本期工具

🛠 WPS AI

唔使另外开网页，在 Word 和 Excel 里直接叫它干活，报价单、对账单半个钟搞掂

开篇 · 你可能正被这件事卡住

上周三晚黑十一点，容桂做家电配件的陈老板发条微信过来，讲他对账单又对到眼涩。客户月结，一张表三百几行，数量、单价、折扣、税额，公式一拉就串行，错一个数要由头查到尾。

另一单更冤。报单价改到第六版，每改一次都要手动改总价、改日期、改客户名，改到最后自己都唔记得哪版是发出去的。

财务催了三次，他唔识 VLOOKUP，想找人帮又怕人知底价。其实这两件事，WPS 里头就够做，唔使另外开网页，也唔使识公式。

一、它是什么

WPS AI 就是金山办公塞进 WPS Office 里面的那个 AI 助手。装好 Windows 或 Mac 版 WPS，打开文字、表格、演示，界面里就有「WPS AI」入口，直接在文件里叫它写、改、算。

它同前几期讲的网页 AI 唔同：不是另外开个聊天窗口，是在你正在编辑的那份文件里干活，写完直接落在文档上，格式也帮你排好，唔使复制来复制去。

官方页面列得几清楚：一键生成文档和 PPT 大纲、工作周报、工作汇报、发言材料、会议提纲、新闻稿、小红书标题；文档里润色、续写、缩写、换风格；长文一键全文总结；对着文档提问；Excel 里用大白话写公式、写条件格式。

一句话讲清：Word 里帮你写，Excel 里帮你算，PPT 里帮你搭骨架。

二、怎么用（手把手，跟着做）

【开工前：装客户端，唔好贪快用网页版】

① 浏览器打开 wps.cn，下载 Windows 版（Mac 版一样有），装好之后用手机号或微信登录 WPS 账号。

② 记住一句：ai.wps.cn 网页版只开放基础功能，写公式、条件格式、文档问答这些，要客户端里才齐。好多人试完话「无咁神」，多数就是开了网页版。

【第一件事：半个钟搞掂一张报价单】

③ 新建一份空白文档，看右上角或者右侧那条边，有个「WPS AI」的按钮（有些版本是颗星形图标），点开，选「帮我写」。

④ 输入框里按四样东西写清楚：角色、任务、格式、字数。照抄这条改数就用：「你是佛山一家做家电配件的工厂业务员。帮我写一份给中山客户的配件报价单说明，客户月结 30 天。要包含产品名称、规格、单价、起订量、交期、付款方式、报价有效期 15 天。用表格排，语气正式，不超过 400 字。」

⑤ 出来不满意，就用鼠标选中要改那一段，旁边会浮出「润色」「扩写」「缩写」「续写」，点「润色」，再补一句「语气再客气些，价格条件写死，唔好留口」。

⑥ 表格里的数字自己核一遍。AI 负责排字，唔负责算数。

⑦ 这张存成模板：文件 → 另存为 → 保存类型选 Word 模板（.dotx）。下次「新建 → 我的模板」直接开，改客户名同单价就出得去，唔使由零写。

【第二件事：对账单写公式，一句人话就够】

⑧ 打开对账单，第一件事唔是叫 AI，是先备份：文件 → 另存为，文件名后面加「-备份」。AI 改坏咗都退得返。

⑨ 点工具栏「WPS AI」→「AI 写公式」，或者直接点编辑栏左边那颗 AI 小图标，然后照平时讲话讲：「E 列是数量，F 列是单价，帮我在 G 列算金额，数量乘单价，保留两位小数。」

⑩ 它会给条公式（大概长这样 =ROUND(E2*F2,2)），点「插入」，再拉右下角填充柄，一列就成。

⑪ 复杂些的一样照讲：「H 列是客户等级，A 级打 9 折、B 级 95 折，帮我算折后金额。」它会自己写 IF 嵌套，你唔使记。

⑫ 想一眼睇到逾期款：全选日期那一列 →「AI 条件格式」→ 讲「早过今日嘅日期标红加粗」。欠款拖了几个月的客户，即刻跳出嚟。

⑬ 公式出嚟，先在旁边两行手算对一对，对得上再整列拉落去。这一步唔好省，省了就等于赌。

【第三件事：谈完客，一个钟内出纪要】

⑭ 客户谈完，把要点打几个字，或者把录音转出来的文字粘进 Word；几十页的合同、招标书，直接丢入去都得。

⑮ 点「AI 全文总结」，出摘要；再点「AI 文档问答」，问得具体些：「这份合同违约金点样算？质保期几长？付款节点几时？」它会照文档内容答，比翻页快好多。

⑯ 最后补一句：「把上面内容整理成表格：事项、负责人、截止时间。」出嚟直接贴微信群，唔使同事再问一次。

【第四件事：顺手搭个 PPT 骨架】

⑰ 新建演示文稿，点「WPS AI」→「PPT 大纲生成」，写主题同页数，出大纲再一键生成页面。之后自己换图换色，比由白板开始快一个钟。

三、能帮你省什么

✔ 报价单最明显。以前手打一版四十零分钟，现在改客户名、改单价、改总价，十分钟内出得去。多客户多规格的厂，一日报几单，省落嚟是几个钟。

✔ 对账单是另一笔账。公式唔使记，VLOOKUP 唔使问人，讲一句就出嚟，一张三百行的表半个钟内对得完，唔使拖到十一点。

✔ 会议纪要当日出，唔使返到公司再凭记忆补。补出嚟的东西，十有八九漏了客户讲过的那句关键条件。

✔ 合同同招标书抽重点，几十页问两句就有答案，省了打印同荧光笔的时间。

✔ 讲到底，省的不是打字时间，是「等别人帮」的时间。一人公司最贵的成本就是这个，等人、等答复、等财务得闲。

四、用在什么场景

· 报价单同合同条款初稿。乐从做家具、容桂做家电配件、南海做五金，报价格式差唔多，模板搭一次，之后每单改数。

· 月结对账单、客户欠款表、逾期提醒名单。做批发、做加工的，月结客户一多，这张表就是命根。

· 客户拜访纪要同展会名片跟进表。展会三日收过百张名片，返到去逐个整理，AI 帮你排成表，标上跟进日期。

· 员工排班表、提成计算表。唔识函数都做得，讲清楚规则就出公式。

· 投标文件的目录同响应表。AI 对照招标要求列条目，你负责核，唔好指望它替你判断能不能投。

· 门店价目表、活动方案初稿。改字改价快，适合频繁调价的门店。

五、花钱吗？上手要多久

WPS Office 基础版免费，装好就能用。WPS AI 属于会员权益那一档（超级会员、AI 权益包这类），新用户会有个体验额度，官方页面也提到「WPS AI 体验权益」要领取、有有效期。

具体几钱、包什么，以你客户端里弹出的权益页为准，唔好信网上旧文章写的价，改过几轮了。

我的建议：先用免费额度，把「AI 写公式」同「AI 润色」试三日。真系日日都用得着，再考虑开会员；一个月用两次的，开会员唔抵。

上手时间：本来会用 Word 的人，十分钟摸熟按钮；报价单模板搭好大约半个钟，之后每单就是改数。Excel 那边更快，讲一句话的事。

六、别踩的坑

⚠ 第一，网页版功能唔全。ai.wps.cn 只开放基础功能，写公式、条件格式要客户端。有人试用完话「冇咁犀利」，九成是开错版本。

⚠ 第二，金额、税额、条款必须自己核。AI 排字快，算数唔负责。真试过把「打九折」写成「减 5 元」，客户一签就蚀。

⚠ 第三，客户名单、底价、成本表唔好整份传上去。WPS AI 是在云端跑的，涉及客户隐私同公司机密的，先脱敏再问——客户名改成「A 客户」，具体型号改成「型号一」。

⚠ 第四，会员到期，AI 按钮会变灰。靠 AI 生成的内容更新唔到，重要文件顺手另存一份 PDF。

⚠ 第五，唔好在一张满是公式的表上叫 AI 整表重写。先备份副本，公式出嚟先小范围验两行，对得上再铺开。整表重写是新手最容易踩的一脚。

今天就去试

👉 今日抽半个钟，做四件事就够。

👉 一，装客户端登录，打开手头正在改的那份 Word，点一次「WPS AI」，先睇清按钮在边度。

👉 二，照抄文中那条报价单提问，改客户名，生成一版，计下用了几分钟。

👉 三，打开你的对账单，另存副本，叫 AI 写一条「数量乘单价」的公式，插入去拉一行，手算对一对。

👉 四，把报价单存成 .dotx 模板，明日第二单就用它出。

👉 全程记住一句：客户名、底价，先脱敏。

下期预告

下期讲 Canva 可画——唔识设计都做得：门店海报、价目表、朋友圈图，模板改字就出街，一个人搞掂一间店的物料。

参考资料（可追溯）

· WPS AI 官方站 ai.wps.cn（2026-10-23 核对：AI 模板清单含 PPT 大纲、工作周报、工作汇报、发言材料、会议提纲、新闻稿、小红书标题；文档内继续写／缩写／润色／转换风格；AI 全文总结、AI 文档问答、AI 写公式、AI 条件格式；页面注明「网页版仅开放基础功能」）

· WPS AI 权益说明：ai.wps.cn 页面 FAQ 提到「WPS AI 体验权益」的领取与有效期，实际价格与权益以客户端内权益页为准

· WPS Office 客户端下载：www.wps.cn（2026-10-23）

· 本文仅为举例，非厂商推广；功能与收费会变，用之前以官方页面为准。

小虾米 · AI 工具实操 · 每天学会一个