每日 Excel 小技巧|第 6 期:Excel 打印设置全套教程,表格打得又正又省纸

哈喽大家好，这里是【每天学习一个 Excel 小技巧】专栏。前面几期我们把单元格格式、对齐、边框填充、数字格式、清除功能全学完了，表格在屏幕上已经长得很好看。但很多人做到最后一步翻车：一按打印，表头跑到第二页、内容被裁掉半边、竖表横着打浪费纸。今天就把打印设置讲透：页面设置、打印参数、打印标题，三块学完，以后打台账、打报表，一次过。

1-1 页面设置：先把 "纸" 定好

打印前必须先定页面，页面没定好，后面怎么调都白搭。

1、打印方向设置

作用：纵向是竖着打（默认），横向是把纸张横过来打。

操作步骤

1. 顶部【页面布局】选项卡 → 找到【页面设置】分组
2. 点击【纸张方向】→ 选择【纵向】或【横向】
3. 也可以在【文件】→【打印】右侧预览区，直接点方向下拉切换

✅ 怎么选：

• 纵向：列数少、行数多的表，比如工单明细、长长的台账
• 横向：列数多的宽表，比如质检打分表、带十几个字段的工单统计表

小技巧：宽表用横向 + 缩放 "所有列在一页上"，基本就不会被切开。

2、纸张大小

操作步骤

1. 【页面布局】→【纸张大小】
2. 下拉选择：A4（公司 / 单位最常用）、A3（大宽表）、B5、信纸等
3. 如果列表里没有你的规格，点最下面【其想·他纸张大小】，手动输入纸张宽度和高度

⚠️踩坑提醒：打印机里面装的纸，和 Excel 里选的纸，必须一致。你选 A3、打印机放 A4，出来就是残缺或者错位。

3、页边距（决定内容能不能完整打印出来）

页边距就是纸张四周留白的宽度，留太多内容被挤，留太少打印机打不到边。

操作步骤

1. 【页面布局】→【页边距】
2. 三种预设：普通、窄、宽，日常报表直接选【窄】，能多打内容，最省纸
3. 想精调：点【自定义页边距】，弹窗里分别填上、下、左、右数值，单位是厘米
4. 同一个弹窗里还有两个很关键的勾选项：

• 水平居中：内容在纸中间，左右留白均匀，看着正式
• 垂直居中：内容上下居中，一页内容不满的时候特别好看

报表推荐：A4 + 窄边距 + 水平居中，打印出来最规范。

1-2 打印设置：份数、范围、页数

页面定好之后，按 Ctrl+P 进入打印预览，右边预览、左边参数，所见即所得。

1、打印份数

操作步骤

1. Ctrl+P
    打开打印界面
2. 左侧【份数】输入框，填需要打印几份，比如填 3
3. 点上方【打印】按钮开始打印

💡小提醒：份数多的时候，先用 1 份试打，确认排版没问题再批量打，避免浪费纸。

2、打印范围（三种，很多人的盲区）

点【设置】下面的下拉框，会看到三个选项：

① 打印活动工作表默认选项，只打当前这一张 Sheet，其他工作表不打。

② 打印整个工作簿一次性把所有 Sheet 全打出来，适合多页报表一次输出。

③ 打印选定区域（最实用！）

1. 先在表格里用鼠标框选只想打印的那一块区域
2. 再按 Ctrl+P
3. 下拉框选择【打印选定区域】👉 效果：只打你框选的部分，边框外面的一律不出现，临时只要其中几行几列的时候超好用。

有时候表打出来十几页，你只要第 2 页到第 5 页，不用打完再挑。

操作步骤

1. 先看打印预览底部，能看到总页数，比如 "第 1 页，共 12 页"
2. 在【页数】输入框里填写：

• 连续页：输入 2-5，只打第 2 到第 5 页
• 单页或者不连续：输入 1,4,7，只打这三页
• 只打某一页：直接输入 3

4、其他打印选项（顺手学会）

• 单面 / 双面打印：下拉选【双面打印，长边翻页】，厚报表能省一半纸
• 每面打印页数：选【2 页 / 张】【4 页 / 张】，把两页内容缩到一张纸上，适合做内部参考资料
• 逐份打印：多份的时候勾上，打出来的是一整份一整份，不用自己一页页分拣
• 打印顺序：勾【逆序打印】，打完纸张正面朝上，整理起来更顺手

1-3 打印标题：让每页都有表头（重点！）

这一节是本节最有用的功能，也是最多人不会的。

痛点：表格有几十上百行，一打就是好几页，但只有第一页有表头，后面几页全是光秃秃的数据，拿到手上根本分不清哪列是哪个字段。

打印标题行（顶端标题行）

操作步骤

1. 顶部【页面布局】→【打印标题】（也写作 Print Titles）
2. 弹出【页面设置】窗口，光标点进【顶端标题行】输入框
3. 回到表格，用鼠标点住你需要重复的表头那一整行（比如第 1 行到第 2 行）
4. 输入框会自动变成 $1:$2 这种格式，点确定

👉 效果：不管打多少页，每一页最上面都会重复这个表头，翻页也能一眼对上字段。

打印标题列（左端标题列）

宽表横向打印时，左边 关键列也容易丢。

操作步骤

1. 同样在【页面布局】→【打印标题】
2. 光标点进【左端标题列】输入框
3. 在表格里选中要重复的那一列（或几列），比如 A 列
4. 显示 $A:$A，点确定

👉 效果：每一页左侧都带着这几列，左右对照不会错行。

⚠️三个注意点：

1. 打印标题只在当前这个工作簿里生效，新建一个文件要重新设置；
2. 设置之前不要选错行，你要重复的是 "表头行"，不是数据第一行；
3. 设置完一定要 Ctrl+P 看预览，翻到第 2、3 页确认表头是不是真的重复了。

💡附加小技巧：配合【页面布局】→【缩放】→【将所有列打印在一页】或者【将整个工作表打印在一页】，两三个设置叠起来用，基本能做到一张纸一张表，整齐又省纸。

📌本期一句话速记清单（收藏）

1. 方向：竖表纵向，宽表横向
2. 纸张大小必须和打印机实际纸张一致，否则会裁掉或者错位
3. 页边距选【窄】最省纸，加【水平居中】最正式
4. Ctrl+P
    打印预览：份数、范围、页码都在左侧调
5. 只打一部分 → 先框选单元格，再选【打印选定区域】
6. 只打某几页 → 页码框填 2-5 或 1,4,7
7. 多页都有表头 → 页面布局【打印标题】，设顶端标题行和左端标题列
8. 设置完一定看预览，翻到第 2 页确认表头重复了

📌本专栏：每天学习一个 Excel 小技巧从基础格式、函数到数据透视、报表自动化，一步步带你吃透 Excel，适合职场、台账、质检报表使用。👉点个关注不迷路，跟着我每天花十分钟，一年下来就是几百个实用技巧✨💬你有没有出现过 "表头只打在第一页" 的尴尬？评论区聊聊，也欢迎留言你想学的功能。