夜雨聆风前阵子有个学生跟我念叨，说自己在楼下开了个小卖部，每天用Excel记进货出货，到月底一对账就头大，经常对到半夜还对不平，第二天才发现是同一笔进了两回。
我拿过他的表看了一眼，说你这哪用得着手算，Excel里几个老功能，就是干这个的。他半信半疑，我当面演示了一遍，平时要折腾一晚上的活，十几分钟清干净了。
凡是重复、机械的活，能交给规则就别自己干。Excel看着普通，它底下那套按规则批量处理的思路，跟写程序是一个道理。下面这几个，是我最常用、也最该让中年朋友知道的。
一、重复的行，一键就能清掉
你记客户名单、进出货记录，最容易出的问题就是同一笔录了两回。手动找？几百行眼睛看花也找不全。
Excel里有个删除重复值，选中那一片数据，点一下，它自己把重复的行合并掉，只留一条。我那学生那张表，四百八十行进货车，跑完这个功能，剩三百一十二行。也就是说，有一百六十多行是重复录入的。对账对不平，根子就在这。
二、姓名电话挤一格？拆开只要一秒
很多人图省事，把张三 138xxxx全塞进一个格子里。等你要单独按电话联系、按姓名排序，就傻眼了。
用分列功能，选中有内容的那列，按空格或者逗号当分隔符，一下就拆成两列。我帮另一个学生整理过家长通讯录，两百多条挤在一格的，点几下全分好了。他原来打算一条条手敲，估计得敲一下午。
三、最省事的是闪填，你打个样它懂一片
这是我最想安利的一个。比如一列是北京市朝阳区，你想拆出北京两个字，不用写公式。
你在旁边空列先手动打一个北京，然后按快捷键（电脑上一般是按住控制键再按字母 E），Excel会顺着你的意思，把下面整列都按这个规律填好。三百条地址，手动复制要半小时，闪填三秒完事。
四、想算哪类花了多少？一个公式管住
到了月底想看这个月餐饮花多少、交通花多少，别再拿计算器一行行加。
筛选先按类别筛出来，底部状态栏直接显示这一类的合计；想更正式点，用求和公式按类别统计，写一次，以后每个月换数据它自动算。我那个小卖部学生，现在每月初花两分钟，全月各类收支一目了然，再不用熬夜对账。
说到底，Excel不是用来手抄的，是用来定规则、让它替你跑的。下次你再对着一张乱糟糟的表发愁，先别急着一行行改。
现在就打开你电脑上那张记账或者报表，选中数据试一下删除重复项。就这一步，可能就帮你把对不平的账，一下子对平了。
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