数字档案,选PDF还是OFD?

无论是传统载体档案数字化，还是业务系统归档形成电子档案，绕不开一个选择题：版式文件到底存PDF还是OFD？两者都能“所见即所得”，很多人觉得差不多，其实一个偏国际通用，一个是国产标准。

1.都是“版式文档”，差别在出身

PDF和OFD都是版式文档——版面内容固定，换设备、换系统看到的都一样，适合长期保存。

区别在出身：PDF是Adobe推出的国际通用格式，全球使用最广，做档案一般用它的专用版本PDF/A；OFD是咱们国家自主研发的国家标准（GB/T33190-2016），全称“开放版式文档”，2016年发布，专门为电子公文、电子档案、电子证照、电子发票设计。

2.为什么档案界越来越推OFD？

一是自主可控，标准在自己手里，不依赖国外厂商，契合国产化和信息安全要求；

二是基于XML技术，结构开放、可扩展，方便长期读取和系统交换；

三是自带数字签名、防篡改能力，适合存档要求严格的电子公文。

3.PDF也没过时

别急着把所有PDF都丢掉。PDF早已被采标为国家标准，PDF/A也被认可为电子档案的保存格式；国际交流、对外交换、量大成熟的旧档案，用PDF依然稳妥。现行《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）也明确，版式文件可采用PDF、PDF/A格式归档。

4.“扫描图像”“版式文件”有什么区别？

这里要注意：如果你做的是纸质档案数字化扫描，走的规范是另一套——《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）。它规定，数字图像的长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式；需要联网利用时，才综合考虑转成OFD、PDF等格式。

所以，PDF/OFD是电子公文、电子证照这类“版式文件”的归档格式；纸质档案扫描得到的原始图像，以TIFF/JPEG长期保存，利用环节再转PDF/OFD。

5.PDF/OFD到底怎么选？

判断标准不是“哪个更先进”，而是“格式能不能长期稳定读取、符不符合归档要求”。新产生的电子公文、电子证照、电子发票：优先OFD，跟着国家标准走，最省事。数字化扫描、存量扫描件：继续用PDF/PDF-A，不必全部转换。档案系统建设时，尽量让系统同时兼容两种格式，文件进来能识别、能长期读。