WPS 审阅功能使用指南

一、功能入口

打开 WPS 文字/表格/演示后，点击顶部菜单栏的「审阅」选项卡，即可进入审阅功能区。

主要模块包括：

修订（跟踪修改）

批注

比较

接受 / 拒绝

限制编辑

文档权限 / 保护

二、修订（跟踪修改）

1. 开启修订模式

点击「审阅」→「修订」按钮（或按 Ctrl + Shift + E）。

按钮高亮后，即进入修订模式。

此时对文档进行任何增、删、改操作，都会被以不同颜色标记出来。

2. 修订显示方式

点击「审阅」→「显示标记」，可选择：

简单标记：在页边距显示修改摘要。

所有标记：显示详细的插入、删除、格式修改等。

无标记：只显示最终状态，隐藏修订痕迹。

原始状态：显示修改前的原文。

3. 设置修订显示颜色

点击「审阅」→「修订选项」：

可设置插入、删除、批注框的颜色。

可为不同修订人分配不同颜色，便于区分多人协作。

三、批注

1. 添加批注

选中需要批注的文字或段落。

点击「审阅」→「插入批注」（快捷键：Ctrl + Alt + M）。

在右侧批注框中输入意见即可。

2. 回复 / 删除批注

回复批注：点击批注框下方的「回复」按钮，可针对批注进行讨论。

删除批注：右键点击批注 → 删除批注；或点击「审阅」→「删除」→「删除文档中的所有批注」。

3. 显示 / 隐藏批注

点击「审阅」→「显示批注」即可切换批注框的显示状态。

四、接受与拒绝修订

1. 逐条处理

点击修订内容。

选择「审阅」→「接受」或「拒绝」。

接受：保留该修改，删除修订标记。

拒绝：恢复为修改前状态，删除修订标记。

2. 批量处理

接受所有修订：审阅 → 接受 → 接受所有修订。

拒绝所有修订：审阅 → 拒绝 → 拒绝所有修订。

接受所有修订并停止修订：一次性接受全部修订并退出修订模式。

⚠️ 建议：批量接受/拒绝前，先保存一份带修订痕迹的副本，以防误操作。

五、比较文档

1. 比较两个版本差异

点击「审阅」→「比较」→「比较」。

在弹窗中分别选择「原文档」和「修订的文档」。

点击「确定」后，WPS 会生成一份新文档，自动标出两份文档之间的差异。

2. 使用场景

对比合同修改前后的版本。

核对多人分别修改的稿件差异。

六、限制编辑与文档保护

1. 限制编辑

点击「审阅」→「限制编辑」。

在右侧任务窗格中可设置：

限制对选定的样式设置格式

仅允许在文档中进行此类型的编辑（如批注、填写窗体、只读等）

点击「是，启动强制保护」，设置密码即可生效。

2. 文档加密

「文件」→「文档加密」→「密码加密」：设置打开密码和编辑密码。

设置后，无密码者无法打开或无法编辑文档。

七、常见问题

问题

解决方法

修订内容不显示

检查「审阅」→「显示标记」是否设置为「所有标记」或「简单标记」。

多人修订颜色相同

进入「修订选项」，确认「按作者」分配颜色已开启。

无法删除批注

检查文档是否处于「限制编辑」状态，或是否设置了编辑保护密码。

接受修订后想恢复

可立即按 Ctrl + Z 撤销；若已保存，需找回带修订痕迹的备份版本。

发送给别人仍能看到修订

未接受/拒绝的修订会随文档一起发送，正式发出前请「接受所有修订」或另存为最终版。

八、实用技巧

发送最终版前清理痕迹：审阅 → 接受 → 接受所有修订并停止修订，然后删除所有批注。

保留一份带痕迹的备份：在定稿前另存一份带修订标记的文档，方便日后追溯。

用批注沟通，用修订改稿：建议审阅者用批注提意见，作者用修订模式修改正文。

打印前隐藏修订：审阅 → 显示标记 → 无标记，可避免打印出修订痕迹。