夜雨聆风我见过最浪费时间的一种“AI提效”，是电脑里装了六七个工具：写通知问一个，做PPT换一个，查资料再开一个。会员买了几个，真正忙起来，还是不知道该点谁。
先说结论：普通办公人员没必要把所有AI都装一遍。
你只需要先确定两件事：
选一个通用主力，负责写、改、查、总结和分析； 选一个与你现有办公软件结合紧密的工具，负责把答案落到文档、表格和演示稿里。
如果还要批量整理几十个文件、反复跑同一套流程，再考虑Codex这样的执行型工具。
下面不是模型跑分榜，也不按厂商声量排名。我只回答办公人员真正关心的问题：适合做什么、免费够不够、付费值不值、去哪里使用，以及目前更新到什么状态。
价格和版本核验时间为2026年8月7日。各家套餐会调整，文中的美元价格是官方公开参考价，最终以你所在地区的购买页为准。
一、国内工具：先从能直接用的开始
1. DeepSeek：适合推理、梳理规则和先出结构
适合做什么
把一份制度拆成执行清单，找方案里的逻辑漏洞，根据几段材料先搭通知、汇报或纪要的结构。
现在是什么版本
官方在2026年4月发布DeepSeek-V4 Preview，提供V4-Pro与更快的V4-Flash，支持网页、App和API。消费者不需要先研究参数，直接用官方网页或App即可。
免费够不够
对写通知、改措辞、总结材料和一般分析，免费入口足够开始。只有把DeepSeek接入自己的系统、批量调用时，才需要关心API计费。当前V4-Flash的API公开价为每百万输入Token 0.14美元（未命中缓存）、输出0.28美元。
优点
中文表达自然，复杂要求拆解能力强，免费起步门槛低。
不足
它给你的主要还是“答案”，不会自动替你把内容放进公司的最终模板。姓名、数字、日期和政策口径仍需人工核对。
在哪里用
网页：chat.deepseek.com；
官方下载页：download.deepseek.com/app。
图：DeepSeek官方App下载页实图，截图于2026年8月7日。
2. Kimi：适合长材料、研究和一站式生成
适合做什么
一次读多份材料、整理长报告、做深度研究，也可以直接从首页进入PPT、文档、网站、表格和设计任务。
现在是什么版本
Kimi帮助中心当前把K3列为旗舰模型，K2.6偏快速对话；K3支持超长上下文和原生视觉能力。官方更新采用滚动发布，没有承诺“每月固定一天换模型”。
免费够不够
轻度办公先用免费档。官方会员说明显示，付费计划按年付折算从15美元/月起，不同地区、币种和活动价格可能不同。不要因为偶尔要做一次PPT就立刻买年费，先看免费额度是否真的卡住你的高频工作。
优点
长材料处理和任务入口集中，适合不想在多个页面之间来回切换的人。
不足
生成的PPT、网页或表格仍需要检查结构和公司格式；任务越长，越要在提示词里写清最终交付物。
在哪里用
网页与下载入口：kimi.com。
图：Kimi官方产品首页实图，页面直接提供PPT、深度研究、文档、网站和表格入口。
3. 豆包：适合日常问答、语音和多媒体任务
适合做什么
快速改写一段话、用语音讨论思路、生成图片或处理日常材料。对于不想研究模型、只想马上开始的人，操作门槛较低。
现在是什么版本
火山引擎当前公开的是豆包Seed 2.0系列，包含Pro、Lite、Mini和Code等方向；消费者App具体调用哪个版本，以页面实际显示为准，不必把API型号和App体验混为一谈。
免费够不够
消费者App可以免费开始。企业把模型接入系统时按API单独计费，而且不同型号价格不同。普通行政、文员先不用购买API。
优点
中文交互顺手，语音和多媒体入口丰富，适合高频、零碎的办公问题。
不足
面对制度、合同、财务和内部敏感材料，不能因为回答流畅就跳过事实核验与脱敏。
在哪里用
网页和客户端入口：doubao.com。
4. WPS AI：适合已经长期使用WPS的人
适合做什么
在文字、表格、演示和PDF里直接润色、总结、生成初稿。它最大的价值不是“模型一定最强”，而是少一次复制、粘贴和重新排版。
现在是什么版本
WPS AI是办公能力层，不是只让用户追一个模型名。客户端大致按月更新，AI功能滚动上线；使用者更应该关注自己当前版本里能否直接处理文档、表格和PPT。
免费够不够
WPS 365有免费体验和基础AI能力。官方2026年价格说明中，企业协作版公开价为199元/用户/年；个人会员与AI权益并不完全等同，购买前要在当前套餐页确认“包含哪些AI次数和功能”。
优点
最贴近国内常见办公文件，学习成本低，生成后继续编辑方便。
不足
复杂Excel逻辑、批量跨文件处理和严格模板任务，仍可能需要手工调整或额外自动化工具。
在哪里用
官网与下载：wps.cn；WPS 365价格页：docs.wps.cn/price。
二、国外工具：不是更贵就一定更适合
5. ChatGPT：适合想选一个全能主力的人
适合做什么
写作、分析文件、联网研究、做图、处理多轮项目。只想先选一个通用助手，又能在官方支持地区正常使用，ChatGPT是覆盖面较广的选择。
现在是什么版本和价格
当前ChatGPT套餐围绕GPT-5.4提供不同额度。Free可以直接开始；美国公开参考价中，Go为8美元/月、Plus为20美元/月、Pro为200美元/月。不同地区可见套餐和价格可能不同。
免费够不够
偶尔写通知、总结短材料、问表格公式，Free够用。只有当文件分析、深度研究或长任务经常碰到额度，才考虑Plus。普通办公人员通常没有必要一上来买Pro。
优点
功能覆盖广，Chat适合快速问答，Work适合较长的多步骤交付，项目和文件能力比较完整。
不足
功能多也意味着选择多。一个简单改写任务不用强行开复杂模式；地区可用性和组织数据规则也要先确认。
在哪里用
网页：chatgpt.com；套餐：openai.com/business/pricing。
6. Claude：适合长文写作、分析和保持语气
适合做什么
把一堆材料整理成结构清楚的长文，反复修改报告，保留比较自然的语气，或者分析篇幅较长的文件。
现在是什么版本和价格
Claude当前模型线包括Fable 5、Opus 5、Sonnet 5和Haiku 4.5。个人版Free为0美元；Pro为20美元/月或200美元/年；Max按额度分为100和200美元/月。
免费够不够
轻度写作和分析先用Free。经常处理长材料、需要更高额度时再上Pro；大多数办公人员不需要Max。
优点
长文结构和语气控制稳定，适合政策说明、报告和复杂材料梳理。
不足
官方可用国家和地区有限；生成Office文件时，不如原生办公套件直接。
在哪里用
网页：claude.ai；客户端下载：claude.com/download。
7. Gemini：适合已经在Google生态里工作的人
适合做什么
与Gmail、Docs、Sheets、Slides配合，处理长上下文材料，或者在Google Workspace环境里协作。
现在是什么版本和价格
Gemini应用当前提供Gemini 3系列能力，API侧已发布3.6 Flash等新型号。Google One美国公开参考价中，AI Plus为9.99美元/月，AI Pro为19.99美元/月；免费版可直接使用，但上下文和高级功能额度较低。
免费够不够
日常问答和少量文件任务可以先用免费版。只有当你本来就在Google Workspace中工作、需要更长上下文或更深的套件整合，付费价值才明显。
优点
与Google文档和邮箱生态结合紧，长材料能力强。
不足
功能和套餐在不同国家、地区并不一致。中国大陆用户应先核对官方支持范围，不建议为了一个工具改变整个办公环境。
在哪里用
网页：gemini.google.com；套餐：one.google.com/about/plans。
8. Microsoft 365 Copilot：适合公司本来就在用Office的人
适合做什么
在Word、Excel、PowerPoint、Outlook和Teams里直接工作。它更像Office中的AI层，而不是另开一个聊天网页。
现在是什么版本和价格
Copilot Chat可随符合条件的工作账号使用，不另收Copilot Chat费用；完整的Microsoft 365 Copilot需要符合条件的Microsoft 365基础许可和付费附加项。美国公开价中，Copilot Business附加项为21美元/用户/月（年付），包含Microsoft 365 Business Premium与Copilot的组合套餐约从32美元/用户/月起。地区、促销和已有许可都会影响最终价格。
免费够不够
先看公司账号是否已有Copilot Chat。个人偶尔改文字，没有必要自己承担企业套件费用；公司已经统一使用Microsoft 365、又需要在Word和Excel里直接调用时，才更值得买。
优点
Office原生整合和企业权限管理是核心优势。
不足
许可关系复杂，成本取决于现有订阅；它也不是一个固定模型，后台会滚动接入新的GPT和其他模型能力。
在哪里用
网页：m365.cloud.microsoft；官方价格页：Microsoft 365 Copilot pricing。
三、到底怎么买：先按这三档选
0元档：多数轻度办公先从这里开始
在DeepSeek、Kimi、豆包、ChatGPT、Claude或Gemini里选一个主力，不要每天来回换。
如果你本来用WPS，就配WPS的免费或体验能力；公司本来有Microsoft 365，就先确认工作账号是否已有Copilot Chat。
写通知、改措辞、总结短材料、列提纲、查公式，免费档通常足够。免费不够的信号不是“别人都在买”，而是同一项真实工作一周多次因为额度或功能限制无法完成。
百元级月费：只为一个高频瓶颈付钱
经常处理长文件、做深度研究或高频多轮修改，可以在ChatGPT Plus、Claude Pro、Gemini AI Pro或Kimi会员中选一个。
不要同时买四个。先按一个月真实任务记录：哪个工具替你省下的时间最多，再续哪个。
企业套件：让公司按现有生态采购
公司使用WPS，就评估WPS 365；使用Microsoft 365，就评估Copilot；使用Google Workspace，就评估Gemini。企业版买的不只是模型，还包括权限、账号、数据边界和协作管理。
四、最后重点说Codex：它不是另一个聊天机器人
如果你只是想把“请各部门周五前交材料”改得更礼貌，Codex不是第一选择。ChatGPT、DeepSeek或WPS AI已经够了。
Codex真正有价值的场景，是让AI在你授权的文件夹中检查文件、生成新文件、运行工具并留下可复核的修改结果。
例如：
批量检查30份Excel是否缺列、重名或日期格式混乱； 把20个会议记录整理成统一命名和目录； 从CSV生成汇总、图表和说明； 每周重复执行同一套数据清洗流程； 先检查原文件，再生成一份不覆盖原件的清洗副本。
这类任务，用聊天工具反复复制粘贴很累，用Codex才像“把工作交出去”。
图：OpenAI官方ChatGPT桌面应用页面实图。页面下方展示Codex项目列表、文件标签、模型选择和修改结果。
Codex在哪里下载
最容易上手的是ChatGPT桌面应用：
Windows：在官方桌面应用页点击“Download for Windows”； macOS：同一页面选择macOS版本； 命令行：使用Codex CLI； VS Code等编辑器：使用Codex IDE扩展； 远程任务：可以使用Codex Web或Cloud入口。
普通办公人员先从桌面应用开始，不必一上来学命令行。
Codex页面怎么看
当前桌面应用把ChatGPT和Codex放在同一个工作空间里。左侧是项目和任务，中间是对话与执行过程，右侧或文件标签区可以查看文档、表格、演示稿和修改结果。开始任务时，可以打开一个文件夹，写清要得到什么，再让它检查、修改和生成文件。
你会看到权限模式和模型选择。权限不要一律开到最高；只检查资料时先用只读或“修改前询问”，确认范围后再允许写入。
Sol、Terra、Luna怎么选
Codex当前主模型可以这样理解：
GPT-5.6 Sol：能力最强，适合复杂、困难、需要深度推理的任务，消耗也更高； GPT-5.6 Terra：质量、速度和成本更平衡，适合多数日常文件与自动化任务； GPT-5.6 Luna：更快、更省，适合简单、高频、批量的重复工作。
办公人员的默认选择建议是Terra。任务很简单时换Luna；复杂报表、跨文件逻辑或多步骤交付失败后，再换Sol。不要把“最贵模型”当成默认按钮。
Codex多少钱
Codex目前包含在ChatGPT各档计划中，Free和Go也能使用，但额度随套餐不同。先使用套餐内额度；用完以后，部分计划可以购买积分继续。
OpenAI当前积分说明里，一次Sol任务常见消耗约5—40积分，实际取决于任务长度和复杂度。官方给出的每位开发者月均用量参考约100—200美元，那是重度开发场景，不应被当成普通办公人员的起步预算。
对行政、文员和综合管理岗位，我的建议很简单：
先用Free完成一两个真实文件任务； 每周都要批量处理文件、且经常碰到额度，再考虑Plus； 不要为了偶尔一次整理表格直接买Pro或大量积分。
第一次使用Codex，照这6步做
第1步：复制一份测试文件夹
不要拿唯一原件练手。先把文件复制到一个新文件夹，删除不必要的姓名、手机号、身份证号、报价和其他敏感信息。
第2步：在桌面应用中打开这个文件夹
选择Codex，新建任务，打开刚才的测试文件夹。
第3步：把目标、输入、输出和禁区写清楚
不要只说“帮我整理一下”。可以直接复制下面这段：
请检查当前文件夹中的报销表Excel和CSV。目标：找出重复记录、空白必填项、异常日期和金额格式。第一步只输出检查报告，不修改任何原文件；报告中写明文件名、问题位置、问题数量和处理建议。我确认后，再生成“报销表_清洗后.xlsx”。不得覆盖、重命名或删除原文件。生成后请核对：总行数、金额合计、去重数量，并随机展示5条修改前后对照。
第4步：先让它只检查，不要马上修改
先看Codex理解的文件范围、规则和风险是否正确。发现它把“同名”误认为“重复人员”，这时改规则比做完再返工便宜得多。
第5步：确认后生成新文件
要求结果写入新文件，保留原件。查看它生成或修改了哪些文件，不要只读最后一句“已完成”。
第6步：做三类复核
核对总行数和合计数，随机抽查5条，再打开最终文件检查格式。涉及工资、合同、客户、财务和人事数据时，必须由负责人最终确认。
五、我会怎么给普通办公人员配工具
如果你主要写通知、汇报和方案：先用DeepSeek、Kimi、豆包或ChatGPT中的一个，再配WPS AI。
如果你长期处理长材料和报告：优先试Kimi或Claude；本来在Google生态里，再考虑Gemini。
如果公司全套使用Microsoft 365：先检查Copilot Chat是否已经包含，再决定是否采购完整Copilot。
如果你每周都在重复整理Excel、CSV和一堆文件：保留一个通用助手，同时把Codex作为执行器。
真正有效的AI组合，不是工具越多越好，而是每个工具都有固定岗位：谁负责想，谁负责落地，谁负责批量执行。
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建议作为额外专题加入排期，不与日常主文在24小时内叠发。 建议发布时间：2026年8月10日10:58。 文末关键词：工具。 封面和正文仅使用官方产品页面实图，不使用AI生成图。 发布2小时、24小时和72小时分别记录阅读来源、分享、收藏和新增关注。 这篇优先测试“工具选型＋价格透明＋Codex教程”能否带来搜索、收藏和关注，不用单日阅读量直接判成败。
官方资料来源
DeepSeek：V4 Preview发布说明、API价格、更新记录。 Kimi：产品概览、Agent演进、K3价格说明。 豆包：火山引擎豆包产品页、Seed 2.0发布说明。 WPS：WPS 365价格页、WPS AI套餐说明。 ChatGPT与Codex：ChatGPT价格、Codex套餐说明、Codex积分说明、Codex模型。 Claude：个人套餐、模型概览、更新记录。 Gemini：Google One套餐、Gemini应用模型与额度、API模型。 Microsoft 365 Copilot：价格页、应用说明、更新记录。