Excel透视表:月度收入按年汇总,别再手算

上个月底结账，同事在群里甩了个表，说按年份把主营业务收入汇总一下。他抱着计算器按了两个钟头，我开透视表点了三下。不是我比他牛，这活本来就不该用手算。

做法笨得很。A列放企业成立时间，点这一列里任意一个格子，右键，找「创建组」，步长选年。就这一下，一年的月度收入并成一行。想按季度看，把年度和季度两个字段拖到筛选器上，企业成立时间放列，省份放行，出来一张表，能挑年份、挑季度、还能查月度总数。

分类汇总一个道理。选中表格里随便哪个格，点「插入」，点「数据透视表」，数据源它自己框好了，点确定。进去界面就四块：报表筛选、列字段、行字段、数值。想把各省各机构的主营业务收入摆一块，地区拖行字段，机构拖列字段，收入拖数值。

有个地方我以前一直不知道。表里任何一个数，鼠标挪上去，左键双击，直接弹一张明细清单，这数怎么加出来的，一条一条全摆在那儿。第一次点开我盯着屏幕愣了一会儿，以前一个个翻原始表对数的日子，白过了。

同比环比听着吓人，其实就一个「值字段设置」。右键，找「值显示方式」，选「差异百分比」。基本字段挑企业成立时间，基本项选「1月」，出来的是每个月跟1月比；基本项选「上一个」，出来的是相邻两列比。想把每列当百分之百算份额，值显示方式改「列汇总的百分比」。

再说个更基础的，文本型数字。这种数字左上角带个绿三角，看着跟普通数字一模一样，可它不能算。为啥是文本？录入的时候格式设成了文本，或者从企业后台导出来就是文本存的。选中这一列，点「数据」，点「分列」，一路下一步，转完了。转完用等号比一下两列对不对。合并单元格先拆，不拆报错。

日期更容易出事。2001.8.22这么写是错的，得写2001/8/22或者2001-8-22。要当天日期，CTRL加分号。要改格式，CTRL加1调对话框。Excel把1900年1月1日当第1天，日期在它眼里就是个数字。已经写错的，选中那一列走一遍分列，选日期格式，还能救回来。

还有两个毛病，我这边天天见。一个是「云南」和「云南省」当两样东西算，归类直接废掉；办法是录入前把单元格设成下拉选项，让人只能挑。另一个是一个格子里塞一堆信息，比如「会员价购买70寸液晶电视」全挤一处。拆开是会员价、购买、电视、液晶、70、寸，分到是否会员、状态、产品、分类、型号、单位几列里。花的功夫一样，出来的东西能分析不能分析，差在这儿。

表格样式我只记两条。一维表，同样的字段落在同一列，一行一行往下加，好录。二维表要横着找一次、竖着找一次，交叉点上填数，数据一多没法弄。另一条，数据源和数据结果分开放，别混一张表里，混了公式都不知道往哪儿写。

这些招数说白了都不难，难的是知道有这回事。我那天关掉表，想着要是早几年有人跟我讲双击能看明细，我也不至于为了一个数翻遍十张表。