合同台账要记哪些字段(附空白模板)

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合同签完，总得有个地方记下来：跟谁签的、多少钱、什么时候到期、原件放哪。这个地方就是合同台账。

多数公司的台账是一张 Excel。有人列了几十个表头，有人只列五六个。用上半年，前者一半格子是空的，后者查个到期日还得回去翻原件。

我们的体会是：台账难的不是设计表头，是每个字段能长期填准。所以字段宁少勿多，但每个都要填得上。

一张能用的台账，按用途分五组。

一、合同身份

• 合同编号：一份合同一个号。补充协议不另起号，挂在主合同下面加后缀。
• 合同名称：照抄正文里的标题，别另起名字。
• 合同类型：采购、销售、服务、租赁、框架协议等，用固定选项。类型决定后面走哪条审批、用哪份审查清单。

二、签约主体

• 我方签约主体：公司有几个法人的，必须单列，不然分不清是哪家的合同。
• 交易方：写营业执照上的全称，不写简称。
• 经办部门、经办人：出了问题找谁；人员调动时也靠它交接。

三、金额与付款

• 总金额、币种、是否含税：同一张表口径统一。
• 收付方向：是我们收钱，还是我们付钱。
• 付款节点：按比例还是按里程碑，每期的条件和计划日期。框架协议没有总价，就写「按订单结算」，别硬填一个数。

四、期限与履约

• 生效日期、终止日期，到期是否自动续期。
• 续期要提前多少天书面通知。
• 交付、验收、质保期满这些关键节点。

五、状态与归档

• 当前状态：审批中、已签署、履行中、已终止。
• 签署日期、签署方式（纸质还是电子签）。
• 原件放在哪个柜子，扫描件放在哪个文件夹。

下面这张可以直接抄走。一份合同填一张；要做成总表，就把「本合同」这一列转成一行。

每个字段写清口径。「金额」含不含税，「到期日」按终止日期算还是按末期付款算，不写清楚，三个人能填出三个数。

每个字段写清谁填、什么时候填。编号、类型在发起时定；金额、付款节点以签署前的定稿为准；签署日期、原件位置签完再补。没人负责的字段，迟早会空。

可选字段先别加。字段越多，漏填越多。先用这五组跑三个月，看哪些查询经常要用却没有字段，再补。

新合同好办，从发起那天就按表填。难的是历史合同：几百上千份 Word、PDF、扫描件，一份份手录，又慢又容易错。

我们的做法是「先抽，再核」：

1. 先定口径。
    把上面的字段说明定下来，写成一页纸。
2. 让工具提候选值。
    用 AI 从正文里把当事人、金额、期限、付款节点先提出来；正文里找不到的字段单独列出，别让它猜一个。
3. 人逐项核对。
    重点看金额、期限和付款节点，这几项要直接拿去对账、做到期提醒。
4. 写进台账，再抽查。
    按类型抽一部分，和原件对一遍。

有个顺手的收获：报「找不到」的那些合同，往往就是约定不全的合同。这份缺项清单交给法务，本身就是一份风险线索。

不着急的话，先拿一类合同里一两百份试一下，记下每份核对花了多久、多少需要修正。有了这两个数，整批要多少人、多长时间，就能估准。

台账不是建完就完的事。合同改了一稿，台账没跟着改；签回来的盖章版和定稿不一致，台账记的还是定稿。这些情况都很常见。

所以有两个习惯要养成：金额、期限这些字段，以签署那一版为准；签回来的扫描件，和定稿对一遍再归档。

字段定得再好，也得有人一直填。先把五组填准，比列五十个字段有用得多。

作者来自 Zico 合同团队（北京飞沐网络科技有限公司）。