批量出文档你还在手工复制粘贴?

邮件合并不是什么高级技巧，它是一个被严重低估的省时功能

配置一次，之后换名单就能复用

第一个前提：它解决的是「一份模板 × N 条数据」。主文档是 Word 里的模板，数据源是 Excel 里的名单，合并后得到 N 份成品。邀请函、合同、证书、工资条、快递面单、标签，全是同一个模型。

第二个前提：三件事不能错。数据源首行必须是字段名，且不能有合并单元格、不能有空行；文档里插入的必须是域而不是普通文字；每条记录之间要用「下一记录」分隔。这三条任意一条错，结果就是所有文档长得一模一样，或者只能生成一条。

第三个前提：入口就在「邮件」选项卡里，不需要插件，也不需要写 VBA。整个流程只有三步：选择收件人、插入合并域、完成并合并。

准备数据源

Excel 第一行写字段名（姓名、公司、称谓、金额），第二行开始写数据。不要有合并单元格、不要留空行——空行会被当成一条空记录，后面所有条件判断都会跟着错位。

写模板并插入域

在 Word 里把固定内容写完，把需要变的地方空出来，然后依次点：邮件 → 开始邮件合并 → 选择收件人 → 使用现有列表，指向刚才那份 Excel。接着把光标放进空位，点「插入合并域」。

插入成功后，屏幕上显示的是域，长这样：

按 Alt+F9 可以在「域代码」和「域结果」两种显示之间切换。这一步最容易卡住：域必须通过「插入合并域」按钮插进来，手动敲一对大括号再写 MERGE 姓名 只是普通文字，合并时不会被替换。

预览与生成

邮件 → 预览结果，用左右箭头逐条检查。确认无误后，完成并合并 → 编辑单个文档 → 全部，Word 会生成一份新文档，每条记录一页。

同一批名单里，大客户和小客户的措辞不该一样。这时用「规则」做条件判断，规则本身也是一段域：

入口在 邮件 → 规则 → 如果…那么…否则，也可以直接改域代码。实际用法大致三类：按客户等级换称呼、按地区插不同联系方式、某字段为空时整段隐藏。

这里有一个很隐蔽的坑：比较是按字段类型来的。如果 Excel 里的金额是文本格式（单元格内容默认左对齐），那么 "10000" > "9000" 会走字符串比较，结果判定为「不成立」。做条件判断前，先把参与比较的字段统一成数字。

默认每条记录独占一页。要做标签、工资条这种「一页多份」的版式，靠的是「下一记录」规则：

{ NEXT } 的作用是「跳到下一条记录，但仍留在当前文档里继续排」。把这样一组排版内容复制到铺满一页，就能得到一页四条、一页八条的效果。做工资条时再给每块加上表格边框，注意让块高对齐页面的分页位置。

批量发邮件：完成并合并 → 发送电子邮件，填好主题行，选择「全部」或按条件筛选记录，Word 会调用已登录的 Outlook 逐条发出。前提是 Outlook 已经配置好账户；另外这个动作会被邮件服务商视为群发，量大的时候要控制节奏。

导出 PDF：合并到新文档之后直接另存为 PDF，一次拿到整份合订本。如果要求一条记录一个文件，用「合并到打印机」配合系统的 PDF 虚拟打印机，逐个指定输出文件名——Word 不能按记录内容自动命名文件，这是邮件合并一直以来的限制，需要自动命名的场景只能靠脚本。

邮件合并最值得的地方在于它是一次投入、长期复用：模板里的域布好之后，以后每换一批名单，只要替换 Excel、重跑一遍「完成并合并」，之前所有排版与条件逻辑都不用动。建议先拿一份最简单的邀请函走通完整闭环，把「源表要干净、域要用按钮插入、记录之间要有下一记录」这三条记牢，剩下的功能都是在这个骨架上加东西。

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