不能用Excel的思维方式来使用Myexcel

上周五，我们复盘了一个用Myexcel实现制造业成本核算并且对接现有进销存软件的案例，本周一我们分析了主要功能：主要材料成本计算的设计原理，周三我们又拆解了分摊成本中财务比较关注的一个问题——分摊差额的处理。

如果你跟着学习，相信也已经搭建起了自己的模板。但是通过这几天的讲解，相信你会发现，在Myexcel中的建模板的逻辑和在Excel中建表的逻辑是不一样的。

在Excel中，我们为了搭建【主要材料成本分配表】，会把材料耗用表、产品汇总表、产品配方表，以及主材料成本分配表都放到一个工作簿中——因为只有这样，才方便使用vlookup函数进行关联取数，减少数据提取的麻烦。

就比如产品配方表，在Excel中我们会做成一张大表，把所有的产品信息、配方明细都集中在这一张表里面，后续取数、核算都围绕这张表展开。

但在Myexcel中，我们则是通过“一个产品一张表”的方式，实现产品配方的管理，不用把所有产品挤在一张大表里，既清晰又便于后续维护和修改。

关于主要材料分配表，两者的差异更明显。

在Myexcel中，我们是用三个明细表各司其职，通过表间公式联合工作，一键就能得出核算结果，不用手动干预太多。

而在Excel中，根本无法实现这样的效果，更多的是需要vlookup函数和数据透视表反复配合，手动提取数据、汇总计算，不仅耗时，还容易出错。

而且我们讲的主要材料成本分配表，本身就是把整个核算功能拆解成了多个模块——材料耗用表、产品汇总表、产品配方表，以及主要材料分配相关的分配系数表、成本计算表、产品成本汇总表、成本差额调整表，每个模块各管一块，配合起来高效又精准。

这一点，相信很多用Excel做成本核算的财务都有共鸣。在Excel中，我们每个月的计算数据都是一个独立的文件，时间久了，文件会越积越多。

如果后期想做一个近半年、甚至一年的产品成本分析，就需要把每个月的文件一个个找出来，手动复制粘贴数据，重新整理成新的工作表，才能完成分析，耗时又费力。

但在Myexcel中，有一个非常大的优势：不管使用多长时间，所有的数据都存放在同一个数据库中，不用单独管理多个文件。

哪怕你现在不做分析表的模板，有一天需要新增一个维度的分析，顺手新增一个模板，就能提取任意时间段的分析数据，快速生成分析结果，不用再为找数据、整理数据犯愁；而且分析模板一旦建成，只要设好查询条件和数据规范，后期就能无限复用，随时可用。

我身边有不少人，学会使用Myexcel后，都是蚂蚁搬家似的，逐步把自己原来一组组的Excel报表，变成了Myexcel中的一个个独立模块。

前期虽然多了一点整理的过程，但后期使用起来特别方便——因为一旦把Excel表格变成了Myexcel模板，后期就再也不用考虑画表样的问题了，只需要按要求不停录入数据即可。做模板本身就是一劳永逸的事，后期即使新增了数据查询需求，随手就能建个模板，因为所有数据都在同一个数据库中，根本不用翻找多个文件。

其实学好Myexcel，并不简单是学习画表样、设计数据项目、规范数据格式，更重要的是要转变思维：

不要只想着用一个模板解决所有问题，要学会使用多个模板配合使用，把不同的功能分解到不同的模板中，让每个模板功能单一、方便填报；同时，让每个模板之间能方便地建立关联，提取数据时即用即提，既减少了数据的冗余，又提升了工作效率。

还有一个容易被忽略的点，就是数据安全。

如果用Excel做成本核算，坚持三年，你将会得到36个Excel格式的工作簿，而且你需要时刻记得手动备份这36个文件——因为任何一个文件损坏、丢失，都会导致部分数据缺失，后续补救起来非常麻烦。

而如果使用Myexcel，你所有的数据都会存放在一个数据库中，哪怕使用10年，也只是一个数据库。而且你可以通过Myexcel的自动备份功能，设置数据库定时备份，还能选择保留多个备份文件，不用担心数据丢失的问题，更省心、更安全。

好了，关于Myexel与Excel在设计逻辑方面的区别就讲这么多，你可以试着把复盘案例中其他成本分配表（辅助材料，直接人工，制造费用）也做一个，这个和主要材料成本分配表是同一个逻辑。