都知道备用金很重要，但到底该怎么管才规范、高效、不出错？与其东拼西凑，不如看看这份经过多家公司检验的《备用金管理制度》全文。

涵盖备用金的定义、申请、使用、核销、监督等全流程，可直接参考或根据公司情况调整使用。快来拿去吧！

备用金管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司备用金管理，防范资金风险，提高资金使用效率，确保备用金借支、使用、核销全流程可控，根据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及公司财务管理制度，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有备用金的申请、审批、拨付、使用、核销、清零及监督管理工作。包括：

（一）长期出差人员备用金：指因项目需要连续在外地工作超过30天的员工借支的周转资金。

（二）采购人员备用金：指因零星采购、应急采购需要借支的周转资金。

（三）临时出差人员备用金：指因短期出差、会议、培训等临时性公务借支的周转资金。

（四）其他经总经理特批的特殊备用金。

第三条管理原则

（一）专款专用原则。备用金仅限用于规定的公务支出，严禁挪作私用或转借他人。

（二）限额管控原则。备用金实行分级限额管理，超限额支出须按正常采购或借款流程办理。

（三）及时核销原则。备用金须在业务完成后规定期限内凭合法票据核销或归还，不得长期挂账。

（四）循环清零原则。循环使用的备用金须按月对账、按年清零，临时备用金须一事一清。

第二章职责分工

第四条财务部

（一）制定备用金管理制度并组织实施；

（二）审核备用金申请额度，监控备用金使用情况；

（三）具体办理备用金的拨付、核销与收回等结算业务。

第五条业务部门

（一）部门负责人对本部门员工备用金申请的业务真实性、合理性进行初审；

（二）督促本部门员工及时办理备用金核销，配合财务部完成对账工作；

（三）协助财务部催收长期未核销的备用金。

第六条审计部

（一）定期（每年一次）对备用金管理情况进行专项审计；

（二）对备用金使用中的重大异常、违规线索进行专项调查。

第三章 管理要求

第七条使用范围

备用金仅可用于下列临时、小额、先垫后报的支出：

（一）差旅途中的交通、住宿、通讯等紧急费用；

（二）生产现场应急维修及备件采购；

（三）小额办公用品、耗材及快递费用；

（四）食堂临时采购；

（五）经总经理批准的其他必要支出。

第八条限额管理

备用金实行分级限额管理，具体标准如下：

（一）采购人员和长期出差人员备用金每年核定一次，每年1月由财务按照过去三个月的平均月支出1.2倍核定，最高不超过5万元。

（二）临时出差人员备用金，执行“一事一核、按日包干、上限封顶、即清即退”。

备用金限额按照往返交通费预估值+出差天数×（住宿日标准+餐补日标准+市内交通日标准）预估取整。日标准参照公司《差旅费管理制度》执行。

（三）单次出差≤15天的，最高不超过10,000元；超过15天或境外出差的，由总经理批准。

第九条借支流程

（一）申请人填写《备用金申请表》，注明用途、金额、预计核销日期；

（二）所在部门负责人对业务真实性、合理性进行初审并签字；

（三）财务部对申请额度是否符合规定、有无有遗留借款未结清等进行审核签字。

（四）总经理最终审批。

（五）财务部将备用金拨付至申请人银行账户。付款用途注明“备用金”。

（六）因抢险、抢修等突发情况需立即借支的，经部门负责人电话确认、总经理同意，可先借款后补签，但须在3个工作日内补齐全部审批手续。

第十条备用金使用

备用金仅限用于公司业务，严禁用于个人消费、投资理财、无真实业务背景的套现等。使用人应通过电子支付方式结算，保留完整支付凭证。单笔支出超过5000元的，应事先向部门负责人报备。

第十一条备用金核销

备用金申请人员应严格执行公司财务管理相关制度，按要求进行核销。

（一）采购和长期出差人员，可在备用金额度范围内循环使用，每月至少核销一次，无需逐笔重新申请。

（二）临时出差人员，应在业务完成后5个工作日内凭合法单据填写《费用报销单》，多余款项退回公司账户，不足部分由财务部补足。

第十二条备用金清零

（一）财务部每月清理备用金挂账，每年12月25日前，将所有备用金清零。并于次年1月重新启动备用金申请程序。

（二）员工离职、岗位调动前，必须结清全部备用金。未结清的，人力资源部不予办理离职或调动手续。

（三）逾期未核销或未归还备用金的，财务部暂停该申请人所有备用金及借款申请，并通知人力资源部自次月起从申请人税后工资中陆续扣回。累计逾期两次及以上的，取消其备用金申请资格。

第四章监督与检查

第十三条日常监督

财务部每季度初首月编制《备用金管理报表》，内容包括备用金余额分布、逾期情况、核销及时率、异常事项等，向管理层提示风险和建议。

第十四条专项审计

审计部每年至少对备用金管理进行专项审计一次，重点检查：

（一）备用金审批流程的合规性；

（二）大额、长期未核销、频繁借支归还等异常情况；

（三）备用金与业务真实性的匹配度。

第十六条责任追究

（一）经调查核实，对挪用备用金用于非公务支出、虚假业务套取资金的，责令立即退还备用金，并承担相应的经济损失。公司视情节给予警告、记过、降级、解除劳动合同等处分，并全公司通报。涉嫌职务侵占、诈骗等犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

（二）部门负责人、财务人员因故意或重大过失把关不严，违规拨付、核销备用金，给公司造成损失的，按照损失金额的10-30%承担赔偿责任，并纳入绩效考核扣分。存在串通舞弊等严重情节的，公司有权解除劳动合同，并依法追究其民事赔偿责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关。

第五章附则

第十七条本制度由财务部制定并解释。

第十八条本制度自发布之日起施行。

你们公司是如何管理备用金的？

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