夜雨聆风前阵子，单位安排我准备一份面向全体同事的专题培训课件。本以为找点资料、套个模板、把PPT做漂亮就能交差，结果连着被退回三次。索性推倒重来，用"三个AI＋一套脚本"重做了一遍——效率是上去了，但一路踩下来的坑，也够我记很久。
这篇把整个过程复盘出来，重点讲两件事：AI做PPT到底怎么分工才靠谱，以及我在技术上实打实踩过的那些坑。做机关材料的、想用AI提效的朋友，也许能少走点弯路。
一、先说分工：三个AI，各管一段
一句话原则：让AI干它擅长的，把"不能错"的牢牢攥在自己手里。
- 收集资料：交给 DeepSeek。把政策口径、官方通报、案例素材按维度打包整理，每一条都标好来源。
- 搭结构、写讲稿：交给 Claude。出大纲、出逐页要点、出能照着念的讲稿。
- 组装排版：交给 Codex。把定稿写成脚本，批量生成能直接放映的成品。
但有一条铁律我全程没松过：凡是事实、原文、条款，一律"照抄勿改"，AI只做组装排版，绝不让它替我编内容、补细节。 提效可以，底线不能破——涉及事实和原文的地方，人必须盯死。
二、内容上的三个坑：被退回三次逼出来的
这三个坑，有经验的同行一眼能看穿，可我第一次做时全中。
第一次，开场就偏了。 我一上来就写"别人是怎么出问题的"，被指出严重脱离本单位职责——不属于自己分内该讲的内容，硬去讲，反而显得外行、站不住脚。
第二次，栽在"太具体"上。 这里藏着一个很隐蔽的AI毛病：你只给它新闻里的只言片语，它会自作主张把过程、手法、时间全"脑补"完整，编得有模有样。我一度照着用了，被一句话点醒——没有官方定论的，一个字都不能写；宁可留白，不可臆测。
第三次，太敷衍。 我做的是纯陈述式，一条条念条款、摆数据。领导的意思很直白：得让人愿意听、听得进去。AI最擅长罗列，可"讲给人听"这件事，终究得人自己把关。
三、技术上的坑，才是真正的大头
这部分我重点写。内容坑，有经验的人大都能绕开；技术坑，只有真把脚本跑起来才会撞上——下面每一条，我都实打实交过学费。
坑1｜成品还开着，脚本一保存就报错，副本越存越多。 脚本写好、开始生成，输出文件却正被 PowerPoint 占用，保存直接失败。更糟的是我当时用"另存为副本"硬绕，于是文件夹里冒出"定稿""定稿2""定稿3"……最后自己都分不清哪个最新。教训：生成前先关掉打开着的成品，版本只留一个主文件名。
坑2｜删页删出"孤儿"，文件直接打不开。 改版要删几页，起初我只把页从列表里去掉，结果生成的文件损坏、打不开。查过才知道：删页还得把页面背后的"关系"一并删干净，否则会留下"孤儿引用"，整个文件就废了。这种底层细节，脚本没写对，表面看不出来，一打开就崩。
坑3｜中文字体死活设不上。 脚本里明明设了字体，英文正常，中文却还是默认样式。折腾半天才想明白：这类库默认只改西文字体，中文得单独写"东亚字体"属性，否则等于白设。中文排版的坑，工具默认不替你操心，只能自己补。
坑4｜文字溢出没人管。 内容一多，文本框就撑爆、叠在一起，放映出来惨不忍睹。后来我干脆写了个版式检查脚本，按"全角字符宽度×字号×行距"估算每个框需要的高度，把可能溢出的框全揪出来，逐个回炉。AI生成的东西，版面别只信"没报错"，得主动验一遍。
坑5｜一重排，页码全乱。 调了讲课结构、把页面打乱重排，页码立刻对不上。最后只能手工维护一张"旧页码→新页码"的映射表，一页页改回来，极容易出错。结论：内容顺序没最终定死之前，别急着排页码。
坑6｜讲稿和PPT不同步。 课件一改版，配套讲稿也得跟着改；页数、序号、案例顺序但凡对不上，讲课现场就是事故。教训：PPT和讲稿要么同源生成，要么每次改版后逐页对照抽检。
坑7｜多轮生成，冒出重复页。 来回改几轮后我发现，有些内容被重复塞了进来，同一个主题在不同位置出现两三次。合并时得专门去重，删掉重复页和重复段落。AI多轮迭代容易"记重"，合并前务必过一遍去重。
四、把坑反过来，就是一套能复用的流程
- 分工明确：收集资料 / 结构讲稿 / 组装排版，三段分开，各用其长。
- 铁律一条：事实、原文、条款"照抄勿改"，AI只组装、不编内容。
- 先关成品再生成，杜绝"定稿2、定稿3"式的副本爆炸。
- 删页、重排、换字体这类操作，脚本跑完立刻打开成品验一遍。
- 内容定稿后再排版，跳出"改内容→重排→页码乱"的死循环。
- 每次改版后，PPT和讲稿逐页对照抽检。
写在最后
被退回三次，当时挺挫败，回头看反倒是好事——每一次退回，都在把我从"自说自话"往"讲给人听"上掰。
AI能帮你把活儿干得更快，但真正决定一份材料好不好的，始终是两件事：人有没有站在听众的角度想问题，以及人在事实和分寸上有没有盯死。
如果你也在搭自己的AI工作流，欢迎交流。