文件转为PDF，就算档案了吗？   

     把一份签好的合同扫描一下，或者把电脑里的文件导成PDF，存进文件夹——这是很多人存东西的标准动作。东西还在，随时能打开，看着挺稳。   

     问题是：这份存下来的PDF，算"档案"吗？   

     严格说，不算。它现在只是一份电子文件。   

     这是档案行业最容易被问倒的一对概念——电子文件，和电子档案。两者只差一个字，中间隔着的是一个动作：归档。   

     电子文件是日常办事过程中形成的数字记录：OA里流转的公文、业务系统里的合同、微信传来的图纸、邮箱里的报表。这个阶段它还在"办事"的状态里，归业务部门管。   

     归档之后，身份才变。鉴定价值、整理编目、做四性检测、挂上元数据、移交入库——走完这一套，它才从办事的记录变成档案，交给档案部门长期保管，成为凭证，也成为历史。   

     这里有个最容易搞错的地方：归档不是"另存一份"。   

     把文件复制到另一个文件夹、改个名字、转成PDF，都不叫归档。真正的归档是有门槛的，四性检测必须过：真实性，有没有被篡改；完整性，附件和元数据齐不齐；可用性，十年后还能不能打开；安全性，有没有权限和备份保障。这四项过不了，东西存下来也等于白存。   

     再说回原件这回事。文件转成PDF，本质上只是换了个壳。PDF适合看，不适合证明。真正有凭证效力的，是那份带可靠电子签名的原生文件；扫描出来的PDF，更是副本里的副本。电子文件时代，"原件"指的不是那张打印出来的纸，也不是随手存下的PDF。   

     这套概念真不是抠字眼。上海推行单套制、深圳允许电子签章文件不再交纸质，前提都是先把"什么是电子文件、什么是电子档案"这条线划清楚。线划不清，谁敢不用纸？   

     你单位的电子文件，走完归档这一步了吗？