第六节 归档文件整理规则

本节核心脉络

本节系统介绍了档号的定义、功能、编制原则以及结构编制方法，涵盖以卷为单位和以件为单位两种档号体系，并详细阐述了全宗号、案卷目录号、项目号、类别号、案卷号、件号、页号等各组成部分的编制规范。

一、档号的定义

档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码，是全宗号、案卷目录号、案卷号和卷内文件页（件）号的总称。《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）规定，档号是在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

二、档号的功能

1.固定档案分类排列的顺序——反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显示档案间的联系和区别。

2.使馆藏档案达到系统化、个别化——档号提供了档案的出处及排放位置，利用者可以通过档号迅速查找到所需档案，便于档案的检索利用。

3.便于档案的保管和统计——档号是典藏档案的工具，为档案的库房管理提供方便，是档案登记、清点、排列等工作不可缺少的工具。

4.有利于档案的现代化管理——档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息。

三、档号的编制原则

档号编制的基本原则是唯一性、合理性、稳定性、可延性和简洁性。

1.唯一性——档号应指代单一，不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。即一个档案馆内全宗号不重复，一个全宗内目录号不重复，一本案卷目录中案卷号不重复，一个案卷内页号或件号不重复，以反映全宗的层级、显示每一份档案在全宗中的位置。

2.合理性——档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

3.稳定性——档号编定后，应力求保持稳定，一经确定一般不应随意改变。

4.可延性——档案是不断产生、分期分批进馆的，档号必须留有适当的递增容量，以适应不断扩充档案的需要。

5.简洁性——档号编制应力求规范、简洁，以便减少代码差错，提高处理效率。

四、档号的结构及编制方法

1. 以卷为单位整理的档号结构

根据档案工作行业标准DA/T 13—94《档号编制规则》的规定，以卷为单位整理的档号结构有三种形式：

1.全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页号如：J002-3-023-35

2.全宗号—类别号—案卷号—件、页号如：013-DQ3·1-025-29

3.类别号—项目号—案卷号—件、页号如：SC3·2-0004-018-37

档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上下位代码之间用"-"（短横）相隔。

2. 以件为单位整理的档号结构

以件为单位整理的归档文件档号一般由5个部分组成：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号，增加了年度和保管期限。

根据2018年第13号令《机关档案管理规定》，机关档案门类宜按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码；按照科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、设备（KJ·SB）设置科技档案二级门类代码。

3. 全宗号的编制

全宗号用四位代码标识，其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。

1.某省档案馆藏新民主主义革命历史档案第13号全宗，标识为"X013"。

2.某市档案馆藏旧政权档案第4号全宗，标识为"J004"。

3.某县档案馆藏1949年后档案第127号全宗，标识为"0127"。

4.河北省档案馆藏原热河省第123号全宗，标识为"R123"。

4. 案卷目录号的编制

案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置，可按不同时间、不同组织结构、不同保管期限、不同专题或不同载体形态设置。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜——案卷数量不足100时不另立案卷目录，超过1000时一般应另立案卷目录并另编目录号。

5. 项目号与类别号的编制

1.项目号——引用有关管理部门编制的项目代号。

2.类别号——由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。同级位类别之间可用间隔符"."分开，不会产生误解时可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。

6. 案卷号的编制

案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上案卷流水顺序号时，应重新编案卷号或分设案卷目录。

7. 件号与页号的编制

1.件号——用阿拉伯数字标识。不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。

2.页号——用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

五、本节小结

档号是档案整理成果的代码化表达，是连接档案实体管理与检索利用的桥梁。本节阐明了档号作为全宗号、目录号、案卷号、页（件）号的总称的丰富内涵，系统介绍了档号的四大功能、五项编制原则，以及以卷为单位（三种结构形式）和以件为单位（五部分组成）两种档号体系。机关档案门类代码的设置则体现了档案数字化背景下档号体系的进一步完善。

六、思考与延伸

1.以卷为单位与以件为单位的档号结构差异背后，反映了档案整理理念怎样的变化？

2.档号的"稳定性"与"可延性"在实际操作中可能产生哪些矛盾？

3.在电子档案管理环境中，档号的功能是否有所变化？计算机系统如何利用档号提高检索效率？