做统计的人都有过这种经历,眼睛盯着密密麻麻的数字,看久了就开始眼花。明明是对着同一行数据,眼睛一飘就跳到上一行或下一行去了。你核对三遍,还是拿不准哪个数字对应哪个项目。这种时候真想摔鼠标。
一行一行的数据堆在一起,看错行是常有的事。尤其是数据量大的表格,几十行上百行,白底黑字密密麻麻。你的视线从左往右扫,扫到一半就不知道自己在哪行了。这个月销量是500还是600?是张三负责的还是李四负责的?你只能用手指着一行一行对过去,慢得要命。
有人习惯手动给表格隔行填色。选中一行,点个浅蓝色填充,再选中下一行,再点一次。几百行的表格,光填色就得花半小时。更别提你填到一半鼠标点歪了,颜色填错了行,还得撤销重来。填完以后表格变大了,发出去别人打开还要加载半天。
Excel里有个套用表格格式的功能,能直接解决这个问题。你不需要手动填色,也不用写公式。选中你的数据区域,在开始选项卡里找到“套用表格格式”,随便点一个深浅交替的样式,一秒就搞定隔行填色。而且颜色是自动匹配的,你看第一行是白色,第二行就是浅灰,第三行又是白色。眼睛顺着颜色走,不会串行。
这个功能不只是好看。它还能自动给你表格加上筛选箭头,你点一下就能按某个条件筛选数据。比如你想看某个人的销售记录,点一下名字列的下拉箭头勾选就行。不用再自己去加筛选。表格底部还会自动出现求和行,你也能换成平均数或计数。
用过这个功能以后,我再也不手动填色了。以前做月报统计,光格式调整就要二十分钟。现在选中数据,一键套用,再调一下列宽就完事。数据核对也不费劲了,颜色帮你划清了每一行的边界,你的视线会自然跟着颜色走。看错行的情况基本没了。
你可能会担心,套用表格格式以后表格变“死”了,不能再编辑。不会的。它只是套了个样式,你照样可以修改数据、增加行、删除行,颜色会自动跟着新数据走。你插入一行新的,它会自动给你配上合适的颜色。手动填色做不到这种动态调整。
统计工作本身已经很烦人,不要在格式上再折磨自己。打开你的Excel,试一下这个功能。你会发现做统计也可以不眼花。数据对完、颜色调好,表格发出去别人看着也舒服。一举两得的事情,何必跟自己过不去呢?
夜雨聆风