上个月，一个客户跟我吐槽。

他说自己学聪明了。

以前遇到复杂的 Excel 公式，都是百度搜、问同事、自己试半天。

现在直接问 ChatGPT。

“把公式复制进去，让它帮我改，多方便。”

他当时特别得意。

直到有一天，他把 AI 写的公式用在了工资表里。

那个公式长这样：

=IF(AND(D2>0,E2=”全职”),D2*F2,IF(AND(D2>0,E2=”兼职”),D2*G2,0))

看着没毛病对吧？

AI 还贴心地加了注释，告诉他”全职按 F 列算，兼职按 G 列算”。

他开心地拉下去，500 多行数据，一秒钟算完。

结果发工资那天，三个员工找上门来。

“我这个月加了 8 天班，怎么加班费一分没有？”

他打开表格一看，傻了。

AI 写的公式里，根本没有加班费的计算逻辑。

因为他提问的时候，忘了告诉 AI”我们公司还有加班 1.5 倍这个规则”。

500 多行数据，全算错了。

他连夜改表，重新算，折腾到凌晨三点。

第二天顶着黑眼圈跟我说：

“我以为 AI 能帮我搞定一切，结果差点把公司搞崩了。”

一、AI 到底能帮我们做什么？

说实话，我一点都不排斥 AI。

我自己也用。

写公式、做 VBA、写 Python 脚本，ChatGPT 确实能省不少时间。

但问题是——

你得知道它什么时候靠谱，什么时候不靠谱。

我总结了 AI 在 Excel 这件事上的”三能三不能”，你可以感受一下。

AI 能做的：

• 写单一公式：比如”帮我写个 VLOOKUP，根据 A 列的值去另一个表找 B 列”，这种指令清晰、逻辑单一的事情，AI 完成得又快又好。

• 解释复杂公式：别人发给你一个巨长的公式，你看不懂，扔给 AI，它能给你拆解清楚每部分在干嘛。

• 提供思路方向：你说”我想实现自动汇总”，AI 能给你列出好几种方案，帮你打开思路。

AI 做不了的：

• 理解你的真实业务：AI 不知道你的公司是单休还是双休，不知道你的提成是按回款算还是按签单算，不知道你的考勤分几种类型。你漏说一个条件，它就漏算一片数据。

• 处理混乱的数据源：你的表里有合并单元格、有空行、有文字和数字混在一起的数据。AI 看不到这些，它默认你的数据是干净的。但现实中的 Excel，哪张是干净的？

• 做长期可维护的系统：AI 能给你一段代码、一个公式，但它不会考虑”三个月后换了新人，这个表还能不能用”。你需要的不是一段代码，是一个能长期跑起来的系统。

二、那个差点被 AI 搞崩的客户，后来怎么样了？

就是开头说的那个客户。

工资表翻车之后，他找我聊了一次。

他说：”我不是不想用 AI，但我真的不知道它哪里会出错。”

我帮他重新梳理了薪资逻辑。

不复杂，就是搞清楚几件事：

• 员工分几种类型？（全职、兼职、实习）

• 全职怎么算？（底薪 + 绩效 + 加班 1.5 倍 + 全勤奖）

• 兼职怎么算？（时薪×工时，节假日 3 倍）

• 考勤数据从哪里来？（店长每天填一张表）

• 出错了怎么办？（能不能快速定位是哪个人的哪条数据错了）

把这些理清楚之后，我给他设计了一套表格。

店长每天填工时，系统自动算工资，自动汇总各门店人力成本。

AI 在这个过程里帮了什么？

我让 AI 帮我写了几段 VBA 代码，用来做数据校验和自动备份。

仅此而已。

核心的逻辑、结构、交互方式，还是我根据他的业务来设计的。

他现在怎么说？

“以前我总想让 AI 替我干活，现在我想明白了——AI 是替我干活的工具，不是替我动脑子的人。”

这套表花了 1500 块。

但第一个月，人事少加了 5 天班，店长再也不用追着问工资怎么算，员工投诉归零。

值不值？

他说：”这 1500 块，比我雇一个人便宜多了。”

三、还有一个案例，正好相反

另一个客户，做电商的。

他特别聪明，自己用 AI 写了一堆公式，把销售数据、广告数据、退货数据串了起来。

看着挺像那么回事。

但他来找我的时候说：”这表跑了一个月，数据越来越慢，而且每次刷新都要等十分钟。”

我打开一看，发现问题了。

AI 给他写的公式里，全是整列引用。

比如 A:A 这种。

数据量小的时候没事，数据量一大，Excel 就卡死了。

而且他的表里，公式套公式，套了五六层。

改一个地方，全表都要重新算一遍。

这就是 AI 的问题——

它能给你一个”能用”的东西，但不保证”好用”。

我帮他重新设计了数据结构，把公式改成只引用有效数据区域，加了数据透视表做汇总，又用 Power Query 做了自动化清洗。

现在他每天打开表，点一下刷新，10 秒钟出结果。

前后对比，效率提升了多少？

他之前每天花 2 小时在这个表上。

现在每天花 2 分钟。

两个月省下来的时间，够他多做一个店铺了。

四、所以，到底该怎么用 AI？

我现在的做法是：

AI 用来提速，人工用来兜底。

具体来说，就是这三点：

第一，用 AI 解决”点状问题”。

比如”这个日期格式怎么统一”、”帮我写个提取手机号的公式”、”这个数据透视表怎么做”。

这些问题，指令清晰，边界明确，AI 基本不会出错。

第二，用人工解决”系统问题”。

比如”我们公司三个部门的考勤规则都不一样，怎么统一成一个表”、”销售提成分阶梯、分产品、分渠道，怎么自动算”、”老板想看的数据太多，怎么给他一个看板就够了”。

这些问题，需要梳理业务逻辑，需要设计数据结构，需要考虑未来维护。

AI 干不了这个。

第三，用 AI 做”测试员”。

我经常干一件事：把写好的公式，反过来问 AI”这个公式有没有漏洞”、”什么情况下会出错”。

让它帮我找茬。

有时候它真能找到我没考虑到的情况。

这就像——

AI 是你的实习生，不是你的老板。

它能帮你跑腿、查资料、写初稿。

但最后的决定，还是得你来。

五、最后想跟你说几句话

我知道，现在 AI 很火。

很多人觉得，有了 AI，什么都能自己搞定了。

但我的经验是——

工具越强大，用工具的人就越重要。

AI 不会知道你的业务里有哪些坑。

不会知道你的团队里谁填表总爱出错。

不会知道你的老板喜欢看什么样的图表。

这些，只有你自己知道。

所以我的建议是：

用 AI 解决那些”小麻烦”。

把”大问题”交给专业的人。

如果你现在被表格折磨得够呛——

不知道公式怎么写，不知道数据结构怎么设计，不知道怎么看板才能让老板满意。

那你可以找我聊一聊。

我不会一上来就跟你说 AI 多牛逼。

我会先问你的业务是怎么回事，你的数据从哪里来，你最想解决什么。

然后告诉你，哪些 AI 能帮你搞定，哪些需要人工设计。

微信/电话：17880967846

（加的时候备注”AI 效率”）

最后送你一句话：

AI 不会让你失业。

但会用 AI 的人，可能会。

会用 AI 又懂业务的人，稳赢。

P.S. 加我微信的时候，麻烦备注一下你的行业和痛点。

比如”电商 – 销售报表太乱”、”餐饮 – 考勤工资算不过来”。

这样我能更快了解你的情况，给你更有针对性的建议。