Excel/WPS通用:下拉菜单+条件格式,让“未开始/进行中/已完成”自动变色

还要一个个地去比对项目的进展情况吗？掌握好方法之后就可以选择一个状态了，相应的单元格也会自动变成颜色，领导从旁边经过都会多看一眼。

我经常用的一种方法就是带有颜色的下拉列表来管理项目的进度。

未开始、进行中和已完成三种状态选择后，单元格就会自动变为红色、黄色和绿色。整个表格浏览一遍就可以知道哪些没有做、哪些搞定了，一目了然。

主要是比较简单容易上手，操作一点也不难，跟着做一遍就会。

一、先做下拉菜单（Excel 版）

1.选中目标列的单元格。

2.点击顶部菜单栏上的“数据”，然后点击“数据验证”。

3.在“允许”中选择“序列”。

4.来源框里输入：

未开始,进行中,已完成

5.勾选「提供下拉箭头」，点确定，搞定。

注意：选项之间要用英文逗号隔开！

新手最容易犯错误的地方就是这里，如果用的是中文逗号，Excel 会把「未开始，进行中，已完成」这几个词会被当作一个整体来显示，下拉列表就废了。注意要用英文半角逗号，否则会出现这样的情况

二、WPS 用户看这里

WPS 的入口比较特殊，但是比较简单：

1.选中目标整列。

2.在弹出的数据窗口中选择下拉菜单。

3.选“手动加入下拉菜单”，然后分别填入：未开始,进行中,已完成。

4.点确定，基础下拉框已经做好了。

三、灵魂步骤：条件格式自动变色

下拉列表就是框架，而条件格式就是精髓了，这一步 Excel 和 WPS 的操作完全一致。

1.选择好需要设置格式的单元格范围，在点击“开始”->“条件格式”->“新建规则”。

2.类型选择为只为包含以下内容的单元格设置格式。

3.设置条件：单元格值等于“未开始”。

4.点格式，点填充，再选中红色，点确定。

5.重复上述步骤，再建两条规则：

单元格值等于 进行中 → 填充黄色

单元格值等于 已完成 → 填充绿色

6.全部配置好之后，在下拉列表中选择不同的选项来看看——单元格颜色也会跟着变

四、这几个坑，提前帮你踩过了

1.逗号要用英文半角形式。

再重复一次，因为很容易出错。设置好之后发现下拉列表只有个选择项，就去查看一下逗号有没有问题。

2.条件格式要一条一条建。

三种情况就代表着三条法则，并且不能把它们简化为一种形式去使用，每一个颜色都要独立地去设定自己的规则。

3.Office 和 WPS 的入口不一样但是逻辑一样。

下拉菜单入口不同，但是条件格式改变的颜色逻辑是相同的，掌握了其中一个就可以轻松掌握另外一个了。

4.别小看下拉菜单的「隐藏福利」。

它限制了输入内容，在同一个项目组里面不会有“完成”、“完成”、“搞定”的情况出现。文字统一了，也可以避免后期的数据筛选、汇总和透视表出现问题。

总结一下

❶ 数据验证 + 序列，做出下拉菜单，选项间用英文逗号。

❷ 条件格式 + 新建规则，一个状态配一个颜色：未开始红、进行中黄、已完成绿。

❸ Excel 和 WPS 入口不同，变色逻辑相同。

只需要三个步骤，往后每一天都在帮你省时间。

对了，建议你现在就打开手头的项目表试一遍，看十遍，还不如自己去做一次——当红色、黄色和绿色三种颜色同时出现的时候，你会恨不得把整个表格的项目进度的状态全部修改一下。

快去试试吧。