软件正版化是指通过获取与使用场景相符的软件使用许可，按照软件授权协议在适用的场景下安装使用正版软件的过程。

正版软件是指具有合法授权，应用于台式计算机、便携计算机、平板式微型计算机、掌上电脑、服务器等计算机办公设备及系统上的操作系统软件、办公软件、杀毒软件、商用软件等通用软件。

盗版软件指安装的软件名称及版本与采购的软件名称及版本不一致(可免费使用的正版软件除外、采购高版本实际使用低版本，并且有软件厂商出具的降级使用授权书除外)。常见使用盗版软件情况有：

1. 在办公电脑上使用仅限家庭和个人使用的办公软件; 

2. 升级使用未授权的软件版本；

3. 跨版本降级使用软件；

4. 降级使用非授权许可内版本。

除厂商声明免费使用的软件外，未经购买直接从网络上下载的商业软件通常都是盗版软件。对于免费使用的软件，要仔细核实软件厂商声明中有关免费使用的条件，包括使用者的性质（个人、机构或企业）、范围（商业使用或非商业使用）、时间等。

所有员工都是各自计算机软件使用的第一责任人，对使用的办公计算机系统及计算机中所安装的所有软件负责。