第一节 档案保管工作的内容、任务与要求

本节核心脉络

本节从档案保管的定义入手，系统阐述了档案保管工作的四大内容（入库存放、库房管理、利用保护、安全防护与应急管理），阐明了档案保管工作的根本任务，并结合《档案法实施办法》归纳了档案保管的四项基本要求。

一、档案保管工作的定义

档案保管工作是指根据档案的类型、成分和状况，对其进行入库存放、库房管理及采取安全防护措施。档案保管工作的目的是维护档案的完整与安全，尽量避免和减少因自然因素和人为因素给档案带来的损害，延长档案的寿命，为档案工作奠定物质基础。

二、档案保管工作的内容

1. 档案的入库存放

档案在库房中以全宗为单位进行排列，但一些特殊载体和类型的档案（如照片、影片、录音档案、录像档案、科技档案、会计档案等）应该分别保管。为了保持同一全宗内文件之间的历史联系，应在全宗指南、案卷目录等检索工具中加以说明，并在全宗末尾放置全宗保管位置参见卡，指明存放地点。

纸质档案在装具中的存放方式有竖放和平放两种：

1.竖放——案卷脊背朝外，可直接看到卷脊上的档号，便于调卷。

2.平放——虽不便取放但对保护档案有利，适合保管珍贵档案和不宜竖放的档案。

2. 档案的库房管理

主要包括：档案库房编号、档案装具的排列和编号、全宗的排列和档案上架、档案存放秩序的管理。

3. 档案在利用过程中的保护

主要包括：

1.建立档案使用登记和交接制度。

2.对档案利用行为的规范和限制。

3.对档案利用方式和利用场所的限制。

4.对重要档案的保护性措施。

4. 档案的安全防护和应急管理

主要包括：建立人员进出库制度、库房温湿度的控制、库房的"八防"措施、库房检查和清点、档案工作突发事件应急管理机制。

三、档案保管工作的任务

档案保管工作的根本任务是维护档案的完整与安全，捍卫档案的真实性。

具体体现为：

1.建立档案的入库存放制度和库房管理制度。

2.采取各种有效措施，使各种载体档案保持稳定、良好的理化状态，延长档案的寿命。

3.对于大量产生的电子档案，还需要采取特殊的保管措施，维护其载体和内容的安全性。

四、档案保管的要求

根据我国《档案法实施办法》第15条关于各级国家档案馆对所保管的档案应采取的管理措施，可归纳出档案保管的四项基本要求：

1.建立科学的档案管理制度，实现档案保管的规范化和标准化。

2.配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施。

3.档案实行分等级管理——对于永久保存的档案应进一步明确保管的等级，根据档案的不同等级采取有效措施加以保护和管理。

4.根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备。

五、本节小结

档案保管工作是档案管理的重要环节，涵盖入库存放、库房管理、利用保护、安全防护与应急管理四大内容。其根本任务是维护档案的完整与安全、捍卫档案的真实性。档案保管的四项基本要求（科学制度、专门库房、分等级管理、技术设备）为档案保管实践提供了方向指引。

六、思考与延伸

1.特殊载体档案与纸质档案分开保管的必要性是什么？各自的保管条件有何不同？

2."竖放"与"平放"两种存放方式如何根据档案情况做出最优选择？

3.电子档案的保管措施与传统纸质档案有哪些本质差异？