Excel 公式不会写?把表格结构告诉 AI

上一期，我们把零散账单整理成了表。这次再往前走一步：让表格自己计算。

不用先背函数。准备一个能文字对话的 AI 工具和 Excel，跟着下面三次练习操作。AI 帮你写公式，你负责核对列的位置、规则和结果。

01 先建一张5行练习表

在空白工作表第1行，从A到F依次填写：商品、类别、单价、数量、金额、是否达标。E、F两列暂时留空。

按下面顺序填入A2:D6。数据均为虚构，价格按元计，单价和数量只输入数字，不带单位。

第2行：笔记本｜文具｜12｜3
第3行：纸巾｜日用｜5｜5
第4行：签字笔｜文具｜4｜6
第5行：文件夹｜文具｜10｜3
第6行：洗手液｜日用｜12｜2

接下来，先把表格结构发给 AI，后面的问题都在同一对话里问：

我用Excel。第1行是表头，第2—6行是数据。A列商品，B列类别，C列单价，D列数量，E列金额，F列是否达标。请按这个结构写公式，并说明填在哪个单元格。不要猜测其他列的含义。

实际使用时，你不必把整份文件上传。描述列名、起始行和目标，必要时再提供几行脱敏样例，就可以先尝试。

02 算金额：别只问“帮我写个乘法”

继续发送：

金额等于单价乘数量。请给我E2的公式，并说明怎样应用到第6行。

正确公式是：

=C2*D2

点击E2，输入公式并按回车，应得到36。然后选中E2到E6，按Ctrl+D向下填充。检查E3的公式应变成=C3*D3，而不是一直计算第2行。

五行结果依次为36、25、24、30、24。在E8输入=SUM(E2:E6)，总计应为139。若单行就不对，先核对单价、数量和引用位置，别急着改汇总公式。

03 判断达标：把“等于”说清楚

这一轮，约定单行金额达到30元就算达标。继续问：

E列金额大于或等于30时，F列显示“达标”，否则显示“未达标”。请给F2公式。

应得到：

=IF(E2>=30,"达标","未达标")

输入F2，再选中F2:F6，按Ctrl+D。IF的作用是先判断条件，再按条件是否成立返回不同结果。函数用法可参考微软的IF说明。

重点检查第5行：金额恰好30，也应该达标。如果AI写成E2>30，就漏掉了等于30的情况。正确结果只有第2行和第5行显示“达标”。

04 按类别汇总：告诉它“找哪里、加哪里”

继续发送：

请在E9汇总类别为“文具”的金额。类别范围是B2:B6，金额范围是E2:E6，请给公式并解释每个部分。

对应公式是：

=SUMIF(B2:B6,"文具",E2:E6)

它会在B2:B6中找“文具”，把对应行的E列金额相加。这个例子中，36＋24＋30＝90。SUMIF的三个参数分别是条件范围、条件、求和范围，可参考微软的SUMIF说明。

再在E10输入=SUMIF(B2:B6,"日用",E2:E6)，应得到49。两类相加90＋49＝139，与总计一致。

05 报错时，把这三样发给AI

不要只说“不能用”。把原公式、报错内容、相关单元格的实际值一起提供，例如：

E2里的公式是=C2*D2，显示#VALUE!。C2内容是“12元”，D2是数字3。请分析原因，先给最小修改，不要改整张表。

本练习要求数字不带单位，可把C2改为数字12再计算。如果单元格直接显示公式文本，检查它是否为文本格式、等号前是否有单引号；改成常规格式后重新输入公式。

公式中的引号、括号要用英文半角字符。如果软件提示参数分隔符有问题，再向AI说明Excel语言和实际报错；不同区域设置可能需要分号代替逗号。

今天完成的，不只是三个公式。下次遇到新任务，照着说明：我用什么软件、每列是什么、从哪行开始、按什么规则算、结果放哪里。拿到公式后，再用一两行能手算的数据验证。

你做出的总计是139、文具是90吗？哪一步卡住了，欢迎留言。

学点真有用的｜看完就动手做一次。