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写好机关文字材料的秘诀
文字材料工作是一件非常辛苦的差事。“5+2” “白加
黑""雨加晴”经常有之，甚至形成常态化。但文字材料工作
也是份神圣的工作，几页纸便能集中反映一个区域、一个
部门的领导思路、工作成果、远景规划等，极具成就感、
满足感。作为一名文字材料工作者，笔者将从事这项工作
的一些粗浅心得、经验与大家进行分享，期望能够给大家
带来一些帮助。
一、当优秀“分拣员”，层序分明，科学搜集整理实
用素材
公文写作不同于文学创作，可以天马行空，挥洒自如
公文是一个非常严肃严谨的文种，不能丝奄脱离实际。因
此，搜集整理素材，是写好文章的基础。
搜集整理材料的过程，好比分拣员的工作，即全面搜
集材料，进行科学归纳整理，并理出“派送"方案，一般分
三个步骤。
一是搜集素材。 素材如同食材，没有足够的食材，便做
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不出让人满意的佳肴。因此，掌握最全面的素材非常关键
搜集素材有三个渠道：一个是通过下发通知，让相关科室
有关部门报送;一个是在网上找类似的公文，合理取经，拓
宽自己思路;还一个是搜集科室之前写过的类似材料。总之，
通过多方搜集，最终目的是要将"弹药”备齐备全。
二是科学梳理。搜集到的“素材”不是全都能用的，必
须要科学分拣。挑出有价值的、自己想要的东西，在电脑
上建立一个文件夹很有必要，放进去有用的资料，方便随
时拿出来使用。这里需要说一点，对于各部门或者网上找
到的材料，即便能用，也不能机械地用。运用材料，但是
不能被材料所"用"，不能被素材局限住了，特别是坚决不
做"裱糊匠"，东抄一点儿、西摘一点儿，简单堆砌拼凑。任
何东西，都要经过合理的艺术加 工，变为自己东西后，再
吸纳进文章里。
三是理出思路。素材搜集整理完了，便要理出一个思路、
拉出一个写作提纲。好文章，一半好在思路提纲上。要将
所写文章中需要体现的要点，逐项拉出单子，然后再将"辈
分”相同的要点归为一类。最后，做几个漂亮的“标题橱
拒"，将各类要点，装进不同的"标题橱柜”，这样初步的写
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作提纲就出来了。这里也指出一点，千万不能让网上或者
之前的文章思路，打乱了自己的思路，提纲一定要是自己
的，绝对不能抄袭或不假思索便“拿来主义"。
如果将公文写作比作“考试答卷”，以上工作，仅仅
是考前准备工作，但也很关键。准备充足、复习到位，就
能为接下来考好成绩奠定坚实基础。
二、当优秀“建筑工”，丁是丁卯是卯，“砌 出”合
规合理的文章
所谓建筑工，就是能够照着图纸，一丝不苟、丁卯合
一地盖出漂亮房子。文章也是一样，理出思路、列出提纲
后，就应该按照文章的标准要求进行撰写。
公文都是有严格标准的。总结起来有四条，正好围成
一个"四边形""稿纸”，文章不能出这个“稿纸"范围，写
出"稿纸”外的，都是"无 效"和不合格的内容。
第一条边是文稿性质。每种文稿都有自己的体式要求。
写文章都必须首先弄清自己写的是哪种体。领导讲话就要
严格遵照讲话体写，站位要高，多提思路性、方向性的东
西，多提要求、少说具体;汇报就要严格遵照汇报体写。站
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位要低。要多提具体工作，多用数字，切勿大讲道理，等
等。总之，文章必须要符合自己的"属性”、切合自己的"体
式”，不能写偏，更不能写乱，写成"四不像”(既像讲话又
像汇报等)。
第二条边是用稿人身份。讲话人是书 记、副书记，还是
部长?虽然表述的是同一件事，但是由于讲话人身份不同，
那么叙述的侧重点、角度和语言口气等就不同。比方同样
说一件事，书记讲要体现宏观性思路，部长讲就要说具体
工作了。因此，文字材料起草者，必须要设身处地换位思
考，把自己想象成用稿人，然后站在用稿人的角度起草文
件。
第三条边是用稿的场合。听众身份决定文稿内容。讲话
人应该说什么、应该怎样说，跟听众身份息息相关。听众
是官兵，稿件内容中就要多体现部队的内容;听众是企业家，
就要围绕企业展开话题;听众是教师，就要突出教育工作;等
等。这就要求撰稿人 再次把自己想象成听众，听众想听什
么，就尽量 多写什么。
第四条边是用稿人风格。这是极为关键的一条。一般撰
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稿人都不是用稿人。这就要求撰稿人，平时多关注用稿人
的讲话习惯、讲话风格，以及用稿人的关注点、兴趣点等
等。一篇文稿，哪怕自己认为再好，但是写不到用稿人的
心里，也是失败的。这一条不符合，哪怕其他再好，领导
心里也会不满意。
写的文章不出这个"四边形” 稿纸"，基本上就在60 分
以上，哪怕是越出了一条边线，也会“一招不慎满盘皆
输”，在专业人眼里，都会是不 及格的。
三、当优秀“掘金者”，锲而不舍，挖出文章 “金
色”内涵
任何文章都有其目的性，都要达到一定效果。比方工
作汇报，就必须把领导人最想要、最关注的东西，清晰表
达出来;比方报告，就必须将发展远景的具体举措讲清讲明，
让人知道未来该干什么、怎么去干，等等，这些都是文章
的效果。就好比掘金者，挖出沉甸甸、亮闪闪的黄金才算
达到目的。如果没有见到金，则还要继续深挖、深凿。
好文章都是改出来的，如果达不到自己理想的效果，
就要继续往深里凿、往深里改。直到见 到"金”为止。具体
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讲，写文章要找的“金”，就 是“三性一美"。
一是逻辑性强。就是思路清晰。整篇文章要沿着一条非
常清晰的思路展开。让人一看到这个材料，就知道要表达
什么意思。同时，结构合理，排列组合得当，层次感强，
让人一读就明了，读完立即能够复述出文章所要表达的主
旨内涵。绝不能以其昏昏，使人昭昭，绝不能把人带入迷
宫”“小巷"，让人有迷惑、困惑。
二是思想性强。思想性越强，文章就越有灵魂、越有内
涵：没有思想，文章就会平平，容易显空，让人觉得没意
思、没水平。因此，文章要富含用稿人的思想、用稿人所
要表达的理念，并将其艺术性加工。用稿人在读的时候，
能够引起听众广泛共识、强烈共鸣，让听众自觉向这一思
想、这一理念靠拢、融入，达到统一思想、凝聚人心的效
果。
三是科学性强。科学性就是要有切实可操作性。比方总
结工作必须要精准，不能夸大与缩小，不能有水分;提出目
标，就要跳一跳够得着，不能提“打死都完不成”的目标
提出举措，就必须要有力度，能够切实得到落实;提出建议，
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就一定要有可行性，不能虚无缥缈，等等。
此外，科学性还包括文章的结构是否科学、逻辑是否对、
是否存在病句等等，这里不再一一 列举了。四是文字优美。
虽然与文学作品相比，‘'文字”束缚较多，比喻、夸张、
象征等修辞一般不能用;幽默、玩笑等手法一般不能用;俚语、
网络语言一般少用，等等，但文字材料同样有其独特的美
如结构之美、思想之美等等。体现在语言上，也有字字如
珠、顿挫有力等等。建议文章中多恰到好处地引用一些诗
句、典故，甚至故事等，给文章严肃中增加些生动，严谨
中增添些活泼，增强文字材料的可读性。
“三性一美"是加分项，决定着文章在大家心 中的高度。
把握住了这个关键，再加上前面四条标准基本符合，文章
就基本上是一篇好文章了。
