班主任每天点名太麻烦？Excel自动统计学生迟到、请假和缺勤次数

作者：衣心灵图中模特：XXXX

每天早上走进教室以后，班主任都要做一件事情，就是查看学生当天有没有正常到校。

一个班级有50名学生，今天谁来晚了，谁请假没来，谁没有到学校，这些情况都要登记清楚。等到月底的时候，还得算出每名学生迟到了几次、请假有多少天，以及有没有无故缺勤。

如果每天都用纸质考勤表来记录，到月底还要把每天的记录翻出来一张张统计，操作起来比较费事，也可能有漏记的情况。

其实用Excel做一张班级考勤表，就可以在同一个表格里处理这些事情。每天只要选择对应学生的出勤状态，Excel就能自动算出迟到、请假和缺勤的次数。

下面以一个有50名学生的班级为例，具体说说应该怎样操作。

第一步：建立班级考勤登记表

先打开Excel，新建一个工作簿，把第一个工作表的名称改成“班级考勤”。

在A1单元格填写“学号”，B1单元格填写“姓名”。

从C1单元格开始，按顺序填写这个月需要上课的日期，比如10月8日、10月9日、10月10日等。

假设这个月一共有20个需要登记的上课日，可以将这些日期放在C列至V列。

然后在W1到AB1单元格中，分别填写下面的项目：

表头填好以后，从第2行起，输入每名学生的学号和姓名。

如果全班是50名学生，就把名单一直填写到第51行。

做到这里，班级考勤登记表就算基本建好了。

第二步：设置下拉菜单，不用每天打字

表格做好以后，接下来就要填写学生每天的出勤情况。

如果每天都要手动打出“正常”“迟到”“请假”“缺勤”几个词，长期使用会比较麻烦，也容易把字写错。

这里可以利用Excel中的数据验证功能来设置。

首先选中C2到V51这一片单元格。

点击上方菜单里的“数据”，找到“数据验证”，然后打开设置窗口。

在“允许”选项中选择“序列”。

再在“来源”一栏填写：

正常,迟到,请假,缺勤

填写以后，点击确定。

这样设置后，每个记录考勤的单元格就有了可以选择的下拉箭头。

以后每天点名，只要找到学生所在的那一行和当天日期对应的单元格，点击后选择出勤状态就行。

学生按时到校，就选“正常”。

如果学生来晚了，就选“迟到”。

已经办好请假手续的学生，选“请假”。

学生没有到校，并且符合学校缺勤登记标准的，就选“缺勤”。

整个过程不需要一遍遍输入相同的文字，登记考勤也会方便一些。

第三步：自动统计每个学生迟到多少次

每天的考勤记录填写完成后，就可以用COUNTIF函数进行自动统计了。

假设第一名学生每天的考勤信息，填写在C2到V2这个范围内。

在W2单元格输入：

=COUNTIF(C2:V2,"正常")

这个公式是用来统计，这名学生有多少天被记录为“正常”。

在X2单元格输入：

=COUNTIF(C2:V2,"迟到")

这个公式用于计算这名学生迟到了多少次。

在Y2单元格输入：

=COUNTIF(C2:V2,"请假")

这个公式可以统计被登记为请假的次数。

在Z2单元格输入：

=COUNTIF(C2:V2,"缺勤")

这个公式负责计算缺勤的次数。

这些公式都输入好后，选中W2到Z2，再把公式向下填充到第51行。

这样一来，全班50名学生各自的出勤情况，就能够分别计算出来。

比如，有一名学生在这个月迟到了3次，那么X列就会自动显示3。

如果后面发现有一天的考勤填错了，修改那一天对应的状态，统计出来的数字也会自动改变。

老师不需要再手动重新计算。

第四步：自动计算学生到校率

除了要统计迟到和请假的次数，老师有时也需要了解学生整体的到校情况。

这个时候，可以再设置一个到校率的计算项目。

先在AA2单元格输入：

=SUM(W2:Z2)

这个公式用于计算该学生已经填写了多少天的考勤记录。

再在AB2单元格输入：

=IF(AA2=0,"",(W2+X2)/AA2)

公式填好后，把AB列的单元格格式改成百分比。

这里把正常出勤和迟到都计算为已经到校，不过迟到的次数还是会另外单独统计。

还需要注意，这里的比例是根据已经登记考勤的日期来计算的。如果有一天的考勤还没填写，不能直接把那天当作正常出勤。

所以到了月底需要正式统计时，最好先看看每一个上课日的考勤是不是都登记完整了。

第五步：迟到超过3次，自动显示红色

班里学生比较多的时候，如果老师想尽快找到迟到次数较多的学生，可以使用Excel的条件格式。

先选中X2到X51这一列的统计区域。

点击“开始”菜单，再找到“条件格式”。

选择“突出显示单元格规则”，接着点击“大于”。

在输入数值的地方填写3，然后选择红色填充的格式。

点击确定，迟到次数大于3次的单元格就会自动变成红色。

如果希望迟到达到3次就显示提醒，可以把条件设置成“大于或等于3”。

请假和缺勤这两项的次数，也能用相同的操作设置成不同颜色。

这样老师打开表格后，就能比较快地找出需要进一步核对的考勤记录。

不过，红色只是为了让统计结果更容易发现，不能只根据次数来评价学生，还要按照学校的考勤规定，并结合学生请假的原因处理。

第六步：一键筛选迟到次数较多的学生

如果只需要查看迟到次数较多的学生，也不必挨个查找。

先把整张考勤表选中。

点击“数据”菜单里的“筛选”功能。

这时每一列的表头旁边，都会显示一个筛选箭头。

点开“迟到次数”这一列的箭头，选择“数字筛选”。

比如把筛选条件设为“大于或等于3”，Excel就只显示迟到3次或者更多的学生。

其他学生的行会暂时不显示，但原有的学生数据并没有被删除。

如果想找出有缺勤记录的学生，也可以在“缺勤次数”这一列按同样的办法进行筛选。

看完统计结果后，点击“清除筛选”，全班的学生名单就会重新显示出来。

第七步：月底打印考勤汇总表

到了月底，如果要把班级考勤统计交给年级组，就可以直接使用这份Excel表格。

如果只需要打印汇总结果，可以选中A列、B列和W列到AB列，将这些数据复制到另外一个工作表中。

然后根据表格内容，适当修改列宽、行高以及文字的大小。

点击“页面布局”，把纸张调整为横向，纸张大小设置为A4。

接下来设置打印区域，再按Ctrl+P打开打印预览。

确认学生姓名和各项考勤统计都能完整显示之后，就可以打印出来。

如果下个月还需要接着使用，可以把工作表复制一份，修改里面的日期，并清除之前记录的每日考勤状态。

这里需要注意，清空旧考勤时不要连统计公式一起删掉，不然就得重新设置这些公式。

对于每天都需要给学生点名的班主任来说，提前做好一份Excel考勤模板，往后只要按天登记，就能够自动算出整个月的考勤情况。

原来月底需要拿着纸质考勤本逐项统计，现在打开Excel，就可以看到每名学生迟到、请假以及缺勤的具体次数。

而且每天的考勤记录都放在同一张表里，以后要核对某一天的情况，也不用反复去翻以前的纸质记录。

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