金蝶AI星空企业版凭证自动生成方案设置及应用介绍

【问题描述】

如何设置单据审核后自动生成凭证?或者定时(按月/按周/按天)自动生成凭证?

【业务场景】

为了保证业务数据能及时传递到总账系统,防止月底财务人员漏生成错生成凭证的情况,同时也为了减轻财务人员手工生成凭证的工作量,可以使用系统的【凭证自动生成】功能,单据审核即触发自动生成总账凭证,从而提高总账数据的及时性和财务人员的工作效率。

【操作步骤】

1.打开智能会计平台>智能记账>凭证自动生成方案

2.新增方案后保存并启用即可。

【具体介绍】

一、整体介绍:凭证自动生成方案支持单据审核自动生成凭证、定时生成凭证两种模式,用户可按照希望执行的方式进行方案设置,需要设置的方案内容类似于凭证生成界面,但又不完全相同,主要设置的有用户希望自动生成凭证选项、自动生成凭证的账簿、执行方式、单据、凭证制单人、总账凭证生成方式等。

二、详细功能及字段介绍如下:

1.设置自动生成凭证选项:支持且仅有两个单据审核自动生成凭证、定时生成凭证。如果方案选择了单据审核自动生成凭证,则设置定时生成时间灰显。若方案处于已启用状态且自动生成凭证选项为“单据审核自动生成凭证”,则单据审核时自动触发凭证生成,系统自动判断即将审核的单据是否满足方案设置,如满足则生成凭证反之不生;若方案处于已启用状态且自动生成凭证选项为“定时生成凭证”,则系统按照设置的定时生成时间后台自动执行凭证生成服务。

2.凭证制单人选项:设置凭证制单人选项,系统支持按方案指定、按账簿指定、按单据指定三个选项。

3.执行频率: 只有在自动生成凭证选项为“定时生成凭证”才可以进行设置和选择,若自动生成凭证选项为“单据审核自动生成凭证”,则此处灰显且不可操作;执行频率一共有三个选项:月、周、天。

4.执行时间设置:当执行频率为月时,执行时间可以选择月份中的具体某一天的对应指定时间;当执行频率为周时,执行时间的指定天数取值范围为1-7;当执行频率为天时,执行时间只能选择一天中的对应时间,有效范围为0 -24 时的时间范围。

5.选择账簿:选择要生成凭证的账簿,可多选。

6.执行方式:若自动生成凭证选项为“单据审核自动生成凭证”则此处只能选择单据生成业务凭证或者单据同时生成业务凭证和总账凭证;若自动生成凭证选项为“定时生成凭证”则此处可以选择单据生成业务凭证、业务凭证生成总账凭证单据同时生成业务凭证和总账凭证。

7.选择单据:按指定账簿选择需要生成凭证的单据,可多选。此处显示的单据为指定账簿存在适用凭证模版的单据。未被选中的单据在当前方案保存后自动删除,若需要再次编辑方案并添加其它单据,可通过新增行或者自动加载按钮选择需要的单据。

8.总账凭证生成方式:选择业务凭证生成总账凭证的方式,系统支持一对一、全部汇总和匹配汇总。一对一是指一张业务凭证生成一张总账凭证。全部汇总是多张业务凭证汇总生成一张总账凭证。匹配汇总是满足匹配条件的多张业务凭证汇总生成一张总账凭证;满足匹配条件是指这些业务凭证对应的来源单据上的匹配字段值相同。

9.匹配字段:若生成方式为【匹配汇总】,则在此定义匹配的字段。

三、业务操作说明

只有启用状态的凭证自动生成方案才可以参与自动或者定时生成凭证服务。
凭证自动生成方案不支持会计期间选择,单据根据凭证模板中的凭证日期找到单据所属的会计期间,若与上述过滤出来的相关账簿当前会计期间一致或者满足账簿在总账管理参数——凭证参数的“允许录入凭证的未来期间数”的设置范围,则满足凭证自动生成条件。
若自动生成凭证选项为“单据审核自动生成凭证”,则具备审核功能的单据在单据被审核时自动调用凭证生成服务并执行凭证生成。如果单张单据审核时,则无论凭证自动生成方案中总账凭证生成方式选择的是任何一种,系统直接按一对一模式生成;若单据列表批量审核单据时,系统按凭证自动生成方案中选择的总账凭证生成方式进行凭证生成。
凭证生成结果可通过选中对应的方案联查其“凭证自动生成记录”,然后通过“凭证自动生成记录”联查对应的凭证生成报告。通过凭证自动生成方案---业务操作---可联查自动生成凭证方案记录
若自动生成凭证选项为“定时生成凭证”,则系统自动按照方案指定的生效时间后台执行凭证生成,凭证生成结果查看方法同自动生成凭证选项为“单据审核自动生成凭证”的相关方案。
凭证自动生成方案的自动生成凭证选项为“定时生成凭证”时,需在管理中心将对应账套启用“允许执行计划任务”,否则即使启用了相关方案,系统也不会执行凭证生成服务。
若未启用“即时成本”参数,出入库类单据建议月末成本核算完成后再执行凭证生成。

【举例说明】应收单审核后自动生成凭证方案设置

生成的效果,可在方案联查自动生成凭证记录