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6个AI工具,我按船上的岗位给它们分工

发布时间：2026-10-10 08:56:14 最近访问：2026-10-10 08:56:14

6个AI工具,我按船上的岗位给它们分工

远洋谢船长

船长手记⑬｜6个AI工具，我按船上的岗位给它们分工

位置比工具重要

远洋谢船长 · 17 年远洋经历 · 人生航线领航员

本文看点

工具文最忌讳把工具说成万能。这篇写的不是工具，是六个位置

这两天看到一篇给大学生推 AI 工具的文章，写得挺巧

它没有上来就列工具，先铺场景：开学第一周，课表刚排好，小组汇报、课程笔记、社团任务、实习准备一起找上门

接着把工具塞进场景里。每个场景末尾都加一句边界——它先给一版结构完整的初稿，最终还是要自己对照原始资料确认

这个写法我认。工具文最忌讳的就是把工具说成万能，说满了反而没人信

我写自己的工具箱，也照这个规矩来。我的场景不是开学，是每天要在主业、副业、家庭三条线上同时推进

先说结论：常用的工具只有六个。六个加起来也干不了多少事，关键是它们不打架

收藏的工具越多，干活的人越少

我手机里装过的 AI 工具，最多的时候三十多个

写文章一个，做图一个，转录一个，做表格一个，搜资料一个，还有一个专门起标题的。每一个都号称能改变工作方式

最后真正在用的，还是那三四个

这不是个例。工具超过一定数量之后，会出现一个很隐蔽的问题：你的东西散在各个平台里，找一个东西要开五个应用，每一处都存着一点，没有一处是完整的

更麻烦的是，每个工具都在生成内容，没有一个是"事实源"。时间一长，你分不清哪份是最终版

更真实的状态是这样：你想写点什么，先花十分钟想该用哪个工具。想完十分钟，劲头已经过去了

工具本该省时间，结果第一步就在消耗时间

工具多不等于能力强。工具之间的分工清楚，才叫能力强

驾驶台上没人什么都干

这条规矩我是从船上带下来的

舵工操舵，水手瞭望，驾驶员定位，报务员收报。每人一件事，边界清楚，绝不交叉

为什么分这么死。因为交叉就意味着责任不清。一件事两个人都能干，出事的时候谁都不认

工具也是这样

一个工具只干一件事，说清楚它的输出是什么、流向哪里、谁复核。做不到这三点的，我不用

六个位置，六件事

按这个标准，我现在手上的六个工具是这样排的

收：只负责收，不负责整理

得到笔记和微信读书的划线，是我的入口

看到一段话、一个观点、一条有用的信息，随手丢进去，不做分类，不做标签，不整理

它的唯一任务是把东西接住，别让我在看到的时候分心

入口必须足够轻。需要解锁、需要选文件夹、需要想标签的，都不合格。我试过三个，留下的是那个一点就进的

整理是下一步的事，不是入口的事

存：唯一的事实源

飞书知识库

所有成稿、素材、索引、台账最后都落在这。能分享，能检索，能在手机上看，也能在电脑上改

选它只有一个理由：能分享。自己用和跟人协作是两回事，副业一旦要跟人配合，不能分享的库就是死库

这里还有一条硬规矩：别的工具产生的东西，最后必须回到这里。没回来的，等于没做

找：只负责那句"我记得写过"

IMA 知识库

它的用处很窄也很刚——我记得自己写过或者存过某样东西，但想不起在哪，就问它

它不负责生产内容，也不负责存原始文件。它是一个检索层，不是存储层

以前我靠文件夹分类找东西，后来发现分类这个动作本身就在吃人。语义检索把这一步省掉了，记住大概意思就能捞出来

干：出初稿、跑流程

WorkBuddy

生成、批量处理、跑脚本、做格式转换，这些交给它。它干活快，也不喊累

它也会错。它出的东西我一律当草稿看，从来不直接发出去

它不负责存储。所有产出，我在第二天之前会搬回飞书

这条纪律看着多余，其实救过我很多次——工具会换，账号会过期，平台会改规则，只有自己手里那一份是稳的

出：对外分享走一个，个人沉淀走一个

腾讯文档是对外的那一层，要发给别人看的东西放这里，链接一开就能看

Obsidian 是对内的那一层，个人的思考、没成型的想法放这里，不分享，只给自己看

分开的原因很简单：要给人看的东西，你会不自觉地写得"正确"。有些话得先写给自己，才写得出来

备：只备不读

百度网盘

冷备份，每周跑一次，跑完不管它

它不参与任何工作流，唯一的作用是在别的地方都出问题时，还能拿回来一份

备份的意义不在频率，在于它在你需要的时候真的读得出来。没验证过能恢复的备份，不算备份

一条纪律：出口只有一个

六件事里，真正让它们不打架的，是这一条

不管哪个工具产出了什么，最后都要汇到同一个地方。不是"差不多都在"，是真的落进同一个库，同一个命名规则，同一个目录结构

画海图也是这个道理。水手测的、雷达量的、GPS 给的，最后全画在同一张图上。图只有一张，谁都能看，谁都改不了别人的原始记录

出口只有一个，你才知道自己的家底在哪

什么时候该换工具

常有人问我某某工具好不好用

我的判断标准只有两条

第一条，它是不是在挤占别的岗位。一个工具开始什么都想干，通常意味着它什么都干不好，也意味着你的分工要乱了

第二条，换它的成本是不是低于继续忍它的成本。迁移工具最贵的不是钱，是历史数据。能完整导出的，换起来轻松；导不出来的，趁早别往里放太多

我自己换过三四个工具，每一次都是因为想清楚了某个位置，不是因为新工具多了什么功能

功能不是换的理由，位置才是

我的备份断过六天

说出来有点丢人，但还是讲

2026 年 9 月，我的自动备份连续六天没跑成功，而我一直以为它在跑

原因很土：登录态过期了，脚本每次在登录那一步就退出，后面的步骤根本没执行。它在日志里留下一行 rc=99 未登录，我没看

等到发现的时候，手里最新的备份是 9 月 19 日的，六天前的东西

这件事给我两句话

第一句：工具链里最危险的环节，是那些"应该在自动运行"的环节。它们失败的时候是安静的

第二句：任何一个自动化，都要有一个能让你看见它失败的地方。日志、提醒、每周一次的目视检查，什么都行，但不能没有

后来我给自己加了一条：每周一早上花两分钟，看一眼备份的时间戳

两分钟，换一个不用半夜惊醒的觉

领一张表

我把自己用的那张分工表整理出来了

六个岗位，每个岗位四栏：用什么、只干什么、不干什么、产出流向哪。空白版也放了一份，你可以照着填自己的

填的时候你会发现，最难写的不是"用什么"，是"不干什么"

那一栏填不出来，就说明这个工具在你手上还没有位置

工具不产生判断

回到那篇文章

它结尾有一句我很认同：真正值得交给 AI 的，是那些反复整理、反复改格式、反复确认时间节点的工作

我把这句改成我的版本

值得交出去的，是所有不需要你签字的事

需要你签字的那部分——判断这个能不能用，决定这个方向对不对，确认这份东西署了你的名——永远留在自己手上

工具负责快，你负责准。这个分工一旦乱了，工具越多，错得越快

六个工具，六个位置，一个出口。这套东西我用了两年，中间换过工具，位置没换过