还在一个个复制粘贴员工信息?批量生成 Word 文档最适合做成 Skill

上一篇我们先判断了哪些 Word 工作值得沉淀。今天进入第一个具体场景：用一份名单和一个 Word 模板，批量生成合同、证明或通知书。

一、为什么这类工作最适合先做

批量生成合同、证明、通知书，是行政、人事、法务和销售团队经常遇到的一类 Word 工作。这里以制造企业人事部门批量生成在职证明为例，实际使用时应按自己的行业、文档类型和字段要求替换示例内容。

人事同事每个月都要处理一批证明。姓名、部门、岗位、入职日期来自 Excel，正文和落款来自 Word 模板。手工复制看似简单，数量一多就容易出现姓名与岗位错位、日期格式不一致、旧员工信息没有替换干净等问题。

二、先准备好两类材料

准备材料：一份员工名单 Excel、一份已经确认版式的 Word 模板，以及字段对应关系和文件命名规则。

对咔咔龙虾U盘可以这样说：

text{

请读取员工名单，并把姓名、部门、岗位、入职日期和用途填入在职证明模板。

每名员工生成一份独立 Word 文件，文件名使用“姓名_在职证明”。

缺少字段时不要猜测，单独输出缺失名单。

}

第一轮先用三条虚构数据测试。重点检查字段是否填在正确位置、日期格式是否统一、文件名是否正确，以及模板里的示例文字是否全部被替换。

三、把可重复规则交给 Skill

结果确认后，再把这次工作整理成自然语言规则：

text{

请把刚才的批量生成流程整理成一个 Word 文档批量生成 Skill。

以后先检查 Excel 字段和 Word 模板占位符是否对应，再逐份生成文档。

输出生成成功清单、缺失字段清单和异常说明，不覆盖已有文件。

}

这个 Skill 至少要固定四件事：输入材料、字段对应、文件命名和异常处理。金额、证件号码等敏感字段还要增加格式检查与脱敏要求。

四、换一批名单做验收

测试时不要继续使用第一批数据。换一份包含空值、重复姓名和不同日期格式的名单，检查生成数量是否一致、内容是否串行、缺失字段是否被拦截、原模板版式是否保持。

通过这次验收后，合同、Offer、培训通知、客户报价函也可以沿用同一思路，但每种文档都要单独确认字段与模板规则。

下一篇，我们继续看会议记录怎样整理成结构清晰、责任明确的会议纪要。