Day2：用AI + Python批量生成Word文档，告别一个个复制粘贴

一、先说一个让人崩溃的场景

公司年终了，你需要给 200 个员工发绩效通知书。

内容几乎一样——只有姓名、部门、评级、奖金数字不同。

你打开 Word，改了第一份，保存。

打开第二份……

三个小时后，你做到第 47 份，眼睛开始发花。

或者是这样：

领导让你把上周的会议纪要整理成规范格式，统一字体、统一段落间距、统一标题样式，发给各部门负责人——每个人一份，抬头换成各自的名字。

你打开第一份 Word，开始手动改格式。

然后发现，你有 12 份要改。

这两件事的本质一样：有规律的重复 → 可以完全自动化。

今天我们来干掉它。

二、Word 自动化能做什么？

在职场中，Word 批量处理主要覆盖两类场景：

场景一：批量生成文档（模板填充）

有一份模板，数据来自 Excel 表格，每行生成一份文档。

典型应用：

• 员工绩效通知书 / 录用通知函
• 批量合同 / 协议
• 客户报告 / 对账单
• 学生成绩单 / 奖状

场景二：批量格式化文档（统一排版）

有一批乱格式的 Word 文件，需要统一样式、字体、段落间距。

典型应用：

• 多人协作文档统一排版
• 历史存档文件标准化
• 批量添加页眉页脚、水印
• 批量替换某段文字或关键词

今天我们把这两类都讲透，各给一个可直接跑的脚本。

三、环境准备（5分钟搞定）

今天用到的 Python 库：

pip install python-docx openpyxl

• **python-docx**：读写 Word 文档的核心库
• **openpyxl**：读取 Excel 数据（Day1 已装过）

没有 Python 的同学，先去看系列总览篇里的环境安装说明，5 分钟就能搞定。

四、实战一：批量生成通知书（模板填充）

4.1 准备模板

先建一个 Word 模板文件 template.docx，内容如下：

{{姓名}} 同学：您好！经公司绩效评估委员会审定，您本季度绩效等级评定为【{{等级}}】。根据公司薪酬政策，您本季度绩效奖金为：{{奖金}}元。请于 {{发放日期}} 前登录系统确认。人事部{{日期}}

其中 {{姓名}}、{{等级}} 等是占位符，我们用脚本把它们替换成真实数据。

4.2 准备数据表

新建一个 Excel 文件 员工名单.xlsx，格式如下：

| 姓名 | 等级 | 奖金 | 发放日期 |

|——|——|——|——–|

| 张三 | A | 8000 | 2024-04-15 |

| 李四 | B+ | 6000 | 2024-04-15 |

| 王五 | A+ | 12000 | 2024-04-15 |

4.3 直接可用的脚本

新建文件 batch_word_gen.py，粘贴以下代码：

import osfrom docx import Documentfrom openpyxl import load_workbookfrom copy import deepcopy# ===== 配置区（按需修改）=====TEMPLATE_FILE = "template.docx"      # 模板文件路径EXCEL_FILE = "员工名单.xlsx"          # 数据表路径OUTPUT_DIR = "output_docx"           # 输出文件夹# ==============================def replace_text_in_doc(doc, replacements):    """替换 Word 文档中的占位符"""    # 替换段落中的文字    for para in doc.paragraphs:        for key, value in replacements.items():            if key in para.text:                for run in para.runs:                    if key in run.text:                        run.text = run.text.replace(key, str(value))    # 替换表格中的文字（如果模板里有表格）    for table in doc.tables:        for row in table.rows:            for cell in row.cells:                for para in cell.paragraphs:                    for key, value in replacements.items():                        if key in para.text:                            for run in para.runs:                                if key in run.text:                                    run.text = run.text.replace(key, str(value))    return docdef main():    # 创建输出文件夹    os.makedirs(OUTPUT_DIR, exist_ok=True)    # 读取 Excel 数据    wb = load_workbook(EXCEL_FILE)    ws = wb.active    headers = [cell.value for cell in ws[1]]  # 第一行是表头    print(f"读取到字段：{headers}")    success_count = 0    fail_count = 0    for row_idx, row in enumerate(ws.iter_rows(min_row=2, values_only=True), start=2):        if all(v is None for v in row):            continue  # 跳过空行        # 构建替换字典：{{字段名}} → 对应值        replacements = {f"{{{{{col}}}}}": str(val or "") for col, val in zip(headers, row)}        try:            # 每次从模板加载一份新文档（防止串改）            doc = Document(TEMPLATE_FILE)            doc = replace_text_in_doc(doc, replacements)            # 用"姓名"字段命名文件，没有就用行号            name = replacements.get("{{姓名}}", f"row_{row_idx}")            out_path = os.path.join(OUTPUT_DIR, f"通知书_{name}.docx")            doc.save(out_path)            print(f"✅ 已生成：{out_path}")            success_count += 1        except Exception as e:            print(f"❌ 第 {row_idx} 行处理失败：{e}")            fail_count += 1    print(f"\n完成！成功 {success_count} 份，失败 {fail_count} 份")    print(f"文件保存在：{os.path.abspath(OUTPUT_DIR)}")if __name__ == "__main__":    main()

运行：

python batch_word_gen.py

200 份通知书，10 秒钟全部生成完毕。

五、实战二：批量统一文档格式

这个场景更常见：你从各部门收到一堆 Word 文件，字体、字号、段落间距都不统一，需要统一成公司规范格式。

5.1 脚本目标

• 统一正文字体：宋体，12pt
• 统一段落间距：段前 0pt，段后 6pt，行距 1.5 倍
• 统一标题一样式：黑体，16pt，加粗
• 批量处理一个文件夹里的所有 `.docx` 文件

5.2 脚本代码

新建文件 batch_format.py：

import osfrom docx import Documentfrom docx.shared import Pt, Cmfrom docx.enum.text import WD_LINE_SPACINGfrom docx.oxml.ns import qn# ===== 配置区 =====INPUT_DIR = "input_docx"    # 待处理文件夹OUTPUT_DIR = "formatted"    # 输出文件夹# ==================def format_paragraph(para, style="body"):    """格式化段落"""    from docx.shared import RGBColor    pf = para.paragraph_format    pf.space_before = Pt(0)    pf.space_after = Pt(6)    pf.line_spacing_rule = WD_LINE_SPACING.MULTIPLE    pf.line_spacing = 1.5    for run in para.runs:        if style == "heading":            run.font.name = "黑体"            run.font.size = Pt(16)            run.font.bold = True            # 设置中文字体            run._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), '黑体')        else:            run.font.name = "Times New Roman"            run.font.size = Pt(12)            run.font.bold = False            run._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), '宋体')def format_document(input_path, output_path):    """格式化单个文档"""    doc = Document(input_path)    for para in doc.paragraphs:        if not para.text.strip():            continue  # 跳过空段落        # 根据段落样式名判断是否为标题        style_name = para.style.name.lower()        if "heading" in style_name or "标题" in style_name:            format_paragraph(para, style="heading")        else:            format_paragraph(para, style="body")    doc.save(output_path)def main():    os.makedirs(OUTPUT_DIR, exist_ok=True)    if not os.path.exists(INPUT_DIR):        print(f"❌ 找不到输入文件夹：{INPUT_DIR}")        return    files = [f for f in os.listdir(INPUT_DIR) if f.endswith(".docx")]    if not files:        print("❌ 没有找到 .docx 文件")        return    print(f"找到 {len(files)} 个文件，开始格式化...")    for fname in files:        input_path = os.path.join(INPUT_DIR, fname)        output_path = os.path.join(OUTPUT_DIR, fname)        try:            format_document(input_path, output_path)            print(f"✅ 已处理：{fname}")        except Exception as e:            print(f"❌ 处理失败 {fname}：{e}")    print(f"\n完成！格式化文件保存在：{os.path.abspath(OUTPUT_DIR)}")if __name__ == "__main__":    main()

运行：

python batch_format.py

六、用 AI 辅助生成脚本（不会 Python 也能用）

拿到上面的脚本之后，你可能会遇到：“我的模板跟你举例的不一样怎么办？”

最省力的做法是：直接把你的需求丢给 AI，让它写。

提示词模板

我有一份 Word 模板文件，里面有以下占位符：[粘贴你的占位符列表]数据来源是 Excel 文件，字段有：[粘贴 Excel 表头]请帮我写一个 Python 脚本，实现：1. 读取 Excel 中每一行数据2. 将数据填入 Word 模板对应占位符3. 每行生成一份 Word 文件，以"姓名"字段命名4. 保存到 output 文件夹用 python-docx 和 openpyxl 库实现。

把这段提示词贴给任何一款主流 AI，它能直接给你一份可运行的脚本。

七、进阶技巧：批量转 PDF + 批量发邮件

生成了 Word 文件之后，如果还需要：

1. 批量转 PDF（Windows）

import subprocessdef word_to_pdf(word_path, pdf_dir):    subprocess.run([        "soffice", "--headless", "--convert-to", "pdf",        "--outdir", pdf_dir, word_path    ])

需要安装 LibreOffice，免费。

2. 批量发送邮件（搭配 Day4）

生成好的通知书，可以直接配合我们系列 Day4 的邮件自动化脚本，实现文件生成 → 自动发邮件的全流程。

这就是自动化的美妙之处：每个脚本可以单独用，也可以串起来组成一条完整的工作流。