《秘书文章选读》(236)行政助理人工智能:工具、技能与职业发展建议

《秘书文章选读》

2026

石咏琦/摘要整理

前言

秘书的名称虽然各国不同，在欧洲多半称为执行助理(Executive Assistant), 在美洲则称为行政(Admin)，在亚洲称为管理师（Administer）或者秘书 (Executive Secretary)，在中国的秘书还是官职的一种；不过大家所负责的工作大同小异，都是领导或主管的得力助手。世界各角落的秘书人才济济，各国的协会与杂志所刊载的宏文也值得披露。本栏目的主旨，就是推播各地的秘书精彩佳卷给《大行政》人员参考。文章皆选自网路。

（236）行政助理人工智能：工具、技能与职业发展建议

原文作者：Robert Half罗伯特·哈夫

原文标题：Ai Tools for Administrative Professionals

资料来源：

https://www.roberthalf.com/us/en/insights/career-development/ai-tools-for-administrative-professionals

根据Robert Half的研究，88%的管理者表示他们的团队已经在使用人工智能，且采用速度正在加快。对于行政助理和管理他们的领导来说，这大多是好消息。人工智能正在接管工作中重复且耗时的工作部分，为更有意义的工作腾出空间。

行政助理处于快速学习人工智能技能的有利位置。这个职位本身就依赖于清晰的沟通、明智的判断力以及管理多重优先事项的能力——正是这种思维方式非常适合与人工智能合作。生成式AI工具（也称为大型语言模型）如ChatGPT和Claude响应自然语言，因此跨团队协调和撰写精致信函时的本能同样适用于撰写有效的AI提示。

本文将介绍正在重塑日常工作的行政专业人员AI工具、2026年最重要的技能，以及雇主和员工如何自信地迎接这一转变。

人工智能如何改变行政专业人员的日常工作

行政助理的人工智能在不同职能上表现不同。以下是2026年日常工作流程的变化：

排程

传统：通过电子邮件或日历邀请手动协调会议

AI增强：AI工具建议最佳会议时间，自动邀请并标记冲突。例如，会议邀请可以直接从邮件线程创建，而其他工具则会自动保护专注时间，并在日历拥挤时重新安排低优先级会议。

笔记

传统：在通话中或通话后输入会议记录

AI增强：转录平台实时捕捉对话，生成可搜索的摘要，并将行动项直接同步到项目管理工具中。

电子邮件管理

传统：分拣;手动响应

AI增强：工具可以学习发送者的写作风格，并根据回复草拟。

旅行与开销

传统：与各承运商比较差旅价格;手动录入费用

AI增强：根据公司政策预订差旅，并利用扫描收据和同步数据自动处理费用报告。

任务管理

传统：手动输入和跟踪任务，比如便签或电子表格

AI增强：AI平台会自动从会议记录和邮件中创建任务，然后根据截止日期和日程密度实时重新排序优先级。

演示创建

传统：从模板和库存视觉图制作幻灯片演示

AI增强：生成精致的幻灯片布局，建议内容并自动处理格式管理。

行政助理的人工智能：最重要的技能

许多工具都广泛可用。而那些对使用他们有信心的人则没那么自信。Robert Half关于职场人工智能应用的研究发现，只有35%的员工对有效使用人工智能工具感到非常自信，这使大多数人感到不确定或准备不足。有几个方面值得关注：

1. 从批准的频道开始

许多组织现在提供在线学习资源，其中包含关于适当AI使用的明确指南和特定工具的正式培训。行政助理可能已经在电子邮件平台和其他软件中启用了AI功能，却未曾察觉。管理者可以通过告知团队成员可用的内容以及公司IT政策允许的内容来提供帮助。

2. 加强数字和数据素养

阅读仪表盘、管理基于云的文件系统以及在平台上自信地工作，已成为管理岗位越来越常见的需求。一位在共享仪表盘中跟踪关键绩效指标并在经理询问前发现数据异常的行政助理，展现了积极的思维能力，管理者应予以注意。课程和公司赞助的认证可以帮助填补团队现有工具的空白。

3. 将提示视为一项专业技能

写出有效的提示词是行政助理的关键AI技能之一。像“总结这个”这样模糊的提示结果也很模糊。像“将这份30分钟会议记录总结成五个要点，包括行动事项和所有者”这样的提示，就能生成一份可以发送的内容。合格的AI输出和真正有用的输出之间的区别，往往取决于问题的表述方式。

4. 考虑项目工作和拓展机会

当专业人士跟随其他部门的同事学习或加入新的AI工作流程工具试点组时，这不仅为他们自己积累了知识，也为团队其他成员积累了知识。行政助理的职业发展对个人来说是优势，因为它可以为进入运营、项目管理或更高级别的执行支持打开道路。

为什么软技能在AI辅助职场中很重要

AI在处理从排程、文档起草到数据汇总等各个方面都做得很好。但行政助理经常处理需要同理心、情商及其他机器无法复制的技能的情况。

Robert Half的2026年《技能人才需求报告》证实了雇主对这些人类能力的高度重视。行政和客户支持领导者表示他们需要的顶级软技能有：

l适应性与持续学习

l批判性思维与问题解决

l沟通与情商

只有12%的领导者表示今年具备完成优先项目所需的能力，56%表示需要提升现有团队成员的技能。

对于行政助理来说，这意味着随着人工智能接管日常任务，人际关系建设和在计划变动时保持工作运转等人际优势变得更为重要。那些将这些能力与行政专业人员AI工具熟练度结合起来的人，将是最容易招聘、最难替代的。

人工智能正在改变行政工作的执行方式，但它并没有取代执行这些工作的人员。通过减轻重复性工作，AI让行政专业人员有更多时间专注于最重要的技能——清晰的沟通、计划变化时的快速反应，以及保持团队联系的情商。对于管理者来说，选择不是技术和人才;而是要利用两者，为他们支持的球队带来更多价值。

END