药品注册申报中，eCTD文档的合规性、完整性直接决定申报效率，甚至影响申报结果。为帮助相关岗位人员规范操作，规避拒收、发补风险，整理了「eCTD文档制作SOP Step by Step 可落地执行版」，严格遵循ICH eCTD规范及NMPA、FDA、EMA等监管要求，覆盖全流程、明确各环节标准，建议收藏备用！ 适用范围：公司所有药品注册申报（IND、NDA、ANDA、补充申请、再注册申请等）相关eCTD文档制作、审核、组装、验证、提交、归档及维护，覆盖注册部、研发部、质量部、IT部等所有相关岗位。
前言 本SOP严格遵循ICH eCTD技术规范（V3.2.2、V4.0）、国家药品监督管理局（NMPA）及各目标市场（FDA、EMA、PMDA）监管要求，以“step by step”方式拆解eCTD文档从前期准备到归档维护的全流程，明确每一步操作标准、责任部门、操作要求及注意事项，确保所有参与人员可按步骤规范操作，保障eCTD文档的完整性、准确性、合规性和可追溯性，降低申报被拒收、发补风险。 第一部分：前期准备（Step 1-Step 4） Step 1：法规与标准确认 责任部门 ：注册部 |完成时限 ：申报启动后3个工作日内明确核心信息：注册部牵头确认本次申报的“目标市场”“申报类型”“药品类别”，形成《eCTD申报核心信息表》。 收集法规依据：按目标市场分类，重点收集ICH eCTD技术规范、NMPA相关公告、FDA/EMA/PMDA申报指南等。 形成法规清单：整理《eCTD申报法规依据清单》，明确适用条款、生效日期及制作要求，归档备查。 法规评审确认：组织多部门召开评审会，明确eCTD版本、模块1内容、格式要求等，形成签字确认的《eCTD法规评审纪要》。 多市场申报特殊操作：梳理各市场法规差异，制定《多目标市场eCTD制作差异表》，避免重复制作。 Step 2：软硬件准备 责任部门 ：IT部 |配合部门 ：注册部 |完成时限 ：法规确认后5个工作日内软件部署：安装调试eCTD生成软件（Extedo/Lorenz等）、辅助工具（XML编辑、PDF转换、验证工具），完成测试并形成《eCTD软件测试报告》。 硬件准备：配备专用电脑、存储服务器等，设置分级访问权限，防止文档泄露、篡改。 存储与传输设置：建立专用存储文件夹，搭建加密传输通道，设置双重备份机制，留存相关记录。 软件操作培训：对相关人员开展实操培训，培训后考核，合格方可参与工作，留存培训及考核记录。 Step 3：资料准备 责任部门 ：各相关部门 |牵头部门 ：注册部 |完成时限 ：软硬件准备完成后10-15个工作日（按复杂度调整）制定资料收集清单：注册部按eCTD模块1-5结构，制定《eCTD文档资料收集清单》，分发至各相关部门。 原始资料起草：各部门按要求起草，确保内容真实可溯源、格式为PDF/A-1、命名规范，注明起草人、版本号等。 部门内部审核：起草人自检后提交部门审核，审核通过后签字确认，填写《eCTD原始资料提交表》。 资料提交与核对：各部门提交资料至注册部，注册部核对完整性、规范性，建立接收台账，不合格资料退回补充。 Step 4：人员准备 责任部门 ：注册部 |配合部门 ：各相关部门 |完成时限 ：资料准备启动同步进行组建专项小组：注册部牵头，组建包含各部门相关人员的专项小组，明确职责、分工及时间表。 专项培训：组织开展eCTD专项培训，覆盖本SOP、法规、格式规范等所有参与人员。 人员考核：培训后进行理论+实操考核，不合格者重新培训考核，直至合格。 岗位资质确认：核对各岗位人员资质，形成《eCTD岗位人员资质确认表》，归档备查。 第二部分：eCTD文档制作核心流程（Step 5-Step 12） Step 5：文档结构化分类 责任部门 ：注册部-组装人 |完成时限 ：所有原始资料审核通过后3个工作日内资料分类梳理：按eCTD模块1-5结构，对资料进行分类，明确对应模块、章节及存储路径。 模块内容核对：对照评审纪要，核对各模块内容完整性，重点确认模块1是否符合目标市场要求。 分类记录：形成《eCTD文档分类清单》，提交注册部审核人初步核对，通过后进入下一步。 Step 6：文档组装 责任部门 ：注册部-组装人 |完成时限 ：分类核对通过后5个工作日内资料导入：将分类后的PDF文件逐一导入eCTD生成软件，核对文件名称、版本号无误。 元数据设置：按目标市场要求，设置每份文件的元数据，确保完整准确。 XML骨架构建：按eCTD规范构建XML骨架，确保符合schema规范、逻辑正确。 超链接与书签设置：为目录、交叉引用等设置有效超链接，为章节设置层级清晰的书签。 模块1专项组装：按目标市场要求完善模块1行政文件，确保与纸质资料（若有）一致。 初步组装检查：组装人自检后，规范命名文档包并备份。 Step 7：注册部初步审核 责任部门 ：注册部-审核人 |完成时限 ：组装完成后2个工作日内审核内容：重点核查文档结构、XML骨架、超链接/书签、文件格式、资料完整性、属性信息6项内容。 审核意见：出具《eCTD文档初步审核意见表》，不合格退回修改，合格提交质量部审核。 Step 8：质量部独立审核 责任部门 ：质量部-审核人 |完成时限 ：初步审核通过后3个工作日内审核依据：按《eCTD文档质量审核checklist》，开展独立审核，不依赖初步审核结果。 核心审核内容：重点关注数据真实性、法规符合性、XML准确性、超链接有效性等。 审核处理：发现问题退回整改，整改后重新审核，通过后出具《eCTD文档质量审核报告》归档。 Step 9：文档验证 责任部门 ：注册部-验证人 |配合部门 ：IT部、质量部 |完成时限 ：质量审核通过后2个工作日内验证工具选择：使用目标市场认可的验证工具，确保版本合规。 全面验证：对文档包进行全项验证，涵盖文件完整性、格式合规性、XML准确性等。 验证结果处理：生成《eCTD文档验证报告》，对错误立即整改、警告评估整改，直至验证通过。 验证报告审核：验证通过后，经质量部审核确认，一并归档。 Step 10：版本控制 责任部门 ：注册部 |完成时限 ：验证通过后1个工作日内，后续版本更新同步执行版本号规则：采用“主版本号.次版本号.修订号”，按修改程度更新对应版本号。 序列号规则：初始提交为“0000”，后续补充修改按顺序递增。 版本更新操作：标注修改信息，保留历史版本，建立《eCTD文档版本控制台账》。 版本更新后要求：重新完成审核、验证，相关记录一并归档。 Step 11：提交准备 责任部门 ：注册部 |配合部门 ：IT部、质量部 |完成时限 ：版本确认后3个工作日内提交材料准备：整理核心材料、辅助材料及目标市场要求的特殊材料，确保无遗漏。 光盘提交准备（若适用）：选择合格光盘，刻录文档包并验证，规范命名、查杀病毒，制作备份光盘。 网络传输提交准备（若适用）：通过指定平台预约，测试传输通道，确认文件符合平台要求。 最终核对：组织专项小组最终核对，通过后由注册部负责人签字确认，方可提交。 Step 12：文档提交与跟踪 责任部门 ：注册部-提交人 |配合部门 ：各相关部门 |完成时限 ：提交准备完成后1-2个工作日内提交，跟踪至审评结束文档提交：按光盘/网络传输方式提交，获取并保存回执，确认提交成功。 进度跟踪：建立《eCTD文档提交跟踪台账》，每周查询申报状态，及时更新。 补正/发补处理：收到通知后制定方案，补充修改资料，完成审核验证后重新提交。 审评意见处理：收到审评意见后，通知相关部门，按意见开展后续工作，记录归档。 第三部分：归档与维护（Step 13-Step 14） Step 13：文档归档 责任部门 ：注册部 |完成时限 ：提交后7个工作日内，审评结束后10个工作日内完善归档归档范围：涵盖原始资料、审核相关、验证相关、版本相关、提交相关及其他所有配套资料。 归档要求：电子归档分类存储、设置权限、定期备份；纸质归档装订规范、标注清晰；建立《eCTD文档归档台账》，质量部抽查确认。 Step 14：文档维护与持续改进 责任部门 ：注册部 |配合部门 ：各相关部门 |执行时限 ：长期执行文档维护：定期检查备份及档案保管情况，规范借阅管理，跟踪法规更新并同步培训、修订SOP。 持续改进：汇总制作过程中的偏差，每半年优化SOP及流程，定期开展培训提升人员能力。 第四部分：责任追溯与考核（Step 15） Step 15：责任追溯与考核 责任追溯：所有操作留存记录，明确各环节责任人，出现问题可追溯并按制度处理。 考核管理：质量部定期检查，将结果纳入绩效考核，奖惩分明。 附则 本SOP由注册部负责解释、修订，修订后需重新培训、审核归档。 若目标市场监管要求、ICH eCTD技术规范更新，本SOP需及时同步修订。 💡 温馨提示：本文为eCTD文档制作全流程标准操作，建议转发给所有相关岗位人员，规范操作、规避风险，助力药品注册申报顺利推进！
夜雨聆风