AI到底如何用到工作中,3个方法,5个步骤,3个避坑建议

你好，我是圆乐，自由之路同行者，专注职场与个人提升。

刚才，圆乐给一个朋友公司做了一个分享，主题就是AI在场景中的工具化应用思维。

朋友问：“圆乐，你总说要用AI、用工具，可工具那么多，学都学不过来，即便学用几次又忘了，感觉没什么用！”

说实话，问题挺有代表性。

一般应用路径往往是：看到一个厉害的软件，兴奋地找来教程，花几天时间埋头苦学，终于会用了，然后……好像就结束了。工具还是那个工具，你只是从“不会用”变成了“会用”而已。

可惜，这条路可能从一开始就有点偏了。

也许，我们可以换一种思路，学习本身不是目的，产出才是目的。

学任何东西，脑子里都得想着“这个东西能变成什么工具或产品”，最终目标是创造价值。

思维得转过来：从被动的学习者，变成主动的生产者。你不是工具的终点用户，你是下一个工具的创造者。

01 三个马上能上手的方法

道理听起来可能有点抽象，具体怎么做呢？分享三个可直接上手的方法：

第一，先好后省。

别一上来就想着省钱，先用好的、靠谱的工具把业务流程跑通，证明这事可行，然后再考虑怎么降本。

好比研发部门做demo，先用优质的物料把功能做出来、跑通了，后续再找平替方案降本。

又比如AI处理长文本和文献，可以试试 notebook LM，它可能比一些通用工具更适合这类任务。

第二，内容转化为工具。

我们学的不是工具怎么用，而是怎么把学会的内容变成一个可以交付的工具。

学着如何写提示词，那就直接让AI先给你造出一系列可以生成专业提示词的提示词。

再比如，那些枯燥的法规、业务知识，能不能转化成互动式的问答工具？

让用户一边互动一边掌握法规，还能获得个性化建议。

第三，工具自动化工作流。

把重复、机械的活儿交给工具串联起来自动完成。

比如进出口企业，报关是个典型场景：

把报关单（PDF格式）信息整理成Excel，用RPA机器人自动去填报网页，省时省力。

海外获客也一样，用工具自动抓取海外参展商信息，跟自家产品做匹配，最后自动发送开发邮件。

海外顾客收到邮件后，对你是没有了解的，为了不受骗，一般会去查网站，所以出海的企业应该有网页。

现在建个工具型网页成本很低，操作也简单，比如阿里的妙悟就能快速搭建网页。

关键是你有没有“把工作流产品化”这个意识。

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五步，从想到干

理念懂了，方法也有了，落到自己手头的工作上，怎么开始呢？可以试试下面这五个步骤。

第一步，明确业务场景。

先别想太远，就在你手头的工作里找，哪些任务是重复性高、每次都要花不少时间做的？

比如每周的数据整理、固定的报告撰写、重复的客户信息录入。

第二步，梳理流程。

把这个任务从头到尾的完整流程写出来。

每一步做什么，输入是什么，输出是什么，越详细越好。

自己先理清楚，这是后面所有动作的基础。

第三步，找到工具。

根据梳理好的流程，去找一个能处理这个任务的好工具。

记住“先好后省”，优先选能完美跑通流程的，别在工具上卡住。

第四步，转化工具。

这是最关键的一步。

把选好的工具和你梳理的流程“封装”起来，变成一个可以直接交付的东西。比如：

做成一个提示词模板；
写成一个SOP操作文档；
开发成一个简单的网站或小程序；
封装成一个脚本或插件。

第五步，共享迭代。

把你做好的工具分享给团队里需要的人用。

收集他们的使用反馈，哪里不好用、哪里可以优化，然后持续改进。

一个好工具是迭代出来的，不是一蹴而就的。

03 几个容易踩的坑

实践过程中，有几个坑，咱们尽量避开。

Excel/表格处理：

目前这是大多数AI工具的通用难点。

如果工具处理表格费劲，可以换个思路：让AI工具生成文本内容，然后再用Excel或其他工具进行汇总和格式化。

别死磕一个工具：

如果一个工具试了几次都不work，别硬撑。

换一个工具往往比死磕更高效。

条条大路通罗马。

准备备选方案：

如果你觉得某个工具不好用，可以试试飞书多维表格的自动化能力，或者……直接找人协助开发定制化工具。

路，总比困难多。

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你的工作，可以变成什么工具？

理论联系实际，总结上述一些可以直接参考的场景，你可以看看有没有启发。

场景	你可以产出的工具
文献筛选	专项提示词模板（供notebook LM等使用）
法规学习	互动式法规解读工具（问答、测试、建议）
报关	RPA自动化填报脚本
海外获客	参展商信息抓取 + 邮件自动化发送工具
项目评估	标准化的项目评估提示词模板

说到底，“工具创造工具”不仅仅是一种方法，更是一种思维转换。

它要求我们从消费学习（学完即止），转向生产学习（学为所用，用则产出）。

所以，不妨结合自身工作场景想一想：你目前手头有哪些重复性高、可以“工具化”的工作？

如果把它变成一个工具或提示词模板，预计每周能给你节省多少时间？

最近，学习过的某条法规或某个业务知识点，有没有可能把它转化成一个可交付的工具？

哪怕只是一个帮你快速应用的提示词模板。

如果让你现在就选择1个业务场景来实践，你会选哪个？

不妨用上面的“五步法”简单规划一下。

毕竟，我们学习的终点，不应只是“我学会了”，而应该是“我创造了一个新东西，它能持续产生价值”。

以上内容，为个人浅见，不一定对，仅供参考。

PS：以上内容根据录音整理，由AI辅助整理和排版！