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开龙软件+AI(WorkBuddy)应收账款账龄分析
应收账款账龄分析，业务上要三个答案：一共欠多少、欠了多久、谁欠的。前两个是账龄结构，第三个是明细和汇总。看起来都是取数加分组，但真做过的人都知道，分歧几乎都集中在同一个地方——从哪一天开始算账龄。
这件事没有唯一正确答案。同一批单据，按「截止付款期」算，大部分还在账期内；按「出库日期」算，全都逾期。两种算法都不算错，差别在于假设了什么。所以这次没有把规则藏起来，而是让它变成提示词里的一句话，也让看板把这句话写在页头上。
下面这段提示词交给 WorkBuddy，通过开龙AI数据分析助手读库里的出库单，一次生成一张看板：账龄结构、应收排行、明细表、往来单位汇总、业务员汇总，外加一份 Excel；表格可搜索、可排序、可分页、可分表导出。
开龙+WorkBuddy生成的应收账款账龄分析看板：
开龙+WorkBuddy生成的应收账款账龄分析Excel：
一、账龄的分歧点：从哪天开始算
账龄的本质是一道减法：账龄基准日减去起点，得到逾期天数。基准日好定，一般都是今天或者期末；起点才是要讨论的。常见的三种取法，结论相差很远：
●按截止付款期——最贴近业务约定。单据上写了这个客户这笔货应该在几号前付清，就从那天开始算逾期。问题是很多往来单位没有设置账期，单据上就没有记录这个字段。
●按出库日期——最严格。货一发出去就开始计时，等于假设全部是现款现货。逾期天数会普遍偏大，适合做保守估计。
这次用的规则是前两种的折中，也是实践里最容易落地的一种：优先取截止付款期，为空时回落到出库日期。规则本身写进提示词，同时要求看板把这个回落比例报出来——因为回落比例一旦很高，整张表的逾期结构就不再反映真实信用状况。
剩下的口径都是围绕这个起点展开的，逻辑很紧：
操作提醒：账龄分析的第一句话不该是「逾期多少」，而该是「这个数是按什么规则算的」。规则换了，结论就换了；规则写在明处，数字才能拿去开会。
二、提示词：把筛选、列和分段全部写死
数据在开龙的库里，分析能力在 WorkBuddy 里，中间由开龙AI数据分析助手打通。提示词可以直接复制，账龄计算、账期分段规则可以按您公司的实际情况改。
提示词：应收账款账龄分析
从开龙中查询销售数据，做应收账款账龄分析。按出库单获取应收款明细，仅取已出库，未结算，应收款不为0的单据，明细列表包含出库日期、出库单编号、单据类型、往来单位、部门、业务员、预计付款期、截止付款期、销售金额、结算金额、应收款=销售金额-结算金额、是否含税、是否已开票、未到期金额、账期分段列、逾期合计、逾期占比列。逾期天数按截止付款期计算，截止付款期为空时按出库日期计算。账期分段列为 1-30 / 31-60 / 61-90 / 91-180 / 180+。同时生成往来单位汇总表和业务员汇总表，往来单位汇总表需要增加联系人、欠款额度、超额应收=应收款-欠款额度、账期、负责人列，业务员汇总表需要增加应收占比列，生成 HTML 看板，看板中的数据表格支持导出到 Excel。结果同时生成 Excel。
这段话看着长，其实只做了五件事，每一件都是为了避免一种典型的错：
●先圈单据范围。已出库、未结算、应收款不为 0，三个条件同时成立才算应收。少一个条件，就会把已收款的单子、未出库的订单混进来。
●把应收款的算式写进字段里。「应收款=销售金额-结算金额」不是解释，是定义。同时限定按单据口径取数——如果拿商品明细行去汇总，部分结算单据的商品明细需要按结算的百分比计算。
●起算日给一条回落规则。「按截止付款期计算，截止付款期为空时按出库日期计算」，顺带把「未到期」这个落点也定死了：逾期天数为负的不进任何一段，单独归到未到期。
●五段的名字写死。1-30、31-60、61-90、91-180、180+。审计口径、内部管理口径、客户对账口径经常不一样，写死之后至少同一套表前后可比。
●三张表各自的额外列逐一点名。往来单位表要联系人、欠款额度、超额应收、账期、负责人；业务员表要应收占比。这些列不说，模型不会自己加——它们不在出库单上，是跨表关联出来的。
第五条最值得说。往来单位的联系人和欠款额度在客户档案里不在单据上，但决定了这张表能不能直接用。指名要了，关联就写进查询里；不指名，拿到的就只是一张按金额排序的名单，还得自己去别的表里一个个补。
三、看板分三层：欠多少、结构怎么样、谁欠的
生成的看板从上往下读，三层分别回答一个问题。
1. 首屏：先把口径和数据质量摆在明面上
图 1 页头一行写清数据源、账龄基准日、筛选口径和更新时间
首屏没有直接给结论，而是先给两条提示。黄色那条说的是：本库有八成以上的单据「截止付款期」为空，按回落规则用出库日期起算，这部分单据就全部落进了逾期区间，所以整体逾期占比高得反常——这是口径的结果，不代表全部是真坏账。蓝色那条讲数据质量：金额集中在少数往来单位、有几笔上百万的单据会左右汇总、有二十几张应收为负的单据按净额法保留在段内、有几十个单位没维护欠款额度和负责人。
这两段话是这张看板最值钱的地方。它没有把责任推给「数据不准」，也没有假装那个 99% 是真的坏账率，而是把「这个数为什么长这样」写在了数字旁边。开会的时候，这一页可以直接念。
2. 账龄结构：一根条看比例，一组条看绝对额
图 2 各段的金额和占比
这种双层画法解决了一个常见问题：堆叠条只能看比例，看绝对值还得回表格。两样并排放之后，一眼就能判断是「小额单子大面积逾期」还是「几笔大单拖累整体」——前者是管理问题，后者是清收问题，处理方式完全不同。
把「未到期」放进同一根条里而不是剔掉，也是个有意的选择。它让这根条始终等于 100% 的应收款，看的人不会误以为逾期金额就是全部应收。
3. 应收排行：两列并排，一次看两个维度
图 3 左列是往来单位 Top 10，右列是业务员 Top 10
红色进度条只表示相对量级，不表示逾期程度——第一位是满格，第十位就短得几乎看不见。这个设计对内部沟通很有用：把「某一家占了八成」这种话变成一根条，比在表格里念数字直观。
四、三张表：一张查单据，两张查人
看板下半部分是一个带页签的表格区，三张表共用一套搜索、排序、分页，顶部可以切换。
1. 应收明细：一条出库单一行
图 4 应收明细表
这张表的作用是定位。汇总表告诉你哪家客户有问题，明细表告诉你问题出在哪几张单上。「账龄起算日」单独占一列，就是为了让回落规则可见——这一列和「截止付款期」一致，说明是正常起算；不一致，就是回落到了出库日期，一眼能看出来。
2. 往来单位汇总：把客户档案里的字段接进来
图 5 往来单位汇总表
加了这几列之后，这张表的用法变了。原来它只能回答「谁欠得多」，现在能回答三个更实际的问题：这家单位的额度还剩多少（超额应收为 0 就是没超）、账期是几天（用来判断逾期是不是真的逾期）、最早一笔欠了多久（比平均账龄更能说明问题）。
「超额应收」是这次特意加的列，算法是应收款减欠款额度。要注意一个坑：单位档案里没维护欠款额度时，额度按 0 算，于是全部应收都会被算成超额。看板把这类单位单独标了出来，所以这一列应该先看「有没有额度」，再看「超了多少」。
3. 业务员汇总：多了应收占比
图 6 业务员汇总表
业务员表的结构和往来单位表几乎一样，多的那一列是应收占比：该业务员的应收款 ÷ 全部应收款。它解决的是「绝对值大不等于责任大」的问题——管着几个大客户的业务员，金额天然高，但占比一算，谁在集中占用公司资金就很清楚了。
三张表顶部都有搜索框，支持按单位、单号、业务员搜；表头都可以点，点一下按该列排序。右上角两个导出按钮的区别值得一提：「导出完整 Excel」把三张表和口径说明一起导出成一个工作簿，「导出当前表 Excel」只导当前页签、按当前筛选和排序。前者用来留档，后者用来单独发人。
五、页脚那九条口径，才是这张表的说明书
看板最下面是一段「口径与数据说明」，九条，逐条写清了每个数是怎么来的。内容大致是：
●取数范围：出库单主表，是否出库 = 1 且 是否结算 = 0 且 销售金额 − 结算金额 ≠ 0。
●应收款 = 销售金额 − 结算金额，按单据口径，不使用商品明细行，二者不能混算。
●账龄起算日优先取截止付款期，为空时按出库日期，并报出有多少张单据属于回落。
●逾期天数 = 基准日 − 起算日；小于等于 0 的计入未到期，不进入逾期分段。
●逾期合计 = 应收款 − 未到期金额 = 五段之和；逾期占比 = 逾期合计 ÷ 应收款。
●超额应收 = 应收款 − 欠款额度；额度未设置时按 0 计，即全额视为超额，并在表中标注。
●负数应收（多结算、红冲、预收）按净额法保留在对应账龄段，不剔除，会抵减同段金额。
●负责人为空代表单位档案未指定负责人，不影响金额归集。
这九条为什么重要？因为账龄分析最容易被质疑的不是算法，是「你这个比例是怎么来的」。有了这一段，任何一个数字都能倒推回它的定义；没有这一段，一张看起来专业的表也可能只是巧合。
操作提醒：如果只从这张看板里带走一样东西，带走页脚。下次别人问「为什么逾期占比这么高」，答案就在第一条到第四条里，不用重新算一遍。
六、换维度再跑一遍
同一套口径，把分组对象换掉，就是另一张看板。想看部门责任，就把业务员维度换成部门维度。如果开龙软件中设置了客户组，还可以按客户组汇总。
但有一条不要动：起算日的回落规则和五段的分法。这两样一变，历史数据就没法比了。口径稳定比口径完美更重要——不完美的口径至少能看出趋势，每次都换的口径什么都看不出来。
参考提示词：增加按部门和客户组汇总
从开龙中查询销售数据，做应收账款账龄分析。按出库单获取应收款明细，仅取已出库，未结算，应收款不为0的单据，明细列表包含出库日期、出库单编号、单据类型、往来单位、部门、业务员、预计付款期、截止付款期、销售金额、结算金额、应收款=销售金额-结算金额、是否含税、是否已开票、未到期金额、账期分段列、逾期合计、逾期占比列。逾期天数按截止付款期计算，截止付款期为空时按出库日期计算。账期分段列为 1-30 / 31-60 / 61-90 / 91-180 / 180+。同时生成往来单位汇总表、客户组汇总表、部门汇总表、业务员汇总表，往来单位汇总表需要增加联系人、欠款额度、超额应收=应收款-欠款额度、账期、负责人列，客户组/部门/业务员汇总表需要增加应收占比列，生成 HTML 看板，看板中的数据表格支持导出到 Excel。结果同时生成 Excel。
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想在自己库上跑一遍？把上面那段提示词复制给 WorkBuddy 就能试；还没接入开龙AI数据分析助手的，可以联系服务顾问协助开通。
服务入口：www.kaisoft.com.cn
相关文档资料
开龙AI数据分析助手开通操作指南(腾讯WorkBuddy版)
全文完
