夜雨聆风100份奖状、50份邀请函、几十份工资条、上百张催缴通知单……内容大同小异，却要一份份手动改名字、改数据，改到眼花缭乱，还担心改错？
Word/WPS里藏着一个被严重低估的功能——邮件合并，专治这种重复劳动。今天一篇讲清楚。
01 什么是邮件合并？
简单说就是：一份模板 + 一张数据表 = 批量生成N份文档。
合并后，每一份文档的数据都自动从表格中对应行读取——姓名、部门、金额、日期……全部自动填充，零手动操作，零复制粘贴错误。
适用场景：奖状、录取通知书、工资条、合同、邀请函、催缴通知、工牌标签……凡是“格式固定、内容逐条变化”的场景，它通通能搞定。
02 WPS文字操作步骤
第1步：新建文档，找到入口
第2步：导入数据源
点击工具栏上的 “打开数据源”，从对话框中选中你准备好的Excel表格文件，选择数据所在的工作表，点击【打开】。
第3步：确认收件人范围
第4步：插入合并域（核心操作）
在文档正文中，把光标放在需要插入数据的位置，点击 “插入合并域” → 选择 “数据库域”，在列表中选择对应的字段名（比如“姓名”），点击【插入】。
重复此操作，直到所有变量位置都插入了对应的域。（本例只有一处变量，只需操作一次）
第5步：预览合并效果
第6步：完成合并
点击合并全部后的效果
03 Microsoft Word操作步骤
第1步：打开文档，选择数据源
打开Word，新建或打开模板文档。点击顶部菜单栏的 “邮件” 选项卡，进入邮件合并功能区。
点击 “选择收件人” → “使用现有列表”，浏览到准备好的Excel数据源文件并打开。
在弹出的“选择表格”对话框中，选择数据所在的工作表，务必勾选“数据首行包含列标题” （否则字段名无法被识别），点击【确定】。
第2步：插入合并域
在文档正文中，把光标放在需要插入数据的位置，点击 “插入合并域”，在下拉列表中选择对应的字段名即可。
重复操作，直到所有变量位置都插入了对应的域。
插入后效果：
第3步：预览与完成
点击 “预览结果” 按钮，可逐条查看合并后的效果，确认数据对应无误。
预览无误后，点击 “完成并合并” → “编辑单个文档”；
生成效果：
04 三个注意事项
1. 数据源格式要规范：Excel表格第一行必须是字段名（如“姓名”、“金额”），不能有合并单元格，数据区不要有空行。
2.预览不可省略：正式合并前一定要先预览几条，检查字段对应是否正确，避免批量出错。
3.数字格式提前设好：如果合并后金额显示为“1000”而不是“1,000.00”，可以在Excel中提前设置好单元格格式，再重新导入即可。
写在最后
邮件合并是Word/WPS里性价比极高的一个功能——花10分钟学会，以后每次遇到批量文档需求，都能省下至少半天时间。
📌 本文操作基于 WPS 2021 和 Microsoft Word 2021 版本测试，其他版本界面可能略有差异，但核心步骤基本一致。
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