第五章 档案的整理 读书笔记

第一节 全宗内档案的分类

本节核心脉络

本节是全宗整理的核心环节，系统阐述了全宗内档案分类的原则与标准，详细介绍了年度、组织机构、问题三种常用分类方法，以及个人全宗、项目全宗的分类方法，最后论述了复式分类法的运用与分类方案的制定。

一、分类原则与分类标准

1. 分类原则

全宗内档案分类总的原则是科学、客观、符合逻辑，能反映档案的形成特点和规律。具体原则如下：

1.根据全宗的性质和特点选择适当的分类标准——恰如其分地揭示档案间的内在联系，使整个分类系统具有客观性，系统反映立档单位的活动面貌。

2.分类体系的构成应具有逻辑性——一次分类只能使用一个分类标准，子类外延之和正好等于母类外延，子类之间界线清晰不能交叉，类目概念明确。

3.分类层次简明——类目不宜过细过多，一般划分到二至三级，并留有伸缩余地。

4.类目名称含义明确——具有系统性，有合理的排列顺序，必要时对类目范围和归类方法加以说明。

2. 分类标准

全宗内档案的分类标准主要有时间、来源、内容、形式四种：

（1）按文件产生的时间分类

1.年度分类法——根据形成和处理档案所属年度分类。

2.时期分类法——按立档单位在发展过程中形成的不同时期分类，如1949年前、1949年后等。

3.工作阶段分类法——如工程档案按设计、施工、竣工等阶段分类。

（2）按文件的来源分类

1.组织机构分类法——按立档单位的内部组织机构分类。

2.作者分类法——按文件的作者分类。

3.通讯者分类法——按与立档单位有较稳定来往通讯关系的机关或个人分类。

（3）按文件的内容分类

1.问题分类法——按文件内容所说明的问题（事由）分类。

2.实物分类法——按文件内容所涉及的实物分类，如石油、粮食、煤炭等。

3.地域分类法——按文件内容所涉及的地理区域分类。

4.专业分类法——按档案内容所反映的专业性质分类。

（4）按文件的形式分类

1.文件种类分类法——如账簿、报表等。

2.载体形态分类法——按文件的制成材料分类，如胶片、录像带、光盘等。

3.形状规格分类法——按载体的形态和大小分类。

二、组织全宗内常用的分类方法

1. 年度分类法

年度分类法是运用得最广泛的档案实体分类法，其优点在于：

1.一个立档单位在一个年度内形成的档案往往存在最紧密的联系。

2.按年度分类能够看出单位逐年发展情况，维护和再现立档单位活动和档案形成的历史过程。

3.与现行文书处理工作制度吻合，文书部门按年度立卷和移交案卷，自然地把档案分成不同类别。

应用年度分类法的关键问题——确定文件的准确日期：

1.文件上有属于不同年度的几种日期时，需确定最能说明该文件特点的日期。一般发文和内部文件按制发日期归类；指示、命令等指令性文件按签署日期归类；法规性文件按批准、生效日期归类；收文按收到或公布日期归类。

2.文件没有标注时间的，可通过文件内容、制成材料、格式和标记等考证分析。

3.专业部门使用专门年度的（如学年度、会计年度），主要业务档案按专门年度分类，其他档案按通用年度分类，并采取交叉设类的方法。

2. 组织机构分类法

按组织机构分类能概要地反映立档单位内部各组织机构工作活动的面貌，保持全宗内文件之间在来源方面的固有联系。一般以立档单位内第一层组织机构作为一级类目，必要时可分到第二层机构作为二级类目。机构名称即类名，涉及几个机构的档案应有统一规定，合理分入相应类别。

3. 问题分类法

问题分类法又称事由分类法，是逻辑分类方法，能够保持档案在内容方面的联系，便于按专题查找利用档案。按问题分类时要以档案内容中最基本的问题设类，类目体系应简明、符合逻辑、层次不宜过多。

核心要点：由于档案内容所涉及的问题十分复杂，按问题分类的主观随意性较大，分类的一致性和准确性差，因此不宜单独采用，应与其他分类方法结合使用，一般是在不适宜按组织机构分类时或文件数量很多需再分属类时才采用。

三、个人全宗内档案的分类

个人全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。其分类方法一般按立档单位个人或个人生活的现实状况分为若干类别：

1.生平传记材料——个人自传、履历表、学历证明、身份证明、奖状、遗嘱等。

2.创作材料——日记、手稿、摘抄、回忆录等。

3.个人书信——个人来往信件或贺卡等。

4.公务活动材料——会议通知、请柬、发言稿、聘书等。

5.经济材料——契约、账簿、票据等。

6.亲属材料——反映全宗构成者亲属生平、活动、经济等方面的材料。

7.评价材料——社会组织或他人对其的评述、纪念文章、悼词等。

8.音像材料——照片、画册、录音带、录像带等。

9.其他材料——收藏的字画、古玩、接受的礼品等。

四、项目全宗内档案的分类

项目全宗内档案分类一般按时间和内容标准进行：工程项目按不同阶段分类，生产项目按产品型号分类，科研项目按专题分类。

五、分类法的结合使用与分类方案的制定

1. 复式分类法

只采用一种分类方法的比较少见，一般两种方法结合使用，实行二级分类。通常按照年度与组织机构或问题进行联合分类，构成四种复式分类法：

1.年度—组织机构分类法——先按年度分类，同一年度下再按组织机构分类。适合组织机构固定的全宗。

2.组织机构—年度分类法——先按组织机构分类，再按年度分类。适合撤销单位的全宗和历史档案。

3.年度—问题分类法——先按年度分类，再按问题分类。适合内部组织机构变化复杂、分工不明确或数量很少的全宗。

4.问题—年度分类法——先按问题分类，再按年度分类。适合撤销单位的全宗和历史档案。

选择哪两种方法进行二级分类，须根据立档单位的情况、全宗的构成状况等，针对不同全宗分类别对待。现行机关因内部组织机构存在一定变数，一般不宜采用组织机构—年度或问题—年度分类法；城建部门的档案则比较适合采用地域—年度分类法。

2. 分类方案的制定

分类方案中包括各类名称及其排列顺序，是全宗内档案分类体系的纲要。编制时应注意：

1.按全宗编制——一个全宗编一份分类方案。

2.类项设置应符合档案内容和成分的实际，留有扩展余地。

3.类目名称简洁，含义明确，有合理的排列顺序。

4.具有稳定性——分类方案一旦编定，不可轻易改动。

六、本节小结

全宗内档案的分类是档案整理工作的关键环节。本节系统介绍了四大分类标准（时间、来源、内容、形式）下的多种分类方法，重点阐述了年度、组织机构、问题三种常用方法的特点、适用条件和使用注意事项，同时涵盖个人全宗、项目全宗的特殊分类方法，并阐明了复式分类法的组合运用原则与分类方案的编制要求。

七、思考与延伸

1.问题分类法"不宜单独采用"的原因是什么？在什么场景下它反而是最佳选择？

2.四种复式分类法如何根据全宗的具体情况做出最优选择？

3.专门年度（学年度、会计年度）与通用年度交叉设类的方法，在实际操作中如何避免混乱？