全公司文件还塞在那台老电脑的共享盘里?

先问大家个问题：你们公司的合同、报价单、设计稿、客户资料，现在放在哪儿？（可发在评论区）

大部分人的答案可能是"在电脑的硬盘上、在移动硬盘中、在U盘中、在微信里啊，在公司的文件服务器上"，这些应该是大家最常用的存储数据的位置。

那大家有没有使用过，在一台老旧电脑上启用文件夹共享，把启用共享的文件夹用于公司数据的统一保存，我猜测应该有很多人都使用过这种方式。

在网络存储遍地开花的时代，这种方式基本上也没人使用了，但是不排除还有坚持的。那么这种方式有哪些弊端呢？这篇文章帮您细细的聊一聊。

一、这种"祖传共享盘"，你一定用过

大部分公司可能都这么干过：找一台不怎么关机的电脑，开几个文件夹的共享，大家在自己电脑上映射成"网络驱动器"，拖文件是真方便、真香。

但用着用着，下面这些糟心事就来了：

•  员工离职了，新来的同事还能从共享盘里翻出他做的报表等数据；

•  财务同事保存了月报，结果被另外同事误修改保存，之前的数据直接没了；

•  共享中的一台电脑中了病毒，结果全公司共享盘里的文件全变成了乱码；

•  销售在外想调取合同，结果无法连接公司 VPN ，急得直拍桌子。

这些事，真不是你运气差，是 Windows 共享文件夹这套东西，本来就不是给今天这种办公方式设计的。

二、这玩意儿当年是神器，现在是定时炸弹

早期的文件夹共享说白了就是"老办公室里大家共用一个文件柜"。那时候一间办公室就那么几个人，下班就关机，文件拷来拷去也方便。

可现在呢？员工在家办公、在客户那儿办公、用手机办公，文件到处飞。如果还让全公司共用一个"老文件柜"，能不出事吗？

具体有以下“坑”：

坑 1：勒索病毒的"高速公路"

2017 年那场让全世界都头疼的"想哭"（WannaCry）病毒，为什么传得这么快？

因为共享盘默认"大家都能读写"啊！

一台电脑中招，病毒顺着共享盘一晚上就能把全公司的文件全锁了，然后在让你交钱解锁。

坑 2：权限乱成一团

文件夹共享的权限设置，图省事，所有人都给"可读写"。听起来是方便了，实际上等于没设。如果管理上在松动，一旦员工离职，账号没人注销，他在任何一台连过公司网络的电脑上，照样能打开你公司的文件。

很多公司的客户资料泄露，根本不是被黑客偷的，就是被自己人 U 盘一拷、微信一发，神不知鬼不觉。

坑 3：谁动了文件？没人知道

谁删了客户名单？谁把合同下载走了？Windows

共享文件夹默认啥都不记。真出了事，干瞪眼。

坑 4：两个人同时改一份文件，必有一个人白干

共享盘上的 Word、Excel，说白了就是"谁最后点保存，谁说了算"。

没有在线同时编辑，没有历史版本，就一定会出现"最终版""最终版2""最终版3""真的最终版"……以及某次手一滑，把同事一下午的成果直接覆盖没了。

坑 5：在家办公？先跟 VPN 斗智斗勇

共享盘是给办公室内网设计的。员工在家想拿个文件，早期传统办法就是连公司 VPN，连不上、还慢得不行、还要 IT 在路由器上一通折腾。

坑 6：全公司的命，系在一台电脑上

共享盘挂在某台电脑上，这台电脑一关机、一死机、硬盘一坏，全公司当天就别想干活了。

备份呢？大概率是"每周五有人手动拷个移动硬盘"。至于这份硬盘拷没拷对、放哪儿了、丢没丢，可能没人知道。

三、那换成啥？三条路，挑一条就行

别一听"换系统"就头大，以为要花几十万。对中小企业来说，就三条路，按需选：

路线一：用企业网盘 / 云文档

比如飞书云文档、企业微信/钉钉的微盘、坚果云、阿里、腾讯、百度网盘这些。

好处是开箱即用：

员工用自己的账号登录，谁能看哪个文件夹；文件改了有历史版本；上传、下载、删除，有记录；远程访问，不用折腾 VPN；外发文件可以加水印、设密码、设有效期。费用按需付费即可。

路线二：买台 NAS（把数据攥在自己手里）

如群晖NAS，配置后后接入公司局域网，就相当于是自己的小服务器。数据全在公司自己手里，自带权限、日志、备份、远程访问等功能。一次性买硬件，长期算下来更省。

路线三：本来就用Microsoft Office 全家桶的，直接上 OneDrive

跟 Windows、Word、Excel 无缝衔接，权限和安全微软帮你管，是共享文件夹最顺理成章的"接班人"。

最后

其实Windows 共享文件夹不是什么坏东西，它只是老了。在如今这种办公环境下，如员工在家办公，客户在线收合同，销售在线要合同等场景下，你还把它们交给一个没人管权限、没人记日志、一中毒就全完的老共享盘确实不合适了。

如果这篇文章说中了你们公司的情况，说明文件共享这件事，真的该升级了。

欢迎大家在评论区留言，说说你遇到文件共享问题。