让AI从文档里提待办,别只要一张清单

一份文档里，可能同时写着已确定的安排、还在讨论的建议、需要满足条件的动作，以及已经完成的事情。

直接要求AI“整理所有待办”，拿到的表格可能很整齐，却把这几类内容混在一起。今天用四段虚构材料，练习给每条待办保留原文依据。

01 先给原文编号

下面是虚构项目记录，人物和日期只用于演示，不是工具实测：

P01：小林负责在2026年9月22日17:00前提交培训报名表初稿。

P02：建议在报名表中增加饮食偏好选项，是否采用待负责人确认。

P03：若场地在2026年9月23日12:00前确认，小周应在确认后1个工作日内发送参会通知；否则先向负责人反馈。这里的工作日按本项目确认的工作日历计算。

P04：设备清单已经核对完成。后续如有新增设备，需更新清单，负责人尚未确定。

编号是为了方便回查。真实文档可以保留章节、页码和段落标识；没有页码就用段落编号，不要让AI编造页数。

文档较长时，按章节分批处理，保留同一套编号。最后还要通读原文检查漏项，不能因为有了引用就认为提取一定完整。

02 复制这段提示词

请仅依据我提供的文档提取行动事项，不补充文档以外的信息。

先区分：已明确任务、待确认建议、条件触发任务、已完成事项。同一段有多种状态时分别列出。

输出：事项、状态、负责人、期限、触发条件、原文编号、原文摘录、待确认问题。

每一行都要有能支持判断的原文摘录。负责人或期限没有写明，就填写“未明确”；不要按常识分配给某个人。

保留“若、否则、确认后”等条件。没有实际触发日期或工作日历时，不把相对期限换算为具体日期。已完成事项单独列出，不作为新增待办。

最后按原文编号列出覆盖情况，说明哪些内容没有提取及原因。发现矛盾时保留两处依据，单独提示，不自行决定以哪一处为准。

文档：【粘贴获准处理且已脱敏的材料】。

03 这四段怎么核对

P01是一条已明确任务。事项是提交报名表初稿，负责人小林，期限为9月22日17:00前。原文中“负责”“提交”“前”都要保留下来。

P02是待确认建议。不能直接写成“增加饮食偏好选项”，更不能擅自把小林列为负责人。是否采用尚未确认，执行负责人和期限也没有明确。

P03包含两个分支。场地按时确认，才进入发送通知的安排；没有按时确认，则先反馈。通知的期限是“确认后1个工作日内”，不能简单改成“9月24日之前”。还需要知道实际确认时间、项目工作日历，以及期限的具体计算口径。

P04要拆开看：“设备清单已经核对完成”是已完成事项；“如有新增设备，需更新清单”是条件触发任务。后者的负责人尚未确定，期限也没有写明，不能把前者的完成状态套给后者。

这份参考判断用于核对逻辑，不代表所有工具都会按同样方式输出。AI漏掉分支时，把对应原文贴回去要求修正。

04 有出处，还要看出处是否支持结论

检查不只看编号有没有填，还要看摘录能不能支持负责人、期限和状态。

如果清单写“负责人：小林”，引用却只有“建议增加选项”，这个出处不能证明分工已经确定。

如果清单写“发送参会通知”，却漏了场地确认条件，即使引用编号正确，任务也被改变了。

如果文档一处说“周三提交”，另一处说“延期到周四”，先查看版本、上下文和确认记录。材料不足时标为冲突待确认，不让AI悄悄选一个日期。

今天就练四段

把P01到P04与提示词一起发给你使用的AI工具，重点检查三件事：建议有没有变成确定任务，条件有没有丢，未明确的信息有没有被补出来。

确认后再把清单用于跟进。原始文档和提取结果一起保留，后续调整时能查到依据。

这事AI来，把日常工作拆成能照着做的步骤。