不花钱,用这个AI工具把工作效率翻倍

上周末跟一个前同事吃饭。他说现在压力很大。部门要求「会用AI提升效率」，但公司不给报AI工具的费用。

每个月ChatGPT Plus 20美金，再加几个工具，小一千块没了。「有没有不花钱的？」他问我。我说有，而且不少。我自己就在用。

回家后我把手机和电脑上的免费AI工具捋了一遍。筛出十个真正好用的。按办公场景分类，零成本，上手就能用。

写文档和邮件：KIMI＋通义千问

日常办公最耗时的，就是写各种文档。以前我一封稍微正式点的邮件要斟酌二十分钟。现在三分钟搞定。

Kimi是另一个免费选择，月之暗面出品。它的长文本能力很强。适合处理长文档。比如读合同、看研报、整理会议纪要。你可以一次性上传几十页PDF让它分析。这也是免费的。

我最常用的场景是：把竞品的产品文档扔给Kimi，让它提取功能差异点。五分钟搞定以前两小时的事。

还有一个细节。Kimi支持联网搜索，而且免费。查行业动态、找参考资料的时候，比手动效率高太多了。这两个工具，一个负责写，一个负责读，日常办公够用了。

通义千问，阿里出品，网页版完全免费。日常写作场景够用。

我的用法是：把关键信息要点扔给它，让它展开成正式邮件、通知或者汇报。

Prompt很简单：「你是我的文字助理。以下是要点，请帮我扩写成一份正式邮件。语气专业但不生硬，控制在200字以内。」出来的东西80分。改改称呼和落款就能发。

前面说了免费的文字和PPT工具。现在说说免费做图工具。豆包，字节跳动的AI绘图工具。每天有免费额度。你可以用它生成PPT配图、公众号封面、小红书封面。

Prompt写中文就行，不用像Midjourney那样写英文咒语。比如「一个职场女性在办公桌前工作，简约插画风格，蓝白色调」。几秒钟出四张图，挑一张最顺眼的。

工作中免不了处理表格和整理信息。这两个免费工具特别好使。DeepSeek，深度求索出品。免费，而且推理能力非常强。

我拿它处理Excel数据。把表格截图发给它，让它找规律、算比例、做分类。它能把散乱的几十行数据，整理成一份清单加三条分析。

以前我手动拉透视表，现在截图一问就搞定。处理速度不是一个量级的。

不过有个注意事项。别把敏感的公司数据直接发给AI。用脱敏数据，或者只在本地处理。再说说知识管理。我的碎片信息收集工具是苹果自带的备忘录结合飞书。

我通勤路上突然想到一个点子，直接对着手机说。它自动转成文字存好。开会时灵光一闪，打开秒录。比打字快多了。

说实话，知识管理不在于工具有多强大，在于你能不能随时随地捕捉灵感。还有一个组合用法。灵感记在，周末整理时扔给DeepSeek深度分析。免费的效率系统就搭起来了。

最后提醒一句。免费工具最大的坑不是功能不够，是你不去用。下载了扔在文件夹里吃灰，等于白费。挑一个今天就用起来，哪怕只生成一封邮件。工具躺在那里是别人的，用起来才是你的。

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关于作者陆同学AI，香港大学研究生，AI 相关的知识分享。个人网站：https://lu-ai-toolkit.pages.dev/