读书笔记(60)2026安徽省档案职称考试【文件的形成】《档案工作实务》

第一节 文件的形成

核心要义：文件的形成与办理是文书工作的重要内容，是文件管理的重要组成部分。行文规则决定文件的方向与方式，文件拟制（起草、审核、签发）是文件形成的核心环节。

一、行文规则

（一）行文和行文规则的含义

·行文：以本机关名义撰制公文向受文机关运行的工作活动

·行文规则：公文在撰写和处理过程中必须遵守的规定和准则，旨在控制行文方向、行文方式和行文数量

（二）行文规则（四条）

1.行文应当确有必要，讲求实效——贯彻"精简高效"原则，严格控制发文数量和范围（可发可不发的不发、内容空洞的不发、意见分歧未协商一致的不发等）

2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定——一般不得越级行文，特殊情况需越级行文的应同时抄送被越过的机关

·隶属关系四种：领导与被领导、业务指导与被指导、同级平行、不相隶属

·职权两种：本机关职权、上级机关授权

·行文内容必须是本机关职权范围内的事项，超出即为越权

3.向上级机关行文应当遵循的规则

·原则上主送一个上级机关，根据需要抄送相关机关

·请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项

·不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文（除直接交办事项外）

4.向下级机关行文应当遵循的规则

·主送受理机关，重要行文应同时抄送直接上级机关

·党委、政府的办公厅（室）根据授权可向下级行文，其他部门不得发布指令性公文

·涉及多个部门职权的事务，未协商一致不得向下行文

5.其他行文规则

·同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可联合行文

·部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文

二、文件拟制

文件拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

（一）公文起草

应做到：

1.符合党的理论和路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图

2.一切从实际出发，所提政策措施切实可行

3.内容简洁、主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精练

4.文种正确，格式规范

5.深入调查研究，充分论证，广泛听取意见

6.涉及其他地区或部门职权范围的事项，必须征求相关意见，力求达成一致

7.机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作

（二）公文审核

·公文文稿签发前，应由发文机关**办公厅（室）**进行审核

·审核重点：行文理由是否充分、内容是否符合政策法规、是否协商一致、文种格式是否正确等

·经审核不宜发文的应退回并说明理由；需修改的由起草单位修改后重新报送

（三）公文签发

·公文应当经本机关负责人审批签发

·重要公文和上行文由机关主要负责人签发

·签发人应签署意见、姓名和完整日期；圈阅或签名视为同意

·联合发文由所有联署机关的负责人会签

三、本节知识框架

文件的形成├── 行文规则（四条）│   ├── 确有必要讲求实效│   ├── 依据隶属关系和职权范围│   ├── 上行文规则（请示一文一事）│   └── 下行文规则 / 联合行文规则└── 文件拟制├── 起草（七个要求）├── 审核（办公厅室，重点五项）└── 签发（主要负责人，联发会签）

学习小结：本节重点掌握行文规则和文件拟制程序。高频考点包括：行文关系四种类型、越级行文的例外、"请示一文一事"、不得在报告中夹带请示事项、部门内设机构不得对外行文、重要公文和上行文由主要负责人签发、联合发文须会签等。注意区分各类行文规则的适用对象。