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第三章 现代档案的特点与档案管理工作的发展趋势

第二节 档案管理工作的发展趋势

读书笔记

本节核心脉络

本节系统阐述了在政务信息化、社会信息化深入发展的背景下，档案管理工作发生的全面变革。围绕管理模式、管理手段、管理对象、管理重心、管理机构职能五个维度，全面展现了档案管理从传统模式向数字转型的五个发展趋势。

二、五大发展趋势

1. 档案管理模式的变革——"两个一体化"

文档管理的一体化是本节的核心概念，指从文书和档案工作的全局出发，将文件管理和档案管理融为一体，采取统一的工作制度、程序和方法。文档一体化具体包括四个层面：

1.文档实体生成一体化——对公文、档案从生成、流转、归档直至销毁的整个生命周期进行全面管理。1.1 文档管理一体化——从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化实现。1.2 文档信息利用一体化——通过统一检索系统查找所需文件或档案。1.3 文档规范一体化——在公文办理和档案管理中实施统一协调的规范和要求。

文档一体化的理论基础是文件生命周期理论，该理论认为文件从产生到销毁或进馆保存是一个完整的生命运动过程，档案与文件实质上是同一事物，只是处于不同生命阶段。计算机技术的应用和办公自动化的普及为文档一体化提供了技术环境，文档一体化系统成为实现电子文件全过程管理和前端控制的重要平台。

图书、情报、档案的一体化管理是另一个重要趋势。三者各有特点又功能互补，一体化管理具有突出优势：提高信息综合度、优化资源配置实现资源共享、适应社会信息化和数字网络环境对信息综合集成的需求。相应地，档案工作者应改革观念，纵向向前延伸至文件管理，横向向图书与情报管理延伸。

2. 档案管理手段的变革——数字化和网络化

档案管理由传统手工管理向数字化和网络化方向发展。档案管理的数字化是指借助计算机等现代信息技术，直接生成数字档案信息，或通过数字化技术将模拟档案信息转换成数字信息。数字化档案的产生有两大渠道：

1.数字网络环境下直接产生电子文件，通过在线或离线归档转化为电子档案。

2.馆藏数字化——将纸张、缩微胶片、录音带等传统载体上的档案信息数字化。

数字化是网络化的必要前提。档案管理网络化是指通过网络接收、传递、开发和利用档案信息。数字化和网络化打破了纸质环境下封闭的传统管理模式，极大提高了档案管理效率，为档案馆智慧服务提供了支撑。

3. 档案管理对象的变化——纸质与电子长期并存

纸质档案和电子档案将长期并存，但电子档案将成为档案管理的主要对象。2002年以来，随着我国三大诉讼法的修订以及2020年档案法的修订，电子档案获得了与纸质档案同等的法律地位。这要求档案管理工作探索数字环境下的管理理论、模式与方法，确保电子文件单轨制的安全运行，维护电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性。

4. 档案管理工作重心的变化——由实体管理转向信息与内容管理

长期以来，由于档案原件具有不可替代的凭证性，档案工作重心集中于实体管理。随着信息社会的来临，档案的信息资源属性日益彰显，档案管理工作正从实体管理基础上转向强化内容管理，档案信息组织、档案数据治理和档案知识服务成为工作重点。我国自2000年起实施立卷改革，改"卷"为"件"，旨在简化实体整理，为深化档案信息组织、检索与开发利用提供更充裕的精力。

5. 档案管理机构社会职能的拓展——档案馆的公共性与社会化服务

各级国家档案馆长期更多地扮演了党和政府机要部门的角色，社会化服务功能未能充分发挥。在我国政府职能转型过程中，拓展档案馆社会服务功能、突出公共性的呼声日益高涨。公共档案馆由国家设立，面向社会和全体公民提供全方位服务，服务对象是全体公民。近十年来，随着覆盖人民群众的档案资源体系建设，民生档案建档进馆工作深入开展，基层档案馆馆藏结构有所改观，未来需要进一步丰富馆藏内容，加强社会化服务功能。

三、本节小结

档案管理工作正在经历一场深刻而全面的变革，可概括为以下核心趋势：

这五大趋势相互关联、互为支撑，共同勾勒出档案管理全面走向数字转型的发展图景，体现了"在线、互联、共享、参与"的核心理念。

四、思考与延伸

1.文档一体化在实践中的障碍有哪些？如何克服？

2.电子档案单轨制运行面临哪些安全性挑战？

3.档案馆如何在保障档案安全的前提下提升社会化服务能力？