入时注意五点：

这两个快捷键值得背下来：Ctrl + ; 填今天，Ctrl + Shift + : 填此刻。做签到表、日报表时，比看手机再手打快得多，还不会打错。

10输入技巧：让你的手速翻倍

这些技巧没有一个是「高级功能」，但熟练之后，别人录一列的时间你能录三列。

1. 连续区域内的移动方向

2. 四个提速技巧

3. 填充柄：Excel 最值钱的小黑方块

选定单元格后，右下角会出现一个小黑方块，称为「填充柄」。鼠标指针指向它时变成十字形，此时拖动即可快速填写数据。

• 输入相同的数据：
  向下拖动填充柄，就把该单元格的数据复制到下面的单元格。
• 输入等差/等比数列：
  先在上下相邻两格输入第一、二项，选中这两格，把指针移到第二格右下角的填充柄上右击，在快捷菜单选「等差序列」或「等比序列」，再向下拖动即可。
• 更精确的等比数列：
  只输首项 → 选中整个区域 →「开始」→「编辑」→「填充」→「系列」→ 类型选「等比序列」，步长值填 5，确定。
• Excel 还能识别内置序列（星期一、一月、甲乙丙丁），拖一下自动续写。

拖动后出现「自动填充选项」按钮时，记得点它：可以切换「复制单元格 / 填充序列 / 仅填充格式 / 不带格式填充」。很多「怎么拖出来全一样」的问题，就是这里选错了。

11数据有效性：从源头拦住错误数据

Excel 2016 提供了数据的有效性检验来保证输入数据的正确性。如果输入的数据出现错误，Excel 会自动判断检验，并及时显示警告信息，提示用户更正。

典型用法：部门列做成下拉列表（只能选，不能乱填）、工龄限制为0～50 的整数、入职日期限制在某个区间、身份证号限制为 18 位。

为什么这件事重要：表格一旦发给别人填，你控制不了他填什么。数据有效性就是「在入口设一道闸」——「财务部」「财务部 」「财务」三种写法混在一起，后面排序、筛选、做透视表全会出错。

12六个高频易错点

13随堂测验：你真掌握了吗

Q1（单选）工作簿文件的默认扩展名是？
A. .docx　B. .xlsx　C. .xls　D. .pptx

答案：B

Q2（单选）单元格地址的正确写法是？
A. 3B　B. B3　C. 第3行第2列　D. R3C2 之外都错

答案：B（列标在前、行号在后）

Q3（多选）要让输入的「043100」保留前导 0，正确做法有？
A. 输入 '043100　B. 输入 ="043100"　C. 把单元格格式设为文本后输入　D. 直接输 043100

答案：A、B、C（D 会变成数字 43100）

Q4（填空）输入当天日期按 ______；输入当前时间按 ______；在单元格内换行按 ______；把选中区域一次填满相同内容按 ______。

答案：Ctrl + ;　Ctrl + Shift + :　Alt + Enter　Ctrl + Enter

14课堂小结

工作簿是文件，工作表是页；
列标加行号，就是单元格。
文字靠左、数字靠右，长数字加单引号；
分数前面补「0 空格」，日期时间两个快捷键。

• 三层结构：
  工作簿（.xlsx）→ 工作表（16384 列 × 1048576 行）→ 单元格（列标 + 行号）。
• 窗口十部位：
  快速访问工具栏、标题栏、选项卡、功能区、名称框、编辑栏、行列号、工作区、工作表标签、状态栏。
• 操作三板斧：
  工作簿开建存关退 → 工作表八项操作 → 单元格/行列的选定与增删。
• 输入三类型：
  文本左对齐、数值右对齐、日期时间右对齐；数字型文本用单引号或 ="…"。
• 提速四键：
  Ctrl + Enter 批量填、Alt + Enter 换行、Alt + ↓ 选已输内容、Ctrl + E 快速填充；填充柄拖序列。
• 数据有效性：
  在入口拦住错误数据，比事后清洗省十倍力气。

把这篇存下来，建表时对着做；哪一步卡住，就翻回对应的小节。

祝大家学习愉快！

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