夜雨聆风为进一步规范机关文件归档管理工作，严格落实档案管理相关规定，确保文件材料应收尽收、应归尽归、整理规范、保管安全、查阅高效，切实发挥档案工作记录历史、参考资政、留存凭证的核心作用，现就机关文件归档有关工作要求提醒如下：
一、精准界定归档范围，做到应归尽归、不遗不漏
文件归档需坚持“甄别精准、取舍合理”原则，严格区分归档与非归档文件范畴，既杜绝重要文件材料遗漏流失，也避免无效文件冗余归档。
（一）必归档文件范畴
1. 正式公文类
本单位制发的决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等各类法定公文，包含公文正文、附件、签发稿、定稿及有留存价值的修改稿，均需完整归档。
2. 外来往来文件类
上级机关下发的与本单位工作相关的政策性文件、指令性通知、批复意见、工作部署等；同级机关往来的重要商洽函、协调函、工作告知件；下级机关报送的请示、报告、工作总结、业务报表、工作汇报等重要文件。
3. 会议材料类
本单位党组会、行政办公会、专题研讨会、工作部署会、业务培训会等各类会议形成的全套材料，包括会议通知、议程、纪要、领导讲话稿、参会人员签到表、会议发言材料、会议汇编资料等。
4. 业务工作类
本单位各项业务开展过程中形成的全过程文件材料，涵盖工作计划、实施方案、推进台账、工作总结、统计报表、调研报告、监督检查记录、考核验收材料、项目资料、合同协议备案留存件等。
5. 人事行政类
涉及单位机构设置、编制调整、印章启用与废止、办公资产处置等行政文件；人事任免、人员录用、岗位调动、考核奖惩、教育培训、工资福利、职称评定等人事管理文件。
6. 其他重要载体类
单位重大活动、重大决策部署、信访事项办理、应急处置工作等形成的纸质文件；具备长期保存价值的电子文档、照片、录音、录像、光盘等各类载体档案材料。
（二）不归档文件范畴
1. 上级机关普发、与本单位工作无关联，且无需贯彻执行、无需办理落实的文件；
2. 未经领导审阅、未正式印发的草稿、初稿、讨论稿、征求意见稿（有特殊留存要求的除外）；
3. 日常办公中无长期保存价值的便条、临时留言、口头通知记录、简易传阅便签；
4. 已完成正本归档，重复印制、多余份数的文件副本；
5. 与单位公务无关的私人信件、外来广告宣传品、商业推介资料等。
二、严格执行归档规范，确保整理有序、管理合规
文件归档不仅要保证内容完整，更要遵循统一规范，做到分类科学、整理标准、流程清晰，保障档案管理规范化、标准化，方便后续查阅利用。
（一）严守归档时限要求
1. 即时归档：涉及重大决策、重大活动、紧急工作、重点项目的文件，在工作办结完毕后3个工作日内必须完成归档。
2. 月度归档：日常办公形成的常规公文、业务报表、往来函件等，各科室需在每月月底前完成集中整理并移交归档。
3. 年度归档：年度工作计划、工作总结、年度统计报表、会议纪要汇编、年度考核材料等年度性文件，需在次年1月底前完成全面集中归档。
4. 同步归档：电子文件与纸质文件实行同步形成、同步整理、同步归档，确保电子文件与纸质文件内容完全一致、版本可追溯、信息无偏差。
（二）规范文件整理标准
1. 科学分类排序：按照“年度—机构—保管期限”核心原则对文件进行分类，同一类别文件按形成时间先后、公文字号顺序排列；排版遵循正文在前、附件在后，正本在前、副本在后，签发稿在前、修改稿在后的固定顺序。
2. 规范装订要求：纸质文件统一采用左侧装订，严禁使用易生锈、易老化的订书钉、回形针，需选用符合档案长期保管要求的装订材料；文件篇幅过长的可分册装订，并清晰标注分册号，保证装订牢固、翻阅便捷。
3. 统一编号标注：每份归档文件需标注规范统一的归档号，归档号与归档目录一一对应；文件封皮需注明文件名称、制发单位、形成日期、保管期限、归档号等关键信息，标识清晰、书写规范。
4. 完善目录编制：依据文件分类排序情况，编制详细完整的归档目录，明确列明序号、归档号、文件标题、制发单位、形成日期、总页数、保管期限、备注等内容，实现“一文一档一目录”，确保目录与实体文件精准对应、查阅可查。
（三）落实保管安全责任
1. 载体规范保管：纸质档案存入专用档案柜，放置于干燥、通风、避光的档案库房，远离潮湿、高温、灰尘、腐蚀性物品，防止文件霉变、虫蛀、破损、褪色；电子文件存储于单位专用服务器或加密移动存储设备，定期做好数据备份，严防文件丢失、损坏、篡改。
2. 明确保管期限：严格按照档案管理规定，划定文件永久、定期保管期限，永久保管档案单独存放、重点管护；保管期限届满的档案，需严格履行报批、鉴定程序，经审批同意后方可按规定销毁，严禁任何科室或个人擅自销毁归档文件。
3. 规范查阅借阅：建立健全档案查阅、借阅登记制度，查阅或借阅归档文件需履行审批手续，详细登记查阅事由、时间、借阅人、归还日期等信息；查阅期间严禁涂改、勾画、裁剪、损毁档案，借阅文件需按期归还，全程保障档案实体与信息安全。
三、强化责任落实到位，推动归档工作落地见效
文件归档工作是机关日常管理的重要内容，需压实各方责任、凝聚工作合力，确保各项规范要求落到实处。
（一）明确责任分工
建立“谁经办、谁收集，谁形成、谁整理，谁负责、谁归档”的工作机制，各科室、各岗位指定专人负责本科室、本岗位文件的收集、初步整理工作，按时移交归档，杜绝文件积压、遗漏、私存等问题。
（二）提升业务能力
单位定期组织文件归档、档案管理专项业务培训，普及档案管理法律法规、规范标准和实操流程，帮助全体工作人员熟练掌握归档范围、整理方法、工作时限等要求，提升文件归档专业化、规范化水平。
（三）加强监督检查
单位档案管理部门定期对各科室文件归档情况开展专项检查与日常督导，及时发现归档不及时、整理不规范、材料不完整等问题，督促限期整改；对整改不到位、工作落实不力的情况予以通报提醒，推动文件归档工作常态化、长效化开展。
